4.5 Recurso a terceros y externalización

Además de lo establecido en el apartado 9, las entidades de crédito y financieras incluirán en sus políticas y procedimientos especificaciones que establezcan qué funciones y actividades de alta de clientes a distancia serán realizadas o llevadas a cabo por la entidad de crédito y financiera, por terceros o por otro proveedor de servicios externalizados.

4.5.1 Recurso a proveedores terceros de conformidad con el capítulo II, sección 4, de la Directiva (UE) 2015/849

Además de las Directrices sobre factores de riesgo de BC/FT de la ABE⁸ , en particular las directrices 2.20 a 2.21 y 4.32 a 4.37 de dichas Directrices, las entidades de crédito y financieras aplicarán los siguientes criterios:

• a) adoptarán las medidas necesarias para cerciorarse de que los procesos y procedimientos de DDC propios para el alta de clientes a distancia y la información y los datos que recojan en este contexto son suficientes y coherentes con los requisitos establecidos en las presentes directrices;
• b) garantizarán la continuidad de las relaciones de negocios establecidas entre el cliente y la entidad de crédito y financiera para evitar sucesos que puedan poner de manifiesto deficiencias en el proceso de alta de clientes a distancia llevado a cabo por el tercero.

4.5.2 Externalización de la DDC

⁸ EBA/GL/2021/02.

Cuando las entidades de crédito y financieras externalicen la totalidad o parte del proceso de alta de clientes a distancia a un proveedor de servicios externalizados, tal como se contempla en el artículo 29 de la Directiva (UE) 2015/849, aplicarán, además de las directrices 2.20 a 2.21 y 4.32 a 4.37 de las Directrices sobre factores de riesgo de BC/FT de la ABE y de las Directrices sobre externalización de la ABE⁹ , cuando proceda, antes y durante la relación de negocios con el proveedor de servicios externalizados, las siguientes medidas, cuyo alcance se ajustará en función del riesgo:

• a) garantizarán que el proveedor de servicios externalizados implemente y cumpla eficazmente las políticas y procedimientos de alta de clientes a distancia de la entidad de crédito y financiera de conformidad con el contrato de externalización. Esto deberá lograrse mediante informes periódicos, supervisión continua, visitas in situ o análisis de muestras;
• b) llevarán a cabo evaluaciones para garantizar que el proveedor de servicios externalizados esté suficientemente equipado y capacitado para llevar a cabo el proceso de alta de clientes a distancia. Las evaluaciones pueden incluir, entre otras, la valoración de la formación de los empleados, la adecuación tecnológica y la gestión de los datos en el proveedor de servicios externalizados;
• c) se asegurarán de que el proveedor de servicios externalizados informe a las entidades de crédito y financieras de cualquier cambio propuesto en el proceso de alta de clientes a distancia o cualquier modificación realizada en la solución proporcionada por el mismo.

⁹ EBA Guidelines on outsourcing arrangements.docx (europa.eu).

Cuando el proveedor de servicios externalizados almacene datos de clientes, incluidos, entre otros, fotografías, vídeos y documentos, durante el proceso de alta a distancia, las entidades de crédito y financieras garantizarán que:

• a) solo se recogen y conservan los datos necesarios del cliente con arreglo a un plazo de conservación claramente definido;
• b) el acceso a los datos está estrictamente limitado y registrado;
• c) se aplican las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la protección de los datos almacenados.