8 Политика за възлагане на дейности на външни изпълнители

При създаването на политики и документирането на правилата за управление, институциите следва да отчетат аспектите, изброени в приложение I на насоките. Въпреки че политиките и документацията могат да бъдат включени в отделни документи, институциите следва да разгледат възможността за обобщаването им или реферирането им в един документ, отнасящ се до рамката за управление.

Ръководният орган следва да одобрява, редовно да преразглежда и актуализира политиката за възлагане на дейности на външни изпълнители на институцията, като гарантира, че подходящите промени са въведени своевременно.

Политиката за възлагане на дейности следва да вземе предвид въздействието на възлагането на дейности на външни изпълнители върху дейността на институцията и рисковете, на които е изложена (напр. операционни рискове, включително правни и ИТ рискове; репутационен риск и риск от концентрация). Тази политика следва да включва договореностите за отчитане и наблюдение, които ще се прилагат от началото до края на споразумението за възлагане на дейности (вкл. изготвяне на проект за възлагането на дейности на външни изпълнители, сключване на договор с външен изпълнител, изпълнение на договора до неговото изтичане, планове за действие при извънредни ситуации и стратегии за прекратяване на споразумението). Институцията остава изцяло отговорна за всички услуги и дейности, възложени на външни изпълнители, както и за управленските решения, произтичащи от тях. Следователно, политиката за възлагане на дейности следва да поясни, че възлагането на външни изпълнители не освобождава институцията от нейните регулаторни отговорности и задълженията ѝ към нейните клиенти.