4.5 Külső felek szolgáltatásainak igénybevétele és kiszervezés

A 9. pontban meghatározottakon túlmenően a hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek a p olitikáikban és eljárásaikban meg kell határozniuk, hogy mely távoli ügyfélbefogadási funkciókat és tevékenységeket látja el vagy hajtja végre a hitelintézet vagy pénzügyi intézmény, harmadik fél vagy más kiszervezett szolgáltató.

4.5.1 Külső szolgáltatók igénybevétele az (EU) 2015/849 irányelv II. fejezetének 4. szakaszában foglaltakkal összhangban

Az EBH kockázati tényezőkre vonatkozó iránymutatásain⁸ , különösen a 2.20 –2.21 és 4.32– 4.37 iránymutatáson felül az alábbi kritériumokat kell alkalmazniuk:

• a) megteszik a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a harmadik fél távoli ügyfélbefogadással összefüggő ügyfél - átvilágítási folyamatai és eljárásai, valamint az ezzel összefüggésben gyűjtött információk és adatok elégségesek és összhangban vannak az ebben az iránymutatásban meghatározott követelményekkel;
• b) biztosítják az ügyfél, illetve a hitelintézet és a pénzügyi intézmény közötti üzleti kapcsolatok folytonosságát az olyan eseményekkel szembeni védelem érdekében, amelyek során hiányosságokra derülhet fény a harmadik fél által végzett távoli ügyfélbefogadási folyamattal kapcsolatban.

4.5.2 Az ügyfél-átvilágítás kiszervezése

⁸ EBA/GL/2021/02

Amennyiben a hitelintézetek és pénzügyi intézmények a távoli ügyfélbefogadási folyamatot vagy annak bármely részét az (EU) 2015/849 irányelv 29. cikkében foglaltaknak megfelelően külső szolgáltatóhoz szervezik ki, a hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek az EBH kockázati tényezőkről szóló iránymutatásainak 2.20 –2.21 és 4.32– 4.37 iránymu tatásán, illetve adott esetben a kiszervezésről szóló EBH -iránymutatásokon⁹ túl a külső szolgáltatóval folytatott üzleti kapcsolatot megelőzően és az üzleti kapcsolat során a következő intézkedéseket kell alkalmazniuk az aktuális kockázatnak megfelelően m eghatározott mértékben:

• a) biztosítják, hogy a külső szolgáltató a kiszervezési megállapodással összhangban ténylegesen végrehajtsa a hitelintézet és a pénzügyi intézmény távoli ügyfélbefogadásra vonatkozó politikáit és eljárásait, és azoknak megfelelően járj on el. Ennek a követelménynek rendszeres jelentéstétel, folyamatos nyomon követés, helyszíni szemlék, illetve mintavételes vizsgálat útján kell eleget tenni;
• b) értékeléseket végeznek annak biztosítása érdekében, hogy a külső szolgáltató megfelelő felszereltséggel és képességgel rendelkezzen a távoli ügyfélbefogadási folyamat elvégzésére. A külső szolgáltatónál végzett értékelések kiterjedhetnek többek között a személyzet képzésére, a technológiai alkalmasságra és az adatirányításra;
• c) biztosítják, hogy a külső szolgáltató tájékoztassa a hitelintézeteket és a pénzügyi intézményeket a távoli ügyfélbefogadási folyamattal kapcsolatban javasolt változtatásokról, illetve a külső szolgáltató által biztosított megoldás bármely módosításáról.

⁹ EBH Iránymutatás a kiszervezésről ( EBA Guidelines on outsourcing arrangements.docx (europa.eu))

Amennyiben a külső szolgáltató a távoli ügyfélbefogadási folyamat során ügyféladatokat – többek között fényképeket, videókat és dokumentumokat – tárol, a hitelintézeteknek és a pénzügyi intézményeknek biztosítaniuk kell, hogy:

• a) kizárólag a szükséges ügyféladatokat gyűjtsék és tárolják, az egyértelműen meghatározott adatmegőrzési időtartamnak megfelelően;
• b) az adatokhoz való hozzáférés szigorúan korlátozott és nyilvántartott legyen;
• c) megfelelő biztonsági intézkedéseket hajtsanak végre a tárolt adatok védelmének biztosítása érdekében.