14 Indberetning af overtrædelser til de kompetente myndigheder

Navnlig bør interne advarselsprocedurer:

• a. være dokumenteret (f.eks. personalehåndbøger)
• b. fastlægge klare regler, der sikrer, at oplysninger om indberetningen, de indberettede og overtrædelsen behandles fortroligt, i overensstemmelse med forordning (EU) 2016/679, medmindre offentliggørelse kræves i national ret som led i yderligere undersøgelser eller efterfølgende retssager
• c. beskytte medarbejdere, der gør opmærksom på problemer, mod at blive udsat for repressalier, fordi de har videregivet oplysninger om overtrædelser, der kan indberettes
• d. sikre, at de potentielle eller faktiske overtrædelser, der gøres opmærksom på, vurderes og videreformidles, herunder efter behov til den relevante kompetente myndighed eller retshåndhævende myndighed
• e. om muligt sikre, at medarbejdere, der har gjort opmærksom på potentielle eller faktiske overtrædelser, får en bekræftelse af modtagelsen af oplysningerne
• f. sikre sporing af resultatet af en undersøgelse af en indberettet overtrædelse og
• g. sikre hensigtsmæssig registrering.

De kompetente myndigheder bør indføre effektive og pålidelige mekanismer, som gør det muligt for institutternes medarbejdere at indberette relevante potentielle eller faktiske overtrædelser af lovgivningsmæssige krav, herunder, men ikke begrænset til, kravene i forordning (EU) nr. 575/2013 og nationale bestemmelser til gennemførelse af direktiv 2013/36/EU, til de kompetente myndigheder. Disse mekanismer bør som minimum omfatte:

• a. særlige procedurer for modtagelse af indberetninger om overtrædelser og opfølgning heraf, f.eks. en dedikeret whistleblowerafdeling, -enhed eller -funktion
• b. passende beskyttelse, jf. afsnit 13
• c. beskyttelse af personoplysninger både hvad angår den fysiske person, som indberetter overtrædelsen, og den fysiske person, som formodes at være ansvarlig for overtrædelsen, i overensstemmelse med direktiv 2016/679/EF (GDPR) og
• d. klare procedurer, jf. afsnit 13.