6.3 Πολύπλοκες δομές και μη τυποποιημένες ή μη διαφανείς δραστηριότητες

Στο πλαίσιο της θέσπισης πολιτικών και τεκμηρίωσης των ρυθμίσεων διακυβέρνησης, τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις πτυχές που παρατίθενται στο παράρτημα I των κατευθυντήριων γραμμών. Παρότι οι πολιτικές και η τεκμηρίωση μπορούν να περιλαμβάνονται σε χωριστά έγγραφα, τα ιδρύματα θα πρέπει να εξετάζουν το ενδεχόμενο συνδυασμού ή μνείας αυτών σε ενιαίο έγγραφο για το πλαίσιο διακυβέρνησης.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να εγκρίνει, καθώς και να επανεξετάζει και να επικαιροποιεί ανά τακτά χρονικά διαστήματα την πολιτική εξωτερικής ανάθεσης του ιδρύματος, μεριμνώντας για την έγκαιρη εφαρμογή των κατάλληλων αλλαγών.

Στην πολιτική εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ο αντίκτυπος της εξωτερικής ανάθεσης για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες του ιδρύματος και οι κίνδυνοι τους οποίους αντιμετωπίζει (όπως οι λειτουργικοί κίνδυνοι, συμπεριλαμβανομένων του νομικού κινδύνου και του κινδύνου ΤΠ, των κινδύνων φήμης και των κινδύνων συγκέντρωσης). Η πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει την υποβολή εκθέσεων και την παρακολούθηση των ρυθμίσεων που πρέπει να εφαρμόζονται από την αρχική σύλληψη της ιδέας έως τη λήξη της συμφωνίας εξωτερικής ανάθεσης (συμπεριλαμβανομένης της σύνταξης της έκθεσης επιχειρηματικής σκοπιμότητας για την εξωτερική ανάθεση, της σύναψης σύμβασης εξωτερικής ανάθεσης, της εκτέλεσης της σύμβασης έως τη λήξη της, των σχεδίων έκτακτης ανάγκης και των στρατηγικών εξόδου). Το ίδρυμα παραμένει πλήρως υπεύθυνο για όλες τις υπηρεσίες που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, καθώς και για τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις της διοίκησης που απορρέουν από αυτές. Κατά συνέπεια, η πολιτική εξωτερικής ανάθεσης δραστηριοτήτων θα πρέπει να καθιστά σαφές ότι η εξωτερική ανάθεση δεν απαλλάσσει το ίδρυμα από τις κανονιστικές υποχρεώσεις του και από τις ευθύνες του προς τους πελάτες του.

Η συγκεκριμένη πολιτική θα πρέπει να αναφέρει ότι οι ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης δραστηριοτήτων δεν θα πρέπει να παρεμποδίζουν την άσκηση αποτελεσματικής εποπτείας, επιτόπιας και μη, επί του ιδρύματος και δεν θα πρέπει να αντιβαίνουν σε εποπτικούς περιορισμούς αναφορικά με υπηρεσίες ή δραστηριότητες. Η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει επίσης την εσωτερική ανάθεση λειτουργιών (δηλαδή τις υπηρεσίες που παρέχονται από μια χωριστή νομική οντότητα εντός του ομίλου του ιδρύματος) και να λαμβάνει υπόψη τυχόν ειδικές συνθήκες που παρουσιάζονται σε επίπεδο ομίλου.

Η άρτια, επιμελής και συνεπής νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων θα πρέπει να αποτελεί βασικό στοιχείο της αποτελεσματικής διαχείρισης κινδύνων των ιδρυμάτων και θα πρέπει να παρέχει στα ιδρύματα τη δυνατότητα να λαμβάνουν ορθές και τεκμηριωμένες αποφάσεις.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να αναπτύσσουν μια ολοκληρωμένη και συνολική για το ίδρυμα νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων βασιζόμενα στην πλήρη κατανόηση και την ολιστική θεώρηση των κινδύνων τους οποίους αντιμετωπίζουν και των τρόπων διαχείρισής τους και λαμβάνοντας υπόψη τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του ιδρύματος.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να αναπτύσσουν νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων μέσω των πολιτικών, της επικοινωνίας και της κατάρτισης του προσωπικού σχετικά με τις δραστηριότητες, τη στρατηγική και το προφίλ κινδύνου των ιδρυμάτων, ενώ θα πρέπει επίσης να προσαρμόζουν την επικοινωνία και την κατάρτιση του προσωπικού ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ευθύνες του προσωπικού ως προς την ανάληψη και τη διαχείριση κινδύνου.