4 Ledelsesorganets formands rolle

Med forbehold af ansvarsområderne i henhold til gældende national selskabsret bør ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion:

• a. føre tilsyn med og overvåge ledelsens beslutningstagning og handlinger og føre effektivt tilsyn med ledelsesorganet i dets ledelsesfunktion, herunder overvågning og undersøgelse af dets individuelle og kollektive resultater og gennemførelsen af instituttets strategi og mål
• b. konstruktivt udfordre og kritisk gennemgå forslag og oplysninger, som stilles til rådighed af medlemmer af ledelsesorganet i dets ledelsesfunktion, samt dets beslutninger
• c. under hensyntagen til proportionalitetsprincippet som omhandlet i del I, varetage risikoudvalgets, aflønningsudvalgets og nomineringsudvalgets opgaver og rolle, hvis der ikke er nedsat sådanne udvalg
• d. sikre og regelmæssigt vurdere effektiviteten af instituttets ramme for intern ledelse og træffe passende foranstaltninger med henblik på at afhjælpe eventuelle konstaterede mangler
• e. føre tilsyn med og overvåge, at instituttets strategiske mål, organisatoriske struktur og risikostrategi, dets risikoappetit og rammer for risikostyring, samt andre politikker (f.eks. aflønningspolitik) og offentliggørelsesramme gennemføres konsekvent
• f. overvåge, at instituttets risikokultur gennemføres konsekvent
• g. føre tilsyn med gennemførelsen og opretholdelsen af et adfærdskodeks eller lignende og effektive politikker til identifikation, håndtering og afhjælpning af faktiske og potentielle interessekonflikter
• h. føre tilsyn med integriteten af finansielle oplysninger og finansiel rapportering og rammen for intern kontrol, herunder en effektiv og solid ramme for risikostyring
• i. sikre, at lederne af interne kontrolfunktioner er i stand til at handle uafhængigt og — uanset ansvaret for at rapportere til andre interne organer, forretningsområder eller enheder — kan give udtryk for betænkeligheder og advare ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion direkte, når det er nødvendigt, hvis ugunstige risikoudviklinger påvirker eller kan påvirke instituttet, og
• j. overvåge gennemførelsen af den interne revisionsplan, efter forudgående inddragelse af risikoudvalget og revisionsudvalget, hvis sådanne udvalg er nedsat.

Ledelsesorganets formand bør stå for ledelsen af ledelsesorganet, bidrage til en effektiv informationsstrøm inden for ledelsesorganet og mellem ledelsesorganet og dets udvalg, hvis sådanne er nedsat, og være ansvarlig for, at det generelt fungerer effektivt.

Formanden bør tilskynde til og fremme en åben og kritisk diskussion og sikre, at afvigende synspunkter kan komme til orde og diskuteres i forbindelse med beslutningsprocessen.

Som et generelt princip bør ledelsesorganets formand være et ikke-ledende medlem. Hvis formanden har tilladelse til at påtage sig ledende opgaver, bør instituttet have indført foranstaltninger til at afhjælpe en eventuel negativ indvirkning på instituttets kontrolforanstaltninger (f.eks. ved at udpege et ledende bestyrelsesmedlem eller et højtstående uafhængigt bestyrelsesmedlem eller ved at have et større antal ikke-ledende medlemmer i ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion). I henhold til artikel 88, stk. 1, litra e), i direktiv 2013/36/EU må formanden for ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion i et institut navnlig ikke samtidig udøve de funktioner, der påhviler en administrerende direktør i samme institut, medmindre instituttet begrunder dette, og de kompetente myndigheder har givet deres tilladelse hertil.

Formanden bør fastlægge mødedagsordener og sikre, at strategiske spørgsmål drøftes med prioritet. Formanden bør sikre, at ledelsesorganets beslutninger træffes på et betryggende og velinformeret grundlag, og at dokumenter modtages i tilstrækkelig god tid inden mødet.