14 Rapportering av överträdelser till behöriga myndigheter

I synnerhet bör interna förfaranden för uppgiftslämning

• a. dokumenteras (t.ex. i personalhandböcker),
• b. omfatta tydliga regler som säkerställer att uppgifter om den som rapporterar en överträdelse, den som är föremål för rapportering och överträdelsen i sig behandlas konfidentiellt i enlighet med direktiv 95/2016/EG, såvida inte offentliggörande i enlighet med nationell lagstiftning krävs i samband med ytterligare utredningar eller efterföljande rättsliga förfaranden,
• c. skydda personal som tar upp problem mot att drabbas av bestraffning eller diskriminering till följd av att de röjt överträdelser som kan rapporteras,
• d. säkerställa att de potentiella eller faktiska överträdelser som tas upp bedöms och rapporteras, när det är lämpligt även till relevant behörig myndighet eller brottsbekämpande organ, EBA Regular Use
• e. säkerställa, där så är möjligt, att personal som rapporterat en potentiell eller faktisk överträdelse får en bekräftelse på att uppgifterna tagits emot,
• f. säkerställa att resultaten av utredningar av rapporterade överträdelser följs upp, och
• g. säkerställa lämplig registerhållning.

Behöriga myndigheter bör inrätta effektiva och tillförlitliga mekanismer för att underlätta för institutens personal att rapportera till behöriga myndigheter om potentiella eller faktiska överträdelser av rättsliga och administrativa krav, inklusive men inte begränsat till kraven i förordning (EU) nr 575/2013 och nationella bestämmelser om införlivande av direktiv 2013/36/EU. Dessa mekanismer bör åtminstone omfatta

• a. särskilda förfaranden för mottagande av rapporter om överträdelser och uppföljning av dem, exempelvis en särskild avdelning, enhet eller funktion för visselblåsning,
• b. lämpligt skydd såsom beskrivs i avsnitt 13,
• c. skydd av personuppgifter både för den fysiska person som rapporterar överträdelsen och den fysiska person som påstås vara ansvarig för överträdelsen, i enlighet med förordning nr 2016/679/EG (den allmänna dataskyddsförordningen), och
• d. tydliga förfaranden i enlighet med avsnitt 13.