20 Τμήμα εσωτερικού ελέγχου

Εφόσον έχει συσταθεί, το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο και να διαθέτει επαρκείς εξουσίες, κύρος και πόρους. Ειδικότερα, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι τόσο τα προσόντα των μελών του προσωπικού του τμήματος εσωτερικού ελέγχου όσο και οι πόροι του, ιδίως όσον αφορά τα ελεγκτικά εργαλεία και τις μεθόδους ανάλυσης κινδύνου που χρησιμοποιεί, επαρκούν για το μέγεθος και τις γεωγραφικές τοποθεσίες της επιχείρησης επενδύσεων, καθώς και για τη φύση, την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των κινδύνων που συνδέονται με το επιχειρηματικό μοντέλο, τις δραστηριότητες, τη νοοτροπία αντιμετώπισης των κινδύνων και τη διάθεση ανάληψης κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο από τις ελεγχόμενες δραστηριότητες. Κατά συνέπεια, το τμήμα εσωτερικού ελέγχου δεν θα πρέπει να συνδυάζεται με άλλα τμήματα.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει, εφαρμόζοντας μια προσέγγιση βάσει κινδύνου, να προβαίνει σε ανεξάρτητη αξιολόγηση και να παρέχει αντικειμενική βεβαιότητα όσον αφορά τη συμμόρφωση όλων των δραστηριοτήτων και των μονάδων της επιχείρησης επενδύσεων, συμπεριλαμβανομένων των δραστηριοτήτων που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της επιχείρησης επενδύσεων, καθώς και με τις εξωτερικές απαιτήσεις. Κάθε οντότητα του ομίλου θα πρέπει να εμπίπτει στο πεδίο αρμοδιοτήτων του τμήματος εσωτερικού ελέγχου.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου δεν θα πρέπει να εμπλέκεται στον σχεδιασμό, στην επιλογή, τη θέσπιση ή την εφαρμογή συγκεκριμένων πολιτικών, μηχανισμών και διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου ούτε των ορίων κινδύνου. Ωστόσο, αυτό δεν θα πρέπει να εμποδίζει το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα να ζητεί στοιχεία από το τμήμα εσωτερικού ελέγχου σχετικά με θέματα που αφορούν τον κίνδυνο, τους εσωτερικούς ελέγχους και τη συμμόρφωση προς τους ισχύοντες κανόνες.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να αξιολογεί τόσο την αποτελεσματικότητα όσο και την αποδοτικότητα του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της επιχείρησης επενδύσεων, όπως καθορίζεται στην ενότητα 15. Ειδικότερα, το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να αξιολογεί:

• α. την καταλληλότητα του πλαισίου διακυβέρνησης της επιχείρησης επενδύσεων,
• β. κατά πόσον οι υφιστάμενες πολιτικές και διαδικασίες εξακολουθούν να είναι επαρκείς και να συνάδουν με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, καθώς και με τη στρατηγική κινδύνου και τη διάθεση ανάληψης κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων,
• γ. τη συμμόρφωση των διαδικασιών προς τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις και προς τις αποφάσεις του διοικητικού οργάνου,
• δ. αν οι διαδικασίες εφαρμόζονται κατά τρόπο ορθό και αποτελεσματικό (π.χ. συμμόρφωση των συναλλαγών, επίπεδο κινδύνου που προκύπτει πραγματικά κ.λπ.) και
• ε. την επάρκεια, την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των ελέγχων που διενεργούνται και των αναφορών που υποβάλλονται από τις επιχειρησιακές μονάδες (πρώτη γραμμή υποστήριξης), καθώς και από τα τμήματα διαχείρισης κινδύνου και κανονιστικής συμμόρφωσης.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να επαληθεύει ιδίως την ακεραιότητα των διαδικασιών που διασφαλίζουν την αξιοπιστία των μεθόδων και των τεχνικών της επιχείρησης επενδύσεων, καθώς και των παραδοχών και των πηγών πληροφόρησης που χρησιμοποιούνται στα εσωτερικά του υποδείγματα (π.χ. υποδείγματα κινδύνου και λογιστικές αποτιμήσεις). Επίσης, θα πρέπει να αξιολογεί την ποιότητα και τη χρήση εργαλείων για τον ποιοτικό προσδιορισμό και την αξιολόγηση του κινδύνου, καθώς και τα μέτρα που έχουν ληφθεί για τη μείωση του κινδύνου.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να έχει απρόσκοπτη πρόσβαση, σε επίπεδο επιχείρησης επενδύσεων, στο σύνολο των αρχείων, των εγγράφων, των πληροφοριών και των κτιριακών υποδομών των επιχειρήσεων επενδύσεων. Στην εν λόγω πρόσβαση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνεται και η πρόσβαση στα συστήματα διαχείρισης πληροφοριών και στα πρακτικά όλων των επιτροπών και των οργάνων λήψης αποφάσεων.

Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να τηρεί τα συναφή εθνικά και διεθνή επαγγελματικά πρότυπα. Παράδειγμα των επαγγελματικών προτύπων που αναφέρονται εν προκειμένω αποτελούν τα πρότυπα που θεσπίζει το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών.

Οι εργασίες του εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να εκτελούνται επί τη βάσει σχεδίου εσωτερικού ελέγχου και λεπτομερούς προγράμματος ελέγχου, σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου.

Θα πρέπει να καταρτίζεται σχέδιο εσωτερικού ελέγχου τουλάχιστον μία φορά ανά έτος με βάση τους ετήσιους στόχους εσωτερικού ελέγχου. Το σχέδιο εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να εγκρίνεται από το διοικητικό όργανο.

Όλες οι συστάσεις στο πλαίσιο του ελέγχου θα πρέπει να υπόκεινται σε επίσημη διαδικασία παρακολούθησης από τα κατάλληλα επίπεδα διοίκησης, προκειμένου να διασφαλίζεται η αποτελεσματική και έγκαιρη υλοποίησή τους και να υποβάλλονται σχετικές αναφορές.