4.4 It - tqabbil tal - identità tal - klijent bħala parti mill - proċess ta’ verifika

Is - soluzzjonijiet għall - onboarding remot tal - klijenti implimentati minn istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom, bħala minimu, jippermettu dan li ġej, bħala parti mill - proċess ta’ verifika tagħhom:

• a) ikun hemm qbil bejn l - informazzjoni viżibbli tal - persuna fiżika u d - dokumentazzjoni pprovduta;
• b) meta l - klijent ikun entità legali, huwa rreġistrat pubblikament, meta applikabbli;
• c) meta l - klijent ikun entità legali, il - persuna fiżika li tirrappreżentah tkun intitolata taġixxi f’ismu.

Meta s - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti tinvolvi l - użu ta’ data bijometrika biex tiġi vverifikata l - identità tal - klijent, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jiżguraw li d- data bijometrika tkun ta’ natura suffiċjentement unika biex tkun marbuta mingħajr dubju ma’ persuna fiżika waħda. L - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jużaw algoritmi b’saħħithom u affidabbli biex jivverifikaw il - qbil bejn id - data bijometrika pprovduta fid - dokument tal - identità sottomess u l - klijent li jkun qed jiġi soġġett għal proċess ta’ onboarding. F’sitwazzjonijiet li fihom is - soluzzjoni ma tipprovdix il - livell meħtieġ ta’ fiduċja, għandhom jiġu applikati kontrolli addizzjonali.

F’sitwazzjonijiet li fihom l - evidenza pprovduta tkun ta’ kwalità insuffiċjenti li tirriżulta f’ambigwità jew f’inċertezza sabiex jiġi affettwat it - twettiq ta’ kontrolli remoti, il - proċess tal - onboarding remot individwali tal - klijent għandu jiġi interrott u jerġa’ jinbeda jew jiġi ridirett għal verifika wiċċ imb wiċċ.

Meta l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji jużaw soluzzjonijiet għall - onboarding remot mhux sorveljat, li fihom il - klijent ma jinteraġixxix ma’ impjegat biex iwettaq il - proċess ta’ verifika, dawn għandhom:

• a) jiżguraw li kwalunkwe ritratt(i) jew vidjo jittieħed f’kundizzjonijiet adegwati ta’ dawl u li l- proprjetajiet meħtieġa jinqabdu biċ - ċarezza meħtieġa biex tiġi permessa l - verifika xierqa tal - identità tal - klijent;
• b) jiżguraw li kwalunkwe ritratt(i) jew vidjo jittieħed fil - mument li l - klijent ikun qed iwettaq il - proċess ta’ verifika;
• c) iwettqu verifiki ta’ detezzjoni tal - vivaċità, li jistgħu jinkludu proċeduri li fihom tkun meħtieġa azzjoni speċifika mill - klijent biex jiġi verifikat li huwa/hija preżenti fis - sessjoni ta’ komunikazzjoni jew li jistgħu jkunu bbażati fuq l - analiżi tad - data riċevuta u ma tirrikjedix azzjoni speċifika mill - klijent;
• d) jużaw algoritmi b’saħħithom u affidabbli biex jivverifikaw jekk ir - ritratt(i) jew il - vidjo meħud jaqbilx mal - istampa/istampi miġbuda mid - dokument(i) uffiċjali li jappartjenu għall - klijent.

Meta l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji jużaw soluzzjonijiet għall - onboarding remot sorveljat tal - klijenti li fihom il - klijent jinteraġixxi ma’ impjegat biex iwettaq il - proċess ta’ verifika, dawn għandhom:

• a) jiżguraw li l - kwalità tal - immaġni u tal - awdjo tkun biżżejjed biex tippermetti l - verifika xierqa tal - identità tal - klijent u li jintużaw sistemi teknoloġiċi affidabbli;
• b) jipprevedu l - parteċipazzjoni ta’ impjegat li jkollu għarfien suffiċjenti tar - regolament applikabbli tal - AML/CFT u l - aspetti ta’ sigurtà tal - verifika remota u li jkun imħarreġ biżżejjed biex jantiċipa u jipprevjeni l - użu intenzjonat jew volontarji ta’ tekniki ta’ qerq relatati mal - verifika remota, u li jidentifikaw u jirreaġixxu f’każ li jseħħu;
• c) jiżviluppaw gwida għall - intervista li tiddefinixxi l - passi sussegwenti tal - proċess ta’ verifika remota kif ukoll l - azzjonijiet meħtieġa mill - impjegat. Il - gwida għall - intervista għandha tinkludi gwida dwar l - osservazzjoni u l - identifikazzjoni ta’ fatturi psikoloġiċi jew karatteristiċi oħrajn li jistgħu jikkaratterizzaw imġiba suspettuża matul il - verifika remota.

Meta possibbli, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jużaw soluzzjonijiet għall - onboarding remot tal - klijenti li jinkludu l - għażla aleatorja fis - sekwenza tal - azzjonijiet li għandhom jitwettqu mill - klijent għall - iskopijiet ta’ verifika biex ikun hemm protezzjoni minn riskji bħall - użu ta’ identitajiet sintetiċi jew koerċizzjoni. Meta possibbli, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jipprovdu wkoll dmirijiet aleatorji lil l- impjegat responsabbli għall - proċess ta’ verifika remota sabiex tiġi evitata l - kollużjoni bejn il - klijent u l - impjegat responsabbli.

Minbarra dawn ta’ hawn fuq, u meta jkun proporzjonat mar - riskju tal - ML/TF assoċjat mar - relazzjoni kummerċjali, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jużaw wieħed jew aktar mill - kontrolli li ġejjin jew miżura simili biex iżidu l - affidabbiltà tal - proċess ta’ verifika. Dawn il- kontrolli jew il - miżuri jistgħu jinkludu, iżda ma humiex limitati għal, dawn li ġejjin:

• a) l- ewwel pagament isir permezz ta’ kont ta’ pagament miżmum taħt isem uniku jew konġunt tal - klijent ma’ istituzzjoni finanzjarja jew ta’ kreditu rregolata miż - ŻEE jew f’pajjiż terz li għandu r - rekwiżiti tal - AML/CFT li ma humiex inqas robusti minn dawk meħtieġa mid - Direttiva (UE) 2015/849;
• b) jintbagħat passcode ġġenerat b’mod aleatorju lill - klijent biex jikkonferma l - preżenza matul il - proċess ta’ verifika remota. Il - passcode għandu jkun kodiċi b’użu uniku u limitat biż - żmien;
• c) il- ġbir ta’ data bijometrika biex titqabbel ma’ data miġbura permezz ta’ sorsi indipendenti u affidabbli oħrajn;
• d) kuntatti bit - telefon mal - klijent;
• e) posta diretta (kemm elettronika kif ukoll postali) lill - klijent.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jikkunsidraw li l - kriterji fil - paragrafi 38 sa 43 jiġu ssodisfati meta s - soluzzjoni tuża wieħed minn dawn li ġejjin:

• a) skemi ta’ identifikazzjoni elettronika notifikati f’konformità mal - Artikolu 9 tar - Regolament (UE) Nru 910/2014 u li jissodisfaw ir - rekwiżiti tal - livelli ta’ assigurazzjoni “sostanzjali” jew “għolja” f’konformità mal - Artikolu 8 ta’ dak ir - Regolament;
• b) servizzi fiduċjarji kwalifikati rilevanti li jissodisfaw ir - rekwiżiti tar - Regolament (UE) Nru 910/2014, b’mod partikolari l - Kapitolu III, it - Taqsima 3 u l- Artikolu 24(1), is - subparagrafu 2, il - punt (b) ta’ dak ir - Regolament.