ANEXO II

Todos os critérios e procedimentos que são utilizados para desenvolver o índice de referência, nomeadamente a forma como o administrador utiliza os dados de cálculo, incluindo o volume específico, as transações concluídas e comunicadas, as ofertas de compra e venda e qualquer outra informação de mercado na sua avaliação ou nos seus períodos ou janelas temporais de avaliação, o motivo para a utilização de uma unidade de referência específica, a forma como o administrador recolhe esses dados de cálculo, as orientações que controlam o exercício do juízo pelos avaliadores e outras informações, como pressupostos, modelos ou extrapolação de dados recolhidos que são considerados na realização de uma avaliação;

Os procedimentos e práticas concebidos para assegurar a coerência entre os seus avaliadores no exercício do seu juízo;

A importância relativa que deve ser atribuída a cada critério utilizado no cálculo do índice de referência, em particular o tipo de dados de cálculo utilizados e o tipo de critérios utilizados para orientar o juízo, de modo a assegurar a qualidade e a integridade do cálculo do índice de referência;

Os critérios que identificam o montante mínimo de dados de transações necessários para um determinado cálculo de um índice de referência. Caso não seja previsto um tal limiar, devem ser explicados os motivos para que um limiar mínimo não seja estabelecido, incluindo a definição dos procedimentos a utilizados caso não existam dados de transações;

Os critérios que abordam os períodos de avaliação em que os dados transmitidos estão abaixo do limiar recomendado na metodologia para os dados de transações ou os requisitos das normas de qualidade do administrador, incluindo métodos alternativos de avaliação, designadamente modelos de estimativa teórica; Esses critérios devem explicar os procedimentos utilizados caso não existam dados de transações;

Critérios para a prontidão do fornecimento de dados de cálculo e os meios dessas contribuições, quer sejam eletrónicos, por telefone ou outros;

Critérios e procedimentos que abordem períodos de avaliação em que um ou mais fornecedores transmite dados de cálculo que constituam uma percentagem significativa dos dados de cálculo totais desse índice de referência. O administrador deve ainda definir esses critérios e procedimentos o que constitui uma percentagem significativa para cada cálculo de um índice de referência;

Critérios segundo os quais os dados de transações podem ser excluídos do cálculo de um índice de referência.

A fundamentação para adotar uma determinada metodologia, incluindo técnicas de ajuste de preços e uma justificação para a aceitação de um período ou janela temporal dentro do qual os dados de cálculo são um indicador fiável dos valores de mercado físicos;

Os procedimentos de revisão interna e de aprovação de uma dada metodologia, assim como a frequência dessa revisão;

O procedimento de revisão externa de uma dada metodologia, incluindo os procedimentos para obter aceitação, pelo mercado, da metodologia através da consulta de utilizações sobre alterações importantes aos processos de cálculo do índice de referência.

Um aviso prévio num prazo claramente definido que dê aos utilizadores tempo suficiente para analisar e apresentar observações sobre o impacto dessas alterações propostas, tendo em conta o cálculo das circunstâncias globais pelo administrador;

Que as observações dos utilizadores, assim como a resposta do administrador às observações, sejam disponibilizadas a todos os utilizadores do mercado após um dado período de consulta, exceto se o autor das observações tiver efetuado um pedido de confidencialidade.

Especificar os critérios que definem a mercadoria física que está sujeita a uma determinada metodologia;

Dar prioridade a dados de cálculo na seguinte ordem, caso seja coerente com as suas metodologias:

Caso não seja dada prioridade às transações concluídas e comunicadas, os motivos devem ser explicados tal como previsto no n.o 7, alínea b);

Utilizar medidas suficientes concebidas para utilizar dados de cálculo apresentados e considerados no cálculo de um índice de referência, que sejam bona fide, o que significa que as partes que apresentam os dados de cálculo executaram, ou estão preparadas para executar, transações que gerem esses dados de cálculo e que as transações concluídas foram executadas em condições de plena concorrência, devendo prestar-se especial atenção às transações inter-filiais;

Criar e empregar procedimentos para identificar dados de transações anómalos ou suspeitos e manter registos de decisões de exclusão de dados de transação do processo de cálculo de índices de referência do administrador;

Incentivar os fornecedores a apresentarem todos os seus dados de cálculo que preencham os critérios do administrador para esse cálculo. Os administradores devem procurar assegurar, na medida do exequível e razoável, que os dados de cálculo apresentados são representativos das transações efetivamente concluídas dos fornecedores; e

Empregar um sistema de medidas adequadas para assegurar que os fornecedores cumprem as normas de qualidade e integridade dos administradores aplicáveis em matéria de dados de cálculo.

Uma explicação concisa, suficiente para facilitar a capacidade do subscritor de um índice de referência ou a capacidade da autoridade competente para compreender a forma como o cálculo foi desenvolvido, incluindo, no mínimo, a dimensão e a liquidez do mercado físico a avaliar (como o número e volume das transações apresentadas), o intervalo e o volume médio e o intervalo e a média de preços e percentagens indicativas de cada tipo de dados de cálculo que foram tidos em consideração num cálculo; devem incluir-se termos referentes à metodologia de fixação de preços, como «baseado em transações», «baseado no diferencial» ou «interpolado/extrapolado»; e

Uma explicação concisa do grau e da base em que foram utilizados juízos de valor em cálculos, incluindo na exclusão de dados que estavam em conformidade com os requisitos da metodologia relevante utilizada no cálculo, em que se basearam os preços em diferenciais ou na interpolação, extrapolação ou ponderação de ofertas de compra e venda superiores às transações concluídas.

Especificar os critérios que definem quem pode transmitir dados de cálculo ao administrador;

Dispor de procedimentos de controlo da qualidade para avaliar a identidade dos fornecedores e dos transmitentes que comuniquem dados de cálculo, assim como a autorização desses transmitentes para comunicarem dados de cálculo em nome de um fornecedor;

Especificar os critérios aplicados aos empregados de um fornecedor que são autorizados a transmitir dados de cálculo a um administrador em nome de um fornecedor; encorajar os fornecedores a apresentar dados de transações de serviços administrativos (back office) e procurar corroborar dados de outras fontes se os dados das transações forem recebidos diretamente de um comerciante; e

Aplicar controlos internos e procedimentos escritos para identificar comunicações entre fornecedores e avaliadores que tentem influenciar um cálculo em benefício de uma dada posição negocial (quer seja do fornecedor, dos seus empregados ou de um terceiro), tentativas de fazer com que um avaliador viole as regras ou diretrizes de um administrador ou identificar fornecedores que se envolvam num padrão de transmissão de dados de transações anómalos ou suspeitos. Esses procedimentos devem incluir, na medida do possível, disposições em matéria de escalas do inquérito pelo administrador dentro da empresa do fornecedor. Os controlos devem incluir a verificação cruzada de indicadores de mercado para validar as informações apresentadas.

Adotar e aplicar regras internas e diretrizes explícitas para selecionar os avaliadores, incluindo o nível mínimo de formação, experiência e competências, assim como o processo de revisão periódica das suas competências;

Dispor de mecanismos que garantam a realização coerente e regular dos cálculos;

Manter um planeamento de continuidade e sucessão relativamente aos seus avaliadores, a fim de assegurar que os cálculos são efetuados de forma consistente e por empregados que possuem os níveis adequados de experiência; e

Estabelecer procedimentos internos de controlo destinados a assegurar a integridade e a fiabilidade dos cálculos. Esses controlos e procedimentos devem exigir, no mínimo, a supervisão contínua dos avaliadores a fim de assegurar a correta aplicação da metodologia e dos procedimentos de validação interna por um supervisor antes do lançamento dos preços para divulgação nos mercados.

Todos os dados de cálculo;

Os juízos efetuados pelos avaliadores para realizar o cálculo de cada índice de referência;

Os cálculos que tenham excluído uma determinada transação, que estava em conformidade com os requisitos da metodologia relevante, e a justificação para essa exclusão;

A identidade de cada avaliador e de qualquer outra pessoa que tenha transmitido ou gerado informações contidas nas alíneas a), b) ou c).

Assegurar que os cálculos dos índices de referência não sejam influenciados pela existência ou o potencial de uma relação comercial ou pessoal ou por interesses entre o administrador ou as suas filiais, pessoal, clientes, participantes no mercado ou pessoas relacionadas com os mesmos;

Assegurar que os interesses pessoais e as relações empresariais dos funcionários do administrador não permitam comprometer as funções do administrador, nomeadamente um segundo emprego, viagens e aceitação de entretenimento, ofertas e hospitalidade oferecidos pelos clientes do administrador ou por outros participantes no mercado das mercadorias;

Assegurar, relativamente aos conflitos identificados, uma segregação adequada das funções do administrador através de supervisão, remuneração, acesso aos sistemas e fluxos de informação;

Proteger a confidencialidade das informações transmitidas ao administrador ou produzidas por ele, sujeita a obrigações de divulgação do administrador;

Proibir os gestores, avaliadores e outros empregados do administrador de contribuir para o cálculo de um índice de referência envolvendo-se em ofertas de compra e venda e negócios, quer numa base pessoal ou em nome de participantes no mercado; e

Abordar eficazmente os conflitos de interesses identificados que possam existir entre a elaboração do índice de referência pelo administrador (incluindo todos os empregados que realizam ou participam no cálculo do índice de referência) e qualquer outra atividade do administrador.

Que o administrador aplique de forma satisfatória os requisitos do regulamento; e

Que as responsabilidades sejam claramente definidas e não entrem em conflito nem causem perceção de conflito.

Os subscritores do índice de referência possam apresentar reclamações sobre a representatividade de um cálculo específico de um índice de referência em relação ao valor do mercado, sobre alterações propostas ao cálculo do índice de referência, sobre a aplicação da metodologia em relação ao cálculo de um índice de referência específico e sobre outras decisões editoriais relativas aos processos de cálculo do índice de referência;

Exista um calendário-alvo para o tratamento das reclamações;

As reclamações formais apresentadas contra um administrador e o seu pessoal sejam investigadas por esse administrador de forma atempada e justa;

O inquérito seja realizado independentemente de qualquer pessoal que possa estar envolvido no assunto da reclamação;

O administrador procure concluir a investigação rapidamente;

O administrador aconselhe o autor da reclamação e outras partes relevantes sobre o resultado da investigação por escrito e num prazo razoável;

Exista recurso a um terceiro independente nomeado pelo administrador se o autor de uma reclamação não estiver satisfeito com a forma como uma reclamação é recebida pelo administrador relevante ou com a decisão do administrador relativamente na situação o mais tardar seis meses a contar da apresentação da reclamação original; e

Todos os documentos relacionados com uma reclamação, incluindo os apresentados pelo autor da reclamação, assim como o registo do administrador, sejam conservados pelo menos durante cinco anos.