8 Ulkoistamiskäytännöt

Ylimmän hallintoelimen on vahvistettava laitoksen ulkoistamiskäytännöt ja arvioitava ja päivitettävä niitä säännöllisesti sekä varmistettava, että asianmukaiset muutokset pannaan täytäntöön oikea-aikaisesti.

Ulkoistamiskäytännöissä on otettava huomioon ulkoistamisen vaikutukset laitoksen liiketoimintaan sekä laitokseen kohdistuvat riskit (operatiiviset riskit, kuten oikeudelliset ja tietotekniikkaan liittyvät riskit, maine- ja keskittymäriskit). Käytäntöihin on sisällytettävä raportointi- ja seurantajärjestelyt, joita on noudatettava ulkoistamissopimuksen tekemisestä sen päättymiseen asti (mukaan luettuina ulkoistamisen taloudellisten edellytysten määrittely, ulkoistamissopimuksen tekeminen, sopimuksen täytäntöönpano sen päättymiseen asti, varautumissuunnitelmat ja irtautumisstrategiat). Laitoksella on täysi vastuu kaikista ulkoistamistaan palveluista ja toimista sekä niitä koskevista hallinnollisista päätöksistä. Ulkoistamiskäytännöissä on tehtävä selväksi, ettei ulkoistaminen vapauta laitosta siihen kohdistuvista sääntelyyn perustuvista velvoitteista eikä sen vastuusta asiakkaitaan kohtaan.

Käytännöissä on mainittava, etteivät ulkoistamisjärjestelyt saa haitata laitoksen tehokasta paikan päällä (on-site) tai muualla kuin paikan päällä (off-site) tapahtuvaa valvontaa eivätkä poiketa palveluja ja toimia koskevista valvonnallisista rajoituksista. Käytäntöjen tulee myös kattaa konsernin sisäinen ulkoistaminen (ts. palvelut, joiden tarjoajana on konserniin kuuluva erillinen oikeushenkilö) ja huomioida mahdolliset konsernin erityisolosuhteet.