4.5 Zanašanje na tretje osebe in zunanje izvajalce

Poleg točk določenih v odstavku 9 bi morale kreditne in finančne institucije v svoje politike in postopke vključiti specifikacije, ki določajo, katere funkcije in dejavnosti sklepanja poslovnega razmerja s strank o na daljavo bodo izvajale kreditne in finančne institucije, katere funkcije pa bodo izvajali tretje osebe ali zunanji izvajalci.

4.5.1 Zanašanje na tretje osebe kot izvajalce v skladu z oddelkom4 poglavja II Direktive (EU) 2015/849

Poleg smernic o dejavnikih tveganja EBA⁸ , zlasti smernic od 2.20 do 2.21 ter 4.32 do 4.37 teh smernic, bi morali uporabljati naslednja merila:

• a) sprejeti potrebne ukrepe, da se prepričajo, da so procesi in postopki tretje osebe za skrbno preverjanje strank za sklepanje poslovnega razmerja na daljavo ter informacije in podatki, ki jih zbirajo v tem kontekstu, zadostni in skladni z zahtevami iz teh smernic;
• b) zagotoviti kontinuiteto poslovnih odnosov, vzpostavljenih med stranko ter kreditno in finančno institucijo, da bi se zaščitili pred dogodki, ki bi lahko razkrili pomanjkljivosti v postopku sklepanja poslovnega razmerja s strank o na daljavo, ki ga izvaja tretja oseba. 4.5.2 Zunanje izvajanje skrbnega preverjanja strank

⁸ EBA/GL/2021/02

Kadar kreditne in finančne institucije delno ali v celoti izvajajo postopek sklepanja poslovnega razmerja s strank o na daljavo prek zunanjega izvajalca, kot je navedeno v členu 29 Direktive (EU) 2015/849, bi morale kreditne in finančne institucije, kadar je to primerno, poleg smernic 2.20 do 2.21 ter 4.32 do 4.37 Smernic EBA o dejavnikih tveganja in poleg Smernic EBA o zunanjem izvajanju⁹ pred poslovnim odnosom z zunanjim izvajalcem storitev in med njim, uporabiti naslednje ukrepe, katerih obseg je treba prilagoditi glede na tveganje:

• a) zagotoviti, da zunanji izvajalec storitve učinkovito izvaja in upošteva politike in postopke kreditne in finančne institucije za sklepanje poslovnega razmerja s strank o na daljavo v skladu s pogodbo o zunanjem izvajanju. To je mogoče doseči z rednim poročanjem, stalnim spremljanjem, obiski na kraju samem ali vzorčnim testiranjem;
• b) izvesti ocene, da zagotovi, da je zunanji izvajalec storitev dovolj opremljen in je sposoben izvesti postopek sklepanja poslovnega razmerja s strank o na daljavo. Ocene lahko vključujejo, vendar niso omejene na oceno usposabljanja osebja, tehnološke sposobnosti in upravljanje podatkov pri zunanjem ponudniku storitev;
• c) zagotoviti, da zunanji izvajalec storitev obvesti kreditne in finančne institucije o kakršnih koli predlaganih spremembah postopka sklepanja poslovnega razmerja s strank o na daljavo ali kakršni koli spremembi rešitve, ki jo zagotovi zunanji izvajalec storitev.

⁹ EBA Guidelines on outsourcing arrangements.docx (europa.eu)

Kadar zunanji izvajalec s toritev med postopkom sklepanja poslovnega razmerja na daljavo shranjuje podatke o strankah vključno s fotografijami, videoposnetki in dokumenti, vendar ne omejeno nanje, morajo kreditne in finančne institucije zagotoviti, da:

• a) se zbirajo in hranijo le potrebni podatki o strankah v skladu z jasno določenim obdobjem hrambe;
• b) je dostop do podatkov strogo omejen in registriran;
• c) se izvajajo ustrezni varnostni ukrep, ki zagotavljajo zaščito shranjenih podatkov.