4.3 Autentyczność i integralność dokumentów

W przypadku gdy instytucje kredytowe i finansowe akceptują kopię oryginalnego dokumentu i n ie badają dokumentu oryginalnego, powinny podjąć czynności w celu upewnienia się, że kopia jest wiarygodna. Instytucje kredytowe i finansowe powinny ustalić co najmniej:

• a) czy kopia zawiera zabezpieczenia zawarte w oryginalnym dokumencie i czy cechy dokumentu oryginalnego, którego kopię okazano, są ważne i dopuszczalne, w szczególności jeżeli chodzi o rodzaj, wielkość znaków i strukturę dokumentu, czego dokonuje się poprzez porównanie ich z oficjalnymi bazami danych, takimi jak PRADO⁷ ;
• b) czy dane osobowe zostały zmienione lub w inny sposób naruszone, lub, w stosownych przypadkach, czy zdjęcie klienta zawarte w dokumencie nie zostało zastąpione;
• c) czy zachowano integralność algorytmu wykorzystywanego do wygenerowania niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego oryginalnego dokumentu, w przypadku gdy dokument urzędowy wydano z polem przeznaczonym do odczytu maszynowego (MRZ);
• d) czy przekazana kopia jest odpowiedniej jakości i rozdzielczości, aby zapewnić jednoznaczność istotnych informacji;
• e) czy przekazana kopia nie została wyświetlona na ekranie na podstawie fotografii lub skanu oryginalnego dokumentu tożsamości.

⁷ https://www.consilium.europa.eu/prado/en/prado -start- page.html

W przypadku gdy instytucje kredytowe i finansowe korzystają z funkcji automatycznego odczytywania informacji z dokumentów, takich jak algorytmy optycznego rozpoznawania znaków (OCR) lub weryfikacje pola przeznaczonego do odczytu maszynowego (MRZ), powinny one podjąć czynności niezbędne do zapewnienia, aby narzędzia te rejestrowały informacje w sposób dokładny i spójny.

Jeżeli urządzenie, z którego korzystają klienci w celu potwierdzenia swojej tożsamości, umożliwia gromadzenie odpowiednich danych, na przykład dlatego, że dane te znajdują się na chipie krajowego dowodu tożsamości, a dostęp do tych danych jest technicznie możliwy dla instytucji kredytowych i finansowych, instytucje kredytowe i finansowe powinny rozważyć wykorzystanie tych informacji w celu weryfikacji ich zgodności z informacjami uzyskanymi z innych źródeł, takich jak przesłane dane lub inne dokumenty przedłożone przez klienta.

W trakcie procesu weryfikacji instytucje kredytowe i finansowe powinny w miarę możliwości weryfikować zawarte w dokumencie urzędowym zabezpieczenia stanowiące dowód ich autentyczności, takie jak hologramy, o ile dokument zawiera takie zabezpieczenia.

Instytucje kredytowe i finansowe powinny określić w swoich dokumentach polityki i procedurach, w jaki sposób dostosują swoje wnioski o dokumentację do celów włączenia społecznego pod względem finansowym. Jeżeli w rezultacie akceptowane są słabsze lub nietradycyjne formy dokumentacji, instytucje kredytowe i finansowe powinny oprócz środków określonych w ust. 4.10 wytycznych EUNB w sprawie czynników ryzyka stosować środki kontroli lub zwiększoną interwencję człowieka, aby mieć pewność, że rozumieją ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związane z danym stosunkiem gospodarczym.