Άρθρο 11 Λειτουργίες συμμόρφωσης

1.   Οι υπόχρεες οντότητες διορίζουν ένα μέλος του διοικητικού οργάνου υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα, το οποίο είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον παρόντα κανονισμό, τον κανονισμό (ΕΕ) 2023/1113 και κάθε διοικητική πράξη που εκδίδεται από οποιονδήποτε εποπτικό φορέα («ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης»).

Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης διασφαλίζει ότι οι εσωτερικές πολιτικές, οι διαδικασίες και οι έλεγχοι της υπόχρεης οντότητας συνάδουν με την έκθεση της υπόχρεης οντότητας σε κίνδυνο και ότι εφαρμόζονται. Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης διασφαλίζει επίσης ότι διατίθενται επαρκείς ανθρώπινοι και υλικοί πόροι για τον σκοπό αυτό. Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης είναι υπεύθυνο για τη λήψη πληροφοριών σχετικά με σημαντικές ή ουσιώδεις αδυναμίες στις εν λόγω πολιτικές, διαδικασίες και ελέγχους.

Όταν το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα είναι συλλογικώς υπεύθυνο για τις αποφάσεις του, το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης είναι υπεύθυνο να το επικουρεί και να το συμβουλεύει και να προετοιμάζει τις αποφάσεις που είναι αναγκαίες για την εφαρμογή του παρόντος άρθρου.

2.   Οι υπόχρεες οντότητες διαθέτουν υπεύθυνο συμμόρφωσης, ο οποίος ορίζεται από το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα και με επαρκώς υψηλή θέση στην ιεραρχία, ο οποίος είναι υπεύθυνος για τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τους ελέγχους στην καθημερινή τήρηση των απαιτήσεων ΚΞΧ/ΧΤ της υπόχρεης οντότητας, μεταξύ άλλων σε σχέση με την εφαρμογή στοχευμένων οικονομικών κυρώσεων, και αποτελεί σημείο επαφής για τις αρμόδιες αρχές. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης είναι επίσης υπεύθυνος για την υποβολή εκθέσεων σχετικά με ύποπτες συναλλαγές στη ΜΧΠ σύμφωνα με το άρθρο 69 παράγραφος 6.

Στην περίπτωση υπόχρεων οντοτήτων που υπόκεινται σε ελέγχους των ανώτερων διοικητικών στελεχών τους ή των πραγματικών δικαιούχων δυνάμει του άρθρου 6 της οδηγίας (EΕ) 2024/1640 ή βάσει άλλων ενωσιακών νομικών πράξεων, οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης υπόκεινται σε επαλήθευση της συμμόρφωσής τους με τις εν λόγω απαιτήσεις.

Όταν αυτό δικαιολογείται από το μέγεθος της υπόχρεης οντότητας και τον χαμηλό κίνδυνο των δραστηριοτήτων της, μια υπόχρεη οντότητα που είναι μέρος ομίλου δύναται να ορίζει ως υπεύθυνο συμμόρφωσης άτομο το οποίο ασκεί την εν λόγω αρμοδιότητα σε άλλη οντότητα εντός του ομίλου.

Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης μπορεί να απομακρυνθεί μόνο μετά από προηγούμενη κοινοποίηση στο διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα. Η υπόχρεη οντότητα κοινοποιεί στον εποπτικό φορέα την απομάκρυνση του υπεύθυνου συμμόρφωσης, διευκρινίζοντας αν η απόφαση σχετίζεται με την εκτέλεση των καθηκόντων που ανατίθενται δυνάμει του παρόντος κανονισμού. Ο υπεύθυνος συμμόρφωσης μπορεί, με δική του πρωτοβουλία ή κατόπιν αιτήματος, να παρέχει πληροφορίες στον εποπτικό φορέα σχετικά με την απομάκρυνση. Ο εποπτικός φορέας μπορεί να χρησιμοποιήσει τις εν λόγω πληροφορίες για την εκτέλεση των καθηκόντων του δυνάμει του δεύτερου εδαφίου της παρούσας παραγράφου και του άρθρου 37 παράγραφος 4 της οδηγίας (EΕ) 2024/1640.

3.   Οι υπόχρεες οντότητες εξασφαλίζουν για τις λειτουργίες συμμόρφωσης επαρκείς πόρους, μεταξύ άλλων, προσωπικό και τεχνολογία, ανάλογα με το μέγεθος, τον χαρακτήρα και τους κινδύνους της υπόχρεης οντότητας για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους και διασφαλίζουν ότι στα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για αυτές τις λειτουργίες ανατίθενται οι αρμοδιότητες υποβολής προτάσεων σχετικά με τυχόν μέτρα που είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών πολιτικών, διαδικασιών και ελέγχων της υπόχρεης οντότητας.

4.   Οι υπόχρεες οντότητες λαμβάνουν μέτρα για να διασφαλίσουν ότι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης προστατεύεται από αντίποινα, διακρίσεις και κάθε άλλη μορφή άδικης αντιμετώπισης, και ότι οι αποφάσεις του υπεύθυνου συμμόρφωσης δεν υπονομεύονται ούτε επηρεάζονται αδικαιολόγητα από εμπορικά συμφέροντα της υπόχρεης οντότητας.

5.   Οι υπόχρεες οντότητες διασφαλίζουν ότι ο υπεύθυνος συμμόρφωσης και το πρόσωπο που είναι υπεύθυνο για την υπηρεσία ελέγχου που αναφέρεται στο άρθρο 9 παράγραφος 2 στοιχείο β) μπορούν να αναφέρονται απευθείας στο διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα και, όταν υπάρχει τέτοιο όργανο, στο διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα ανεξάρτητα, και μπορούν να εγείρουν ανησυχίες και να προειδοποιούν το διοικητικό όργανο, όταν συγκεκριμένες εξελίξεις κινδύνου επηρεάζουν ή ενδέχεται να επηρεάσουν την υπόχρεη οντότητα.

Οι υπόχρεες οντότητες διασφαλίζουν ότι τα πρόσωπα που συμμετέχουν άμεσα ή έμμεσα στην εφαρμογή του παρόντος κανονισμού, του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1113 και κάθε διοικητικής πράξης που εκδίδεται από οποιονδήποτε εποπτικό φορέα, έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες και τα δεδομένα που απαιτούνται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.

6.   Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης υποβάλλει τακτικά εκθέσεις στο διοικητικό όργανο σχετικά με την εφαρμογή των εσωτερικών πολιτικών, των διαδικασιών και των ελέγχων της υπόχρεης οντότητας. Συγκεκριμένα, το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης υποβάλλει μία φορά ετησίως, ή, κατά περίπτωση, συχνότερα, στο διοικητικό όργανο έκθεση σχετικά με την εφαρμογή των εσωτερικών πολιτικών, διαδικασιών και ελέγχων της υπόχρεης οντότητας που διενεργεί ο υπεύθυνος συμμόρφωσης και ενημερώνει το εν λόγω όργανο σχετικά με το αποτέλεσμα τυχόν επανεξετάσεων. Το ανώτερο διοικητικό στέλεχος συμμόρφωσης λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για να επανορθώνει εγκαίρως τυχόν εντοπιζόμενες ανεπάρκειες.

7.   Σε περίπτωση που δικαιολογείται λόγω του χαρακτήρα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων των υπόχρεων οντοτήτων, συμπεριλαμβανομένων του κινδύνου και της πολυπλοκότητάς τους, και του μεγέθους τους, οι λειτουργίες του ανώτερου διοικητικού στελέχους συμμόρφωσης και του υπευθύνου συμμόρφωσης μπορούν να επιτελούνται από το ίδιο φυσικό πρόσωπο. Τα εν λόγω καθήκοντα δύνανται να ασκούνται παράλληλα με άλλα καθήκοντα.

Σε περίπτωση που η υπόχρεη οντότητα είναι φυσικό ή νομικό πρόσωπο του οποίου τις δραστηριότητες διεξάγει ένα μόνο φυσικό πρόσωπο, το εν λόγω πρόσωπο είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση των καθηκόντων που ορίζονται στο παρόν άρθρο.