BILAGA II

Alla kriterier och förfaranden som används för att tillhandahålla referensvärdet, inbegripet hur administratören använder dataunderlaget, inbegripet den specifika volymen, avslutade och rapporterade transaktioner, köp- och säljanbud och annan marknadsinformation, i sin bedömning eller sina bedömningsperioder, varför en viss referensenhet används, hur administratören samlar in sådant dataunderlag, riktlinjerna för bedömarnas skönsmässiga bedömningar och all annan information, såsom antaganden, modeller eller extrapoleringar från insamlade uppgifter som beaktas i bedömningar.

Förfaranden och praxis som ska säkerställa att bedömarnas skönsmässiga bedömningar görs på ett enhetligt sätt.

Den relativa vikt som ska fästas vid varje kriterium som används vid beräkningen av referensvärdet, i synnerhet den typ av dataunderlag som används och den typ av kriterium som används för att vägleda bedömningen i syfte att säkra kvalitet och skydd mot otillbörlig påverkan vid beräkningen av referensvärdet.

Kriterier som anger den minsta mängd transaktionsuppgifter som krävs för att beräkna ett visst referensvärde. Om inget tröskelvärde föreskrivs ska det anges varför en lägsta tröskelvärde inte har fastställts, samt förfaranden som ska användas om det saknas transaktionsuppgifter.

Kriterier för bedömningsperioder då de inlämnade uppgifterna understiger metodens rekommenderade minimigräns för transaktionsuppgifter eller administratörens kvalitetsstandarder, inbegripet alternativa bedömningsmetoder såsom teoretiska skattningsmodeller. Dessa kriterier ska klargöra vilka förfaranden som ska användas om det saknas transaktionsuppgifter.

Kriterier för att se till att dataunderlag rapporteras i rätt tid och för hur rapporteringen ska ske: elektroniskt, per telefon eller på annat sätt.

Kriterier och förfaranden för bedömningsperioder när en eller flera rapportörer lämnar dataunderlag som utgör en betydande del av den samlade dataunderlaget för det berörda referensvärdet. Administratören ska i dessa kriterier och förfaranden även fastställa vad som utgör en betydande del för beräkningen av varje referensvärde.

Kriterier enligt vilka transaktionsuppgifter kan exkluderas från beräkningen av referensvärdet.

Skälen till varför en viss metod har valts, inbegripet eventuella prisjusteringsmetoder och en motivering till varför den tidsperiod under vilken dataunderlag godtas är en tillförlitlig indikator för fysiska marknadsvärden.

Förfarandet för intern översyn och godkännande av en given metod, samt hur ofta denna översyn görs.

Förfarandet för extern översyn av en given metod, inbegripet förfaranden för att få marknaden att godta metoden genom samråd med användare kring viktiga förändringar av förfaranden för att beräkna referensvärden.

Att användarna underrättas på förhand inom en tydlig tidsram som ger användarna tillräcklig möjlighet att analysera och lämna synpunkter på effekterna av sådana planerade ändringar, med beaktande av administratörens uppskattning av de allmänna omständigheterna.

Att användarnas synpunkter, och administratörens svar på dessa synpunkter, ska göras tillgängliga för alla marknadsaktörer efter en viss samrådsperiod, utom när den som har lämnat synpunkterna har begärt att synpunkterna ska behandlas konfidentiellt.

Fastställa kriterier som definierar den fysiska råvara som en viss metod avser.

Prioritera dataunderlag i följande ordning, där detta är förenligt med administratörens metoder:

Om avslutade och rapporterade transaktioner inte prioriteras ska skälen anges i enlighet med punkt 7 b.

Använda tillräckliga mått som är avsedda att utgå från det dataunderlag som lämnats in och beaktats vid en referensvärdesberäkning, som ska vara äkta, dvs. de parter som har lämnat dataunderlaget har genomfört, eller är beredda att genomföra, sådana transaktioner som dataunderlaget avser och avslutade transaktioner har genomförts på affärsmässig basis, varvid särskild uppmärksamhet ska ägnas transaktioner mellan närstående aktörer.

Fastställa och följa rutiner för att upptäcka avvikande eller misstänkta transaktionsuppgifter och för att dokumentera beslut om att exkludera transaktionsuppgifter från administratörens referensvärdesberäkning.

Uppmuntra rapportörer att lämna allt dataunderlag som uppfyller administratörens kriterier för den berörda beräkningen. Administratörer ska i den mån de kan och det är rimligt försöka se till att inlämnat dataunderlag är representativt för de transaktioner som rapportörerna faktiskt har avslutat.

Tillämpa ett system med lämpliga åtgärder för att se till att rapportörer uppfyller administratörens tillämpliga krav på dataunderlagets kvalitet och frihet från otillbörlig påverkan.

En kortfattad förklaring som är tillräcklig för att göra det möjligt för en referensvärdesanvändare eller behörig myndighet att förstå hur beräkningen gjordes och som åtminstone anger storleken och likviditeten avseende den fysiska marknad som ska bedömas (t.ex. transaktionernas antal och volym), volymbredd och genomsnittsvolym, prisintervall och genomsnittspris, indikativa uppgifter om hur stor procentuell andel varje typ av marknadsinformation som ingår i beräkningen utgör. Villkor avseende prissättningsmetoden ska inkluderas, såsom ”transaktionsbaserad”, ”spread-baserad” eller ”interpolerad/extrapolerad”.

En kortfattad förklaring om i vilken mån, och på vilka grunder, bedömningar gjordes under beräkningen, inbegripet att uppgifter som i övrigt uppfyllde kraven för den relevanta beräkningsmetoden exkluderades, att priser baserades på spreadar eller interpolering/extrapolering, eller att köp- eller säljanbud som översteg de avslutade transaktionerna gavs en högre vikt.

Fastställa kriterier för vem som får lämna dataunderlag till administratören.

Ha rutiner för kvalitetskontroll i syfte att kontrollera identiteten på rapportörer eller uppgiftslämnare som rapporterar dataunderlag och att dessa uppgiftslämnare är behöriga att rapportera dataunderlag för rapportörens räkning.

Fastställa kriterier för vilka medarbetare hos en rapportör som får lämna dataunderlag till en administratör för rapportörens räkning, uppmuntra rapportörer att skicka transaktionsuppgifter från back office-funktioner och försöka hitta uppgifter som styrker dessa från andra källor om transaktionsuppgifterna kommer direkt från en handlare.

Införa interna kontroller och skriftliga rutiner för att upptäcka kommunikation mellan rapportörer och bedömare som syftar till att påverka en beräkning till förmån för en viss handelsposition (hos rapportören, dennes anställda eller en tredje part), som syftar till att få bedömaren att bryta mot administratörens regler eller riktlinjer eller att upptäcka rapportörer som lämnar avvikande eller misstänkta transaktionsuppgifter. Dessa rutiner ska i den mån det är möjligt omfatta bestämmelser enligt vilka administratören kan besluta om en mer långtgående utredning inom rapportörens företag. Kontrollerna ska innefatta dubbelkontroller av marknadsindikatorer för att validera inlämnad information.

Anta och ha tydliga interna regler och riktlinjer för val av bedömare, inbegripet minimikrav på utbildning, erfarenheter och kvalifikationer, samt ett förfarande för regelbunden översyn av deras kompetens.

Ha rutiner för att säkerställa att beräkningarna kan göras på ett enhetligt och regelbundet sätt.

Ha kontinuitets- och successionsplaner för sina bedömare för att se till att beräkningarna görs på ett enhetligt sätt av medarbetare som besitter relevanta kunskaper.

Upprätta interna kontrollrutiner för att säkra att beräkningarna är fria från otillbörlig påverkan och tillförlitliga. Sådana interna kontroller och rutiner ska åtminstone förutsätta fortlöpande övervakning av bedömare för att se till att metoden tillämpas på rätt sätt och förfaranden för internt godkännande från ledningens sida innan referensvärden släpps ut för att spridas på marknaden.

Allt dataunderlag.

Bedömningar som bedömare gör i samband med beräkningen av varje referensvärde.

Om en viss transaktion som i övrigt uppfyllde kraven enligt den relevanta metoden har exkluderats från beräkningen, och skälen till detta.

Identiteten hos varje bedömare och varje annan person som lämnat eller på annat sätt genererat någon av den information som avses i led a, b eller c.

Se till att beräkningarna av referensvärden inte påverkas av att det föreligger eller kan uppstå kommersiella eller personliga affärsförbindelser eller intressen mellan administratörer eller dem närstående företag, anställda, kunder, marknadsaktörer eller personer som har anknytning till dessa.

Se till att administratörens anställdas personliga intressen och affärskontakter inte tillåts skada administratörens funktion, t.ex. uppdrag utanför arbetsplatsen, resor och underhållning, gåvor och bjudningar som administratörens kunder eller andra aktörer på råvarumarknaden erbjuder.

När det gäller konstaterade konflikter se till att funktioner inom administratören skiljs åt på lämpligt sätt genom övervakning, ersättning, systemåtkomst och informationsflöden.

Skydda konfidentialiteten hos information som rapporteras eller sammanställs av administratören, om inte annat följer av de krav på offentliggörande som administratören måste uppfylla.

Se till att det finns ett förbud för chefer, bedömare och övriga anställda hos administratören att påverka beräkningen av ett referensvärde genom att delta i anbud, offerter eller handel, vare sig personligen eller för marknadsaktörers räkning.

Effektivt hantera konstaterade intressekonflikter som kan föreligga mellan administratörens tillhandahållande av ett referensvärde (inbegripet alla anställda som utför eller på annat sätt deltar i beräkningen av ett referensvärde) och administratörens övriga verksamhet.

Att administratören på ett tillfredsställande sätt uppfyller kraven i denna förordning.

Att det finns en tydlig definition av ansvarsområden och att det inte föreligger, eller upplevs föreligga, några motsättningar mellan dem.

Användare av referensvärdet kan inkomma med klagomål angående frågan huruvida beräkningar av ett visst referensvärde är representativa för marknadsvärdet, planerade ändringar av referensvärdesberäkningen, metoden för att beräkna ett visst referensvärde och andra redaktionella beslut rörande referensvärdesberäkningen.

Att det finns en planerad tidsplan för handläggningen av klagomål.

Formella klagomål som riktas till en administratör och dennes anställda ska utredas av administratören på ett snabbt och rättvist sätt.

Utredningen ska inte göras av medarbetare som kan vara berörda av föremålet för klagomålet.

Administratörer ska ha som mål att genomföra utredningen omedelbart.

Administratörer ska skriftligen och inom rimlig tid informera klaganden och andra relevanta parter om resultatet av utredningen.

En oberoende tredje part som utses av administratören kan anlitas om klaganden är missnöjd med hur ett klagomål har handlagts av den relevanta administratören eller med administratörens beslut, senast sex månader efter det att det ursprungliga klagomålet inkom.

Alla handlingar som rör ett klagomål, däribland uppgifter som lämnats in av klaganden samt administratörens egen dokumentation, ska sparas i minst fem år.