ANEXA II

toate criteriile și procedurile care sunt utilizate pentru elaborarea indicelui de referință, inclusiv modul în care administratorul utilizează datele de intrare, inclusiv volumul specific, tranzacțiile încheiate și raportate, ofertele și orice alte informații de piață în evaluarea sa sau în perioadele sau intervalele de evaluare, de ce este utilizată o anumită unitate de referință, modul în care administratorul colectează astfel de date de intrare, orientările care controlează exercitarea puterii de decizie de către evaluatori și orice alte informații, precum ipoteze, modele sau extrapolarea pornind de la datele colectate care sunt luate în considerare în momentul realizării unei evaluări;

procedurile și practicile aferente care sunt concepute să asigure coerența între evaluatorii acesteia în exercitarea puterii lor de decizie;

importanța relativă care este atribuită fiecărui criteriu utilizat în calculul indicelui de referință, în special tipul de date de intrare utilizate și tipul de criteriu utilizat pentru a orienta exercitarea puterii de decizie astfel încât să se asigure calitatea și integritatea calculului indicelui de referință;

criteriile care precizează cantitatea minimă de date privind tranzacțiile necesare pentru calculul unui anumit indice de referință. În cazul în care nu se prevede un astfel de prag, trebuie explicate motivele pentru care nu s-a stabilit un prag minim, inclusiv procedurile care urmează a fi utilizate în cazul în care nu există date privind tranzacțiile;

criteriile privind perioadele de evaluare în cazul în care datele prezentate se situează sub pragul recomandat în metodologie referitor la datele privind tranzacțiile sau sub standardele de calitate impuse de administrator, inclusiv eventualele metode alternative de evaluare, printre care modelele de estimare teoretică. Aceste criterii explică procedurile ce urmează a fi utilizate în cazul în care nu există date privind tranzacțiile;

criteriile privind caracterul oportun al contribuțiilor cu date de intrare și mijloacele de transmitere a acestor contribuții cu date de intrare, fie pe cale electronică, fie prin telefon sau în alt mod;

criteriile și procedurile aplicabile perioadelor de evaluare în cazul în care unul sau mai mulți contribuitori prezintă date de intrare care constituie o proporție semnificativă din totalul datelor de intrare pentru respectivul indice de referință. Administratorul definește, de asemenea, în cadrul criteriilor și procedurilor respective, ceea ce constituie o proporție semnificativă pentru calculul fiecărui indice de referință;

criteriile potrivit cărora datele privind tranzacțiile pot fi excluse din calculul unui indice de referință.

argumentele care justifică adoptarea unei anumite metodologii, inclusiv orice tehnici de ajustare a prețurilor și o justificare a motivului pentru care perioada de timp sau intervalul de evaluare în care sunt acceptate date de intrare reprezintă un indicator fiabil al valorilor pieței fizice;

procedura de reexaminare internă și de aprobare a unei anumite metodologii, precum și frecvența acestei reexaminări;

procedura de revizuire externă a unei anumite metodologii, inclusiv procedurile pentru obținerea acceptării pe piață a metodologiei prin consultări cu utilizatorii cu privire la modificările importante aduse procedurilor acestora de calculare a indicelui de referință.

notificarea prealabilă într-un termen clar, care le oferă utilizatorilor suficiente posibilități de a analiza și de a face observații cu privire la impactul acestor propuneri de modificări, având în vedere aprecierea administratorului cu privire la circumstanțele generale;

ca observațiile utilizatorilor și răspunsul administratorului la observațiile respective să fie accesibile tuturor utilizatorilor pieței după orice perioadă de consultare prevăzută, cu excepția cazului în care cel care a făcut observațiile a solicitat confidențialitatea.

precizează criteriile care definesc marfa fizică care face obiectul unei anumite metodologii;

acordă prioritate datelor de intrare în următoarea ordine, în cazul în care acestea sunt în concordanță cu metodologiile sale:

Dacă nu se acordă prioritate tranzacțiilor încheiate și raportate, ar trebui să fie explicate motivele, astfel cum se cere la punctul 7 litera (b);

adoptă măsuri suficiente destinate utilizării datelor de intrare prezentate și avute în vedere în calculul unui indice de referință, care sunt de bună credință, ceea ce înseamnă că părțile care au transmis datele de intrare au executat sau sunt pregătite să execute tranzacții care generează astfel de date de intrare și tranzacțiile încheiate au fost executate în baza principiului deplinei concurențe, iar o atenție deosebită este acordată tranzacțiilor între întreprinderile afiliate;

stabilește și utilizează proceduri pentru identificarea datelor anormale sau suspecte privind tranzacțiile și ține o evidență a deciziilor de a exclude datele privind tranzacțiile din procesul său de calcul al indicelui de referință;

încurajează contribuitorii să transmită toate datele de intrare de care dispun care se încadrează în criteriile administratorului pentru calculul respectiv. Administratorii urmăresc, în măsura în care pot face acest lucru și este rezonabil, să se asigure că datele de intrare transmise sunt reprezentative pentru tranzacțiile încheiate efectiv ale contribuitorilor; și

utilizează un sistem de măsuri adecvate pentru a se asigura că standardele aplicabile de calitate și integritate ale administratorului cu privire la datele de intrare sunt respectate de contribuitori.

o explicație concisă, suficientă pentru a facilita capacitatea abonatului la indicele de referință sau a autorității competente de a înțelege modul de elaborare a calculelor, incluzând, cel puțin, dimensiunea și lichiditatea pieței fizice evaluate (cum ar fi numărul și volumul tranzacțiilor transmise), intervalul de volume și volumul mediu și gama de prețuri și prețul mediu, precum și procentele orientative ale fiecărui tip de date de intrare care au fost luate în considerare în cadrul unui calcul; termenii referitori la metodologia de stabilire a prețului, precum „pe bază de tranzacții”, „pe bază de marjă” sau „interpolat sau extrapolat”; și

o explicație concisă a măsurii în care și a oricăror argumente pe baza cărora a fost folosită la calcule puterea de decizie care a presupus excluderi de date care, altfel, erau conforme cu cerințele prevăzute în metodologia relevantă pentru calculul respectiv, fundamentarea prețurilor pe marje sau pe interpolare, extrapolare sau ponderarea ofertelor la un nivel mai ridicat decât cel al tranzacțiilor încheiate, dacă este cazul.

precizează criteriile care definesc cine poate transmite date de intrare administratorului;

dispune de proceduri de control al calității pentru a evalua identitatea unui contribuitor și a persoanei care raportează date de intrare, precum și autorizația unei astfel de persoane de a raporta date de intrare în numele unui contribuitor;

precizează criteriile aplicate angajaților unui contribuitor care sunt autorizați să transmită date de intrare unui administrator în numele unui contribuitor; încurajează contribuitorii să transmită date privind tranzacțiile provenind de la funcțiile administrative (back office) și urmărește coroborarea datelor din alte surse în cazul în care datele privind tranzacțiile sunt primite în mod direct de la un trader; și

instituie controale interne și proceduri scrise pentru identificarea comunicărilor dintre contribuitori și evaluatori care încearcă să influențeze un calcul în beneficiul oricărei poziții de tranzacționare (fie aceasta a contribuitorului, a angajaților acestuia sau a oricărei părți terțe), care încearcă să determine un evaluator să încalce normele sau orientările administratorului sau să identifice contribuitorii care transmit în mod sistematic date anormale sau suspecte privind tranzacțiile. Procedurile respective includ, în măsura în care este posibil, dispoziții prin care administratorul să poată ajunge la un nivel superior investigația efectuată în cadrul societății contribuitorului. Controalele includ verificarea încrucișată a indicatorilor de piață pentru validarea informațiilor transmise.

adoptă și dispune de norme interne și de orientări clare privind selectarea evaluatorilor, care includ nivelul minim de formare profesională, de experiență și de competență al acestora, precum și o procedură de reexaminare periodică a competențelor lor;

dispune de proceduri pentru a asigura realizarea uniformă și regulată a calculelor;

asigură continuitatea evaluatorilor și planificarea înlocuirii cu privire la evaluatorii săi pentru a se asigura că calculele sunt realizate în mod uniform și de către angajați care dețin un nivel relevant de cunoștințe de specialitate; și

stabilește proceduri de control intern pentru a asigura integritatea și fiabilitatea calculelor. Astfel de controale interne și proceduri prevăd cel puțin supravegherea continuă a evaluatorilor pentru a se asigura că metodologia a fost aplicată în mod corespunzător și proceduri pentru aprobarea internă de către un supraveghetor a transmiterii prețurilor pentru a fi diseminate pe piață.

toate datele de intrare;

deciziile care sunt luate de către evaluatori pentru calcularea fiecărui indice de referință;

dacă un calcul a exclus o anumită tranzacție, care în rest era conformă cu cerințele metodologiei relevante pentru calculul respectiv, și argumentele care au justificat o astfel de excludere;

identitatea fiecărui evaluator și cea a oricărei alte persoane care a transmis sau a generat în alt mod oricare dintre informațiile de la literele (a), (b) sau (c).

garantează faptul că calculele indicelui de referință nu sunt influențate de existența sau de eventuala existență a unei relații comerciale cu caracter profesional sau personal sau a unui interes între administrator sau entitățile afiliate ale acestuia, personalul său, clienții săi, orice participant pe piață sau persoane aflate în legătură cu acestea;

garantează faptul că interesele personale și legăturile comerciale ale personalului administratorului nu compromit funcțiile administratorului, inclusiv în afara locului de muncă, în contextul deplasărilor și al acceptării de servicii de divertisment, de cadouri și de ospitalitate oferite de clienții administratorului sau de alți participanți pe piața de mărfuri;

asigură, cu privire la conflictele identificate, separarea adecvată a funcțiilor în cadrul administratorului prin intermediul supravegherii, compensării, accesului la sisteme și fluxurilor de informații;

protejează confidențialitatea informațiilor transmise administratorului sau elaborate de acesta, sub rezerva obligațiilor administratorului în materie de divulgare;

interzic personalului de conducere, evaluatorilor și altor angajați ai administratorului să contribuie la calculul unui indice de referință prin implicarea în oferte și tranzacții, fie în nume personal, fie în numele participanților pe piață; și

gestionează în mod eficace orice conflict de interese identificat care ar putea exista între furnizarea de către administrator a indicelui referință (care îi include pe toți angajații care efectuează calculul indicelui de referință sau participă în alt fel la responsabilitățile legate de acesta) și orice altă activitate a administratorului.

că administratorul pune în aplicare în mod satisfăcător cerințele prezentului regulament; și

faptul că responsabilitățile sunt în mod clar definite și nu intră în conflict sau nu dau impresia unui conflict.

abonații indicelui de referință pot depune plângeri cu privire la caracterul reprezentativ pentru valoarea de piață al calculului unui anumit indice de referință, propuneri de modificări ale calculului unui indice de referință, aplicarea metodologiei în legătură cu calculul unui anumit indice de referință și alte decizii editoriale legate de procedeele de calcul al indicelui de referință;

există un calendar vizat pentru soluționarea plângerilor;

plângerile formale formulate împotriva unui administrator și a personalului acestuia sunt cercetate de către administratorul respectiv în timp util și în mod imparțial;

investigația este derulată în mod independent față de personalul care ar putea fi implicat în obiectul plângerii;

administratorul vizează finalizarea rapidă a investigației sale;

administratorul informează în scris reclamantul și oricare alte părți relevante cu privire la rezultatul investigației într-un termen rezonabil;

există posibilitatea recurgerii, în termen de cel mult șase luni de la data plângerii inițiale, la o parte terță independentă numită de administrator, în cazul în care reclamantul este nemulțumit de modul în care a fost soluționată o plângere de către administratorul relevant sau de decizia administratorului în situația respectivă; și

toate documentele referitoare la o plângere, inclusiv cele transmise de către reclamant, precum și evidențele proprii ale unui administrator se păstrează pentru o perioadă de minimum cinci ani.