5.6 Ramy komunikacji w odniesieniu do szczególnie istotnego oddziału

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny dążyć do zagwarantowania spójności wiadomości przekazywanych instytucji lub grupie na temat oddziału. W tym celu organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny skonsultować się wzajemnie przed przekazaniem instytucji lub grupie wszelkich formalnych komunikatów na temat oddziału.

Podczas kontaktów ze szczególnie istotnym oddziałem, a zwłaszcza podczas wnioskowania o informacje potrzebne do wykonywania zadań zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami, w tym niniejszymi wytycznymi, właściwy organ przyjmującego państwa członkowskiego powinien należycie poinformować organ sprawujący nadzór skonsolidowany lub właściwy organ państwa członkowskiego pochodzenia oraz dopilnować koordynacji z tymi organami.

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny organizować wspólne coroczne posiedzenie z organami zarządzającymi oddziału, w którym, w miarę możliwości, powinni również uczestniczyć przedstawiciele kierownictwa wyższego szczebla instytucji, w celu omówienia następujących kwestii:

• a. wynik finansowy oddziału na koniec roku oraz wszelkie prognozy wyniku oddziału w perspektywie średnioterminowej;
• b. strategia biznesowa oddziału oraz wkład oddziału w strategię instytucji i jej wdrażanie;
• c. główne obszary działalności oddziału i powiązane rodzaje ryzyka; oraz
• d. ustalenia nadzorcze dotyczące operacji oddziału oraz działań, które instytucja podejmuje lub ma zamiar podjąć w celu zaradzenia istotnym problemom.

Jeżeli organ sprawujący nadzór skonsolidowany lub właściwy organ państwa członkowskiego pochodzenia lub przyjmującego państwa członkowskiego nie może uczestniczyć we wspólnym posiedzeniu, właściwe organy powinny stosownie powiadomić pozostałe organy, a organy powinny udostępnić wnioski z posiedzenia i omówić wszelkie działania następcze.

Organ sprawujący nadzór skonsolidowany oraz właściwe organy państwa członkowskiego pochodzenia i przyjmującego państwa członkowskiego powinny uzgodnić formę i częstotliwość wspólnych posiedzeń z kierownictwem wyższego szczebla instytucji w celu omówienia kwestii w szczególny sposób dotyczących szczególnie istotnego oddziału lub kwestii mających potencjalny wpływ na oddział.

Te wspólne posiedzenia z instytucją i kierownictwem oddziału powinny znaleźć należyte odzwierciedlenie w programie oceny nadzorczej kolegium.