ALLEGATO II

tutti i criteri e le procedure usati per elaborare l'indice di riferimento, incluse le modalità d'uso dei dati forniti da parte dell'amministratore, il volume specifico, le operazioni concluse e segnalate, le offerte d'acquisto e di vendita e qualunque altra informazione di mercato, nella sua valutazione o nei periodi o finestre temporali della valutazione, il motivo per cui è utilizzata una data unità di riferimento, le modalità di raccolta dei dati forniti da parte dell'amministratore, gli orientamenti che controllano l'esercizio delle valutazioni da parte dei valutatori e qualunque altra informazione, quali ipotesi, modelli o estrapolazioni dai dati raccolti che sono prese in considerazione nella valutazione;

le procedure e prassi volte ad assicurare la coerenza nell'esercizio della valutazione da parte dei valutatori;

l'importanza relativa assegnata a ciascun criterio usato nel calcolo dell'indice di riferimento, in particolare il tipo di dati usati e il tipo di criterio usato nella valutazione, in modo tale da assicurare la qualità e l'integrità del calcolo dell'indice di riferimento;

i criteri che individuano la quantità minima di dati sulle operazioni richiesta per il calcolo di un particolare indice di riferimento. Se tale soglia non è indicata, sono spiegate le ragioni per le quali non è stabilita la soglia minima, indicando anche le procedure da seguire in assenza di dati sulle operazioni;

i criteri relativi ai periodi di valutazione in cui i dati scendono al di sotto della soglia raccomandata dalla metodologia per i dati sulle operazioni o dalle norme sulla qualità prescritte per gli amministratori, inclusi eventuali metodi alternativi di valutazione come i modelli di stima teorica. Laddove non esistano dati sulle operazioni, tali criteri illustrano le procedure da utilizzare;

i criteri per la puntuale contribuzione di dati e i relativi mezzi, elettronici, telefonici o di altro tipo;

i criteri e le procedure relativi ai periodi di valutazione in cui uno o più contributori inviano dati che costituiscono una quota significativa del totale dei dati per l'indice di riferimento. L'amministratore definisce in tali criteri e procedure anche cosa si intende per quota significativa ai fini del calcolo di ciascun indice di riferimento;

i criteri in base ai quali i dati sulle operazioni possono essere esclusi dal calcolo di un indice di riferimento.

il motivo dell'adozione di una particolare metodologia, incluse eventuali tecniche di rettifica dei prezzi e una giustificazione del motivo per cui l'intervallo o la finestra temporale di accettazione dei dati forniti costituisce un indicatore affidabile dei valori del mercato fisico;

la procedura per il riesame e l'approvazione interna di una data metodologia, nonché la frequenza di tale riesame;

la procedura per il riesame esterno di una data metodologia, incluse le procedure per acquisire l'accettazione da parte del mercato della metodologia attraverso la consultazione con gli utenti su importanti modifiche dei processi di calcolo degli indici di riferimento.

un preavviso, in un intervallo di tempo ben definito, che consente agli utenti di analizzare e commentare sufficientemente l'impatto delle modifiche proposte, tenendo conto del calcolo delle circostanze complessive da parte dell'amministratore;

che le osservazioni degli utenti, nonché la risposta dell'amministratore a dette osservazioni, siano accessibili agli utenti del mercato dopo un dato periodo di consultazione, salvo richiesta di riservatezza da parte di chi ha formulato le osservazioni.

specifica i criteri che definiscono le merci fisiche soggette a una data metodologia;

assegna la priorità ai dati forniti nel seguente ordine, compatibilmente con le proprie metodologie:

Se alle operazioni concluse e segnalate non viene assegnata la priorità, ne sono fornite le motivazioni come disposto al punto 7, lettera b);

adotta misure sufficienti volte all'utilizzo di dati forniti e presi in considerazione in buona fede nel calcolo di un indice di riferimento, il che significa che le parti che inviano i dati hanno eseguito, o sono preparate a eseguire, operazioni che generano tali dati e che le operazioni concluse sono state eseguite in base al principio di libera concorrenza, con particolare attenzione alle operazioni tra consociate;

definisce e impiega procedure per individuare dati anomali o sospetti sulle operazioni e conserva le registrazioni delle decisioni di esclusione di dati sulle operazioni dal processo di calcolo dell'indice di riferimento dell'amministratore;

incoraggia i ►C2  contributori di dati ◄ a inviare tutti i dati di cui dispongono che rientrano nei criteri fissati dall'amministratore per il calcolo. Gli amministratori si adoperano, per quanto ragionevolmente possibile, al fine di assicurare che i dati inviati siano rappresentativi delle operazioni effettivamente concluse dai ►C2  contributori di dati ◄ ; e

utilizza un sistema di misure adeguate in modo tale da assicurare che i contributori si conformino alle sue norme di qualità e integrità per i dati applicabili.

una spiegazione concisa, sufficiente a favorire la comprensione, da parte di un sottoscrittore o dell'autorità competente dell'indice di riferimento, della modalità di sviluppo del calcolo, inclusi, quanto meno, l'entità e la liquidità del mercato fisico valutato (in termini di numero e volume delle operazioni inviate), l'intervallo e la media di volume e prezzo, nonché le percentuali indicative di ciascun tipo di dati considerati nel calcolo; sono inclusi i termini riferiti alla metodologia di determinazione del prezzo, quali basati sulle operazioni, basati sullo spread o interpolati o estrapolati; e

una spiegazione concisa della misura in cui e dei fondamenti in base ai quali nel calcolo si è fatto uso di valutazioni, inclusi i dati esclusi che altrimenti sarebbero stati conformi ai requisiti della pertinente metodologia di calcolo, i prezzi sono stati stimati in base a spread, interpolazioni o estrapolazioni, o alle offerte di acquisto o di vendita sono state assegnate ponderazioni superiori a quelle delle operazioni concluse, se presenti.

specifica i criteri che definiscono chi può inviare i dati all'amministratore;

dispone di procedure di controllo qualità per valutare l'identità dei contributori e dei notificatori che comunicano i dati, nonché l'autorizzazione di tali notificatori a comunicare i dati per conto del contributore;

specifica i criteri applicati ai dipendenti dei contributori ai quali è consentito inviare dati agli amministratori per conto del contributore; incoraggia i contributori a inviare dati sulle operazioni dalle funzioni di back office e a reperire dati di conferma presso altre fonti laddove i dati sulle operazioni provengano direttamente da un trader; e

attua controlli interni e procedure scritte per rilevare comunicazioni tra contributori e valutatori che cerchino di influenzare un calcolo a beneficio di una posizione di negoziazione (del contributore, dei suoi dipendenti o di terzi), di indurre un valutatore a violare le norme o gli orientamenti dell'amministratore, o per individuare ►C2  contributori di dati ◄ coinvolti nell'invio di dati sospetti o anomali sulle operazioni. Tali procedure includono, nella misura del possibile, disposizioni che consentono di svolgere indagini più approfondite da parte dell'amministratore nella società del contributore. I controlli includono controlli incrociati degli indicatori di mercato per la convalida delle informazioni inviate.

adotta e si dota di esplicite norme e orientamenti interni per la selezione dei valutatori, incluso il livello minimo di formazione, esperienza e competenze, nonché di un processo per il riesame periodico delle loro competenze;

dispone di meccanismi atti a garantire che i calcoli siano effettuati in maniera coerente e regolare;

mantiene la continuità e la programmazione dell'avvicendamento in relazione ai valutatori, per assicurare che i calcoli siano effettuati in maniera coerente e da dipendenti in possesso di pertinenti livelli di esperienza; e

istituisce procedure di controllo interno per assicurare l'integrità e l'affidabilità dei calcoli. Detti controlli e procedure interni richiedono quanto meno la costante supervisione dei valutatori per cercare di assicurare la corretta applicazione della metodologia e procedure di approvazione da parte dell'autorità di vigilanza prima della diffusione degli indici di riferimento al mercato.

tutti i dati;

le valutazioni effettuate dai valutatori nel calcolo dell'indice di riferimento;

l'esclusione, nel quadro di un calcolo, di una particolare operazione che diversamente sarebbe stata conforme ai requisiti della metodologia di calcolo pertinente, e la motivazione dell'esclusione;

l'identità di ciascun valutatore e di chiunque altro abbia inviato o comunque prodotto le informazioni di cui alle lettere a), b) o c).

assicurano che i calcoli dell'indice di riferimento non siano influenzati da interessi o rapporti d'affari commerciali o personali, effettivi o potenziali, tra l'amministratore o le sue consociate, il suo personale, i clienti, gli operatori di mercato o persone a essi connesse;

assicurano che gli interessi personali e le relazioni commerciali dei dipendenti dell'amministratore non compromettano le funzioni dell'amministratore, inclusi doppia attività, viaggi e accettazione di intrattenimenti, omaggi e ospitalità forniti dai clienti dell'amministratore o da altri operatori dei mercati delle merci;

assicurano, in relazione ai conflitti individuati, l'opportuna segregazione delle funzioni interne dell'amministratore in termini di sorveglianza, remunerazione, accesso ai sistemi e flussi informativi;

proteggono la riservatezza delle informazioni fornite o prodotte dall'amministratore, subordinatamente agli obblighi di divulgazione dell'amministratore stesso;

proibiscono a dirigenti, valutatori e altri dipendenti dell'amministratore di contribuire al calcolo di indici di riferimento mediante offerte d'acquisto o di vendita, transazioni, per proprio conto o per conto di operatori di mercato; e

affrontano efficacemente i possibili conflitti di interesse individuati tra l'attività di fornitura degli indici di riferimento di un amministratore (inclusi tutti i dipendenti che svolgono o che sono comunque coinvolti nelle responsabilità di calcolo degli indici di riferimento) e qualunque altra attività.

che l'amministratore dia applicazione in maniera soddisfacente ai requisiti del presente regolamento; e

che le responsabilità siano chiaramente definite e non siano in conflitto né causino la percezione di un conflitto.

i sottoscrittori di un indice di riferimento possono presentare reclami per contestare la rappresentatività del calcolo di uno specifico indice di riferimento rispetto al valore di mercato, le modifiche proposte al calcolo degli indici di riferimento, le applicazioni della metodologia in relazione al calcolo di specifici indici di riferimento e altre decisioni editoriali relative ai processi di calcolo degli indici di riferimento;

esistano termini predefiniti per la gestione dei reclami;

i reclami formali presentati nei confronti di un amministratore e del suo personale siano trattati da parte dell'amministratore in modo tempestivo ed equo;

la trattazione sia condotta indipendentemente dal personale coinvolto nell'oggetto del reclamo;

l'obiettivo degli amministratori sia quello di portare a termine la trattazione senza indugio:

gli amministratori informino per iscritto chi presenta il reclamo ed eventuali altre parti dell'esito della trattazione entro un intervallo di tempo ragionevole;

vi sia possibilità di ricorso a un terzo indipendente nominato dall'amministratore se il reclamante non è soddisfatto della modalità di gestione del reclamo da parte dell'amministratore pertinente o della decisione dell'amministratore sulla situazione non oltre sei mesi dalla data del reclamo iniziale; e

tutti i documenti relativi ai reclami, inclusi quelli prodotti dal reclamante, nonché le registrazioni dell'amministratore vengano conservati per almeno cinque anni.