4.5 Korzystanie z usług osób trzecich i outsourcingu

Oprócz punktów określonych w ust. 9 instytucje kredytowe i finansowe powinny uwzględnić w swoich dokumentach polityki i procedurach specyfikacje określające, które funkcje i działania związane ze zdalnym nawiązywaniem relacji z klienta mi będą wykonywane lub przeprowadzane przez instytucję kredytową i finansową, a które przez osoby trzecie lub przez innego usługodawcę działającego w ramach outsourcingu.

4.5.1 Korzystanie z usług osób trzecich zgodnie z rozdziałem II sekcja 4 dyrektywy (UE) 2015/849

Oprócz wytycznych EUNB w sprawie czynników ryzyka⁸ , w szczególności wytycznych 2.20 – 2.21 oraz 4.32 – 4.37, państwa członkowskie powinny stosować następujące kryteria:

• a) po djąć działania niezbędne do upewnienia się, że wprowadzone przez osoby trzecie wewnętrzne procesy i procedury zdalnego nawiązywania relacji z klient ami i należytej staranności wobec klienta oraz informacje i dane, które osoby trzecie gro madzą w tym kontekście, są wystarczające i zgodne z wymogami określonymi w niniejszych wytycznych;
• b) zapewnić ciągłość stosunków gospodarczych nawiązanych między klientem a instytucją kredytową i finansową w celu ochrony przed zdarzeniami, które mogą ujawnić niedociągnięcia w procesie zdalnego nawiązywania relacji z klient ami przeprowadzanym przez osobę trzecią.

4.5.2 Outsourcing procedury należytej staranności wobec klienta

⁸ EBA/GL/2021/02 .

W przypadku gdy całość lub część procesu zdalnego nawiązywania relacji z klient ami jest zlecana przez instytucje kredytowe i finansowe na zasadzie outsourcingu usługodawcy świadczącemu usługi na zasadzie outsourcingu, o którym mowa w art. 29 dyrektywy (UE) 2015/849, instytucje kredytowe i finansowe – oprócz wytycznych 2.20 – 2.21 oraz 4.32 – 4.37 wytycznych EUNB w sprawie czynników ryzyka oraz, w stosownych przypadkach, wytycznych EUNB w sprawie outsourcingu⁹ – powinny stosować przed nawiązaniem stosunku gospodarczego z usługodawcą świadczącym usługi na zasadzie outsourcingu i w jego trakcie następujące środki, których zakres należy dostosować z uwzględnieniem ryzyka:

• a) zapewnienie, aby usługodawca świadczący usługi na zasadzie outsourcingu skutecznie wdrażał politykę i procedury instytucji kredytowej i finansowej dotyczące zdalnego nawiązywania relacji z klient ami zgodnie z umową outsourcingu oraz przestrzegał tej polityki i tych procedur. Należy to osiągnąć dzięki regularnej sprawozdawczości, stałemu monitorowaniu, wizytom na miejscu lub testom wyrywkowym;
• b) przeprowadzenie oceny w celu zapewnienia, aby usługodawca świadczący usługi na zasadzie outsourcingu był wystarczająco wyposażony i zdolny do przeprowadzania procesu zdalnego nawiązywania relacji z klient ami . Oceny mogą obejmować między innymi ocenę szkolenia pracowników, sprawności technologicznej i zarządzania danymi u usługodawcy świadczącego usługi na zasadzie outsourcingu;
• c) zapewnia, aby usługodawca świadczący usługi na zasadzie outsourcingu informował instytucje kredytowe i finansowe o wszelkich proponowanych zmianach w procesie zdalnego nawiązywania relacji z klient ami lub o wszelkich zmianach wprowadzonych w rozwiązaniu oferowanym przez takiego usługodawcę.

⁹ Wytyczne EUNB w sprawie outsourcingu (europa.eu)

W przypadku gdy usługodawca świadczący usługi na zasadzie outsourcingu przechowuje dane klientów, w tym fotografie, filmy wideo i dokumenty, w trakcie procesu zdalnego nawiązywania relacji, instytucje kredytowe i finansowe powinny zapewnić, aby:

• a) gromadz ono jedynie niezbędne dane klienta, przestrzegając ściśle określonego okresu przechowywania;
• b) dostęp do danych był ściśle ograniczony i zarejestrowany;
• c) wdrożono odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia ochrony przechowywanych danych.