16. Interne auditfunctie

De interne auditfunctie, indien deze is ingesteld, dient onafhankelijk te zijn en te beschikken over voldoende gezag, status en middelen. De uitgever van ART’s dient er met name voor te zorgen dat de kwalificatie van de personeelsleden en de middelen van de interne auditfunctie, met name haar controle-instrumenten en risico-analysemethoden, toereikend zijn voor de omvang en locaties van de uitgever van ART’s, en voor de aard, schaal en complexiteit van de risico’s die inherent zijn aan het bedrijfsmodel, de activiteiten, de risicocultuur en de risicobereidheid van de uitgever van ART’s.

De interne auditfunctie dient onafhankelijk te zijn van de gecontroleerde activiteiten. Daarom dient de interne auditfunctie niet met andere functies te worden gecombineerd.

De interne auditfunctie dient, op grond van een op risico’s gebaseerd onderzoek, op onafhankelijke en objectieve wijze zekerheid te verschaffen dat alle activiteiten en eenheden van een uitgever van ART’s, met inbegrip van uitbestede activiteiten, in overeenstemming zijn met het beleid en de procedures van de uitgever van ART’s en de wettelijke vereisten.

De interne auditfunctie mag niet betrokken zijn bij het ontwerpen, selecteren, tot stand brengen en uitvoeren van specifiek beleid en specifieke mechanismen en procedures voor interne controle, en risicolimieten. Dit mag het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie er echter niet van weerhouden input van interne audit te vragen over kwesties die verband houden met risico’s, interne controles en naleving van toepasselijke regels.

De interne auditfunctie beoordeelt of het kader voor interne controle van de uitgever van ART’s zoals dat is uiteengezet in titel V, zowel effectief als doeltreffend is. De interne auditfunctie beoordeelt in het bijzonder:

• a. de geschiktheid van het governancekader van de uitgever van ART’s;
• b. of bestaand beleid en bestaande procedures toereikend blijven en voldoen aan juridische en regelgevingsvereisten en aan de risicostrategie en risicobereidheid van de uitgever van ART’s;
• c. of de procedures in overeenstemming zijn met de toepasselijke wet- en regelgeving en met besluiten van het leidinggevend orgaan;
• d. of de procedures op correcte en doeltreffende wijze worden uitgevoerd (bijv. nakoming van transacties, het risiconiveau dat daadwerkelijk wordt bereikt enz.); en
• e. de toereikendheid, kwaliteit en doeltreffendheid van de controles die worden uitgevoerd door en de verslaglegging die wordt gedaan door de diverse bedrijfsonderdelen en de risicobeheer- en nalevingsfuncties.

De interne auditfunctie dient met name de integriteit te verifiëren van de processen die de betrouwbaarheid van de methoden en technieken van de uitgever van ART’s voor risicokwantificering, met inbegrip van modellen, waarborgen. Voorts dient de interne auditfunctie de kwaliteit en het gebruik van de instrumenten voor kwalitatieve risico-identificatie en -beoordeling en de genomen risicobeperkende maatregelen te beoordelen.

De interne auditfunctie dient de geschiktheid van de processen voor de ontwikkeling van witboeken, de goedkeuring ervan en de procedures voor het aanbieden van ART’s aan het publiek te evalueren.

De interne auditfunctie dient onbelemmerde uitgeversbrede toegang te hebben tot alle gegevens, documenten, informatie en gebouwen van de uitgever van ART’s. Daartoe behoort ook toegang tot managementinformatiesystemen en notulen van alle comités en besluitvormingsorganen.

De interne auditfunctie dient nationale en internationale beroepsnormen in acht te nemen. Een voorbeeld hiervan zijn de normen zoals vastgesteld door het Institute of Internal Auditors (IIA).

Interne auditwerkzaamheden dienen te worden verricht op basis van een auditplan en een gedetailleerd, op risico’s gebaseerd auditprogramma.

Ten minste eenmaal per jaar dient een intern auditplan te worden opgesteld op basis van de jaarlijkse interne audit-controledoelstellingen. Het interne auditplan dient te worden goedgekeurd door het leidinggevend orgaan.

Alle auditaanbevelingen dienen te worden onderworpen aan een formele follow-upprocedure door de passende managementniveaus, te worden meegedeeld aan het leidinggevend orgaan van de uitgever van ART’s en ter beschikking te worden gesteld van de bevoegde autoriteit om te zorgen voor en verslag uit te brengen over de effectieve en tijdige afwikkeling ervan.