16. Λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης

Εφόσον έχει συσταθεί, η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να είναι ανεξάρτητη και να διαθέτει επαρκείς εξουσίες, κύρος και πόρους. Ειδικότερα, ο εκδότης ART S θα πρέπει να διασφαλίζει ότι τόσο τα προσόντα των μελών του προσωπικού της λειτουργίας εσωτερικής επιθεώρησης όσο και οι πόροι του, ιδίως όσον αφορά τα ελεγκτικά εργαλεία και τις μεθόδους ανάλυσης κινδύνων που χρησιμοποιεί, επαρκούν για το μέγεθος και τις γεωγραφικές τοποθεσίες του εκδότη ART S , καθώς και για τη φύση, την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των κινδύνων που συνδέονται με το επιχειρηματικό μοντέλο, τις δραστηριότητες, τη κουλτούρα αντιμετώπισης των κινδύνων και τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του εκδότη ART S .

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο από τις ελεγχόμενες δραστηριότητες. Κατά συνέπεια, η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης δεν θα πρέπει να συνδυάζεται με άλλες λειτουργίες.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησηςθα πρέπει, εφαρμόζοντας μια προσέγγιση βάσει κινδύνου, να προβαίνει σε ανεξάρτητη αξιολόγηση και να παρέχει αντικειμενική βεβαιότητα όσον αφορά τη συμμόρφωση όλων των δραστηριοτήτων και των μονάδων του εκδότη ART S , συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τρίτων οντοτήτων, προς τις πολιτικές και τις διαδικασίες του εκδότη ART S , καθώς και προς τις εξωτερικές ρυθμιστικές απαιτήσεις.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης δεν θα πρέπει να εμπλέκεται στον σχεδιασμό, στην επιλογή, τη θέσπιση ή την εφαρμογή συγκεκριμένων πολιτικών, μηχανισμών και διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου ούτε των ορίων κινδύνου. Ωστόσο, αυτό δεν θα πρέπει να εμποδίζει το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα να ζητεί στοιχεία από τη λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης σχετικά με θέματα που αφορούν τον κίνδυνο, τους εσωτερικούς ελέγχους και τη συμμόρφωση προς τους ισχύοντες κανόνες.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να αξιολογεί τόσο την αποτελεσματικότητα όσο και την αποδοτικότητα του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου του εκδότη ART S , όπως καθορίζεται στον Τίτλο V. Ειδικότερα, Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να αξιολογεί:

• α. την καταλληλότητα του πλαισίου διακυβέρνησης του εκδότη ART S ·
• β. κατά πόσον οι υφιστάμενες πολιτικές και διαδικασίες εξακολουθούν να είναι επαρκείς και να συνάδουν με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, καθώς και με τη στρατηγική κινδύνου και τη διάθεση ανάληψης κινδύνων του εκδότη ART S ·
• γ. τη συμμόρφωση των διαδικασιών προς τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις και προς τις αποφάσεις του διοικητικού οργάνου,
• δ. αν οι διαδικασίες εφαρμόζονται κατά τρόπο ορθό και αποτελεσματικό (π.χ. συμμόρφωση των συναλλαγών, επίπεδο κινδύνου που προκύπτει πραγματικά κ.λπ.) και
• ε. την επάρκεια, την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των ελέγχων που διενεργούνται και των αναφορών που υποβάλλονται από τις επιχειρησιακές μονάδες (πρώτη γραμμή υποστήριξης), καθώς και από τις λειτουργίεςδιαχείρισης κινδύνου και κανονιστικής συμμόρφωσης.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να επαληθεύει, ειδικότερα, την ακεραιότητα των διαδικασιών που διασφαλίζουν την αξιοπιστία των μεθόδων και των τεχνικών του εκδότη ART S για την ποσοτικοποίηση των κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων των μοντέλων. Επίσης, θα πρέπει να αξιολογεί την ποιότητα και τη χρήση εργαλείων για τον ποιοτικό προσδιορισμό και την αξιολόγηση των κινδύνων, καθώς και τα μέτρα που έχουν ληφθεί για τη μείωση των κινδύνων.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να επανεξετάζει την καταλληλότητα των διαδικασιών για την ανάπτυξη λευκών βιβλίων, την έγκρισή τους και τις διαδικασίες σχετικά με τον τρόπο παροχής ART S στο κοινό.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να έχει απρόσκοπτη πρόσβαση, σε επίπεδο εκδότη ART S , στο σύνολο των αρχείων, των εγγράφων, των πληροφοριών και των κτιριακών υποδομών του εκδότη ART S . Στην εν λόγω πρόσβαση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνεται και η πρόσβαση στα συστήματα διαχείρισης πληροφοριών και στα πρακτικά όλων των επιτροπών και των οργάνων λήψης αποφάσεων.

Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να τηρεί τα συναφή εθνικά και διεθνή επαγγελματικά πρότυπα. Παράδειγμα των επαγγελματικών προτύπων που αναφέρονται εν προκειμένω αποτελούν τα πρότυπα που θεσπίζει το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών.

Τα καθήκοντα εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να εκτελούνται επί τη βάσει σχεδίου εσωτερικού ελέγχου και λεπτομερούς προγράμματος ελέγχου, σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου.

Θα πρέπει να καταρτίζεται πλάνο εσωτερικού ελέγχου τουλάχιστον μία φορά ανά έτος με βάση τους ετήσιους στόχους εσωτερικής επιθεώρησης . Το πλάνο εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να εγκρίνεται από το διοικητικό όργανο.

Όλες οι συστάσεις ελέγχου θα πρέπει να υπόκεινται σε επίσημη διαδικασία παρακολούθησης από τα αρμόδια επίπεδα διοίκησης, να κοινοποιούνται στο διοικητικό όργανο του εκδότη ART S και να τίθενται στη διάθεση της αρμόδιας αρχής για τη διασφάλιση και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την αποτελεσματική και έγκαιρη εξέτασή τους.