4.3 Организиране на функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, на ниво група

Кредитната или финансовата институция следва да приспособи рамката си за вътрешен контрол към специфичните особености на своята дейност, нейната сложност и свързаните рискове, като се вземе предвид дейността на групата.

Кредитната или финансовата институция следва да гарантира, че предприятието майка, когато то е кредитна или финансова институция, разполага с достатъчно данни и информация и е в състояние да оцени рисковия профил във връзка с ИП/ФТ на цялата група в съответствие с насоките на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ¹⁴ .

¹⁴ Преразгледани насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ: EBA/GL/2021/02.

Когато кредитната или финансовата институция е предприятие майка на група, тя следва да гарантира, че всеки ръководен орган, бизнес линия и вътрешно звено, включително всяка функция за вътрешен контрол, разполага с необходимата информация, за да може да изпълнява задълженията си. По - специално тя следва да гарантира обмен на подходяща информация между бизнес линиите, функцията, отговорна за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, и функцията за нормативно съответствие, когато това са отделни функции, на ниво група и между ръководителите на функциите за вътрешен контрол на ниво група и ръководния орган на кредитната или финансовата институция.

4.3.2 Роля на ръководния орган по отношение на БИП/БФТ на ниво група

Когато предприятието майка е кредитна или финансова институция и вследствие на това е задължен субект съгласно Директива (ЕС) 2015/849, неговият ръководен орган следва да осъществява минимум следните задачи:

• а) за да разполага с картографиране на рисковете от ИП/ФТ, на които е изложен всеки субект от групата, да гарантира, че субектите от групата извършват по координиран начин собствени оценки на рисковете от ИП/ФТ за цялата дейност въз основа на обща методика, като въпреки това са отразени техните специфични особености, вземайки под внимание член 8, параграф 1 от Директива (ЕС) 2015/849 и преразгледаните насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ¹⁵ ;
• б) когато е информиран от членове на ръководния орган на групата или от висшия ръководител, отговорен за БИП/БФТ, или директно от служителя на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, за надзорни дейности, извършени от компетентен орган в субекти от групата, или за установени нередности в тях, да гарантира, че дъщерното предприятие или клонът изпълняват коригиращи мерки своевременно и ефективно.

4.3.3 Организационни изисквания на ниво група

¹⁵ Преразгледани насоки на ЕБО относно рисковите фактори, свързани с ИП/ФТ: EBA/GL/2021/02.

При прилагането на политики и процедури, обхващащи цялата група, както е посочено в член 45 от Директива (ЕС) 2015/849, конфликт на интереси, в смисъл на задачи, генериращи риск от ИП/ФТ, например търговската функция, между кредитна или финансова институция майка, която е задължен субект съгласно Директива (ЕС) 2015/849, и дъщерно предприятие или клон, не следва да застрашават спазването на изискванията в областта на БИП/БФТ и следва да се ограничават.

Кредитната или финансовата институция, която е предприятие майка следва:

• а) да определи член на ръководния си орган или висш ръководител, отговорен за БИП/БФТ, сред висшите ръководители на равнището на предприятието майка, както и служител на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ;
• б) да създаде организационна и оперативна координационна структура на ниво група с достатъчни правомощия за вземане на решения за ръководството на групата във връзка с БИП/БФТ, така че тази позиция да е ефективна при управлението и предотвратяването на рисковете от ИП/ФТ, в съответствие с принципа на пропорционалност и действащото местно законодателство;
• в) да одобри вътрешните политики и процедури на групата във връзка с БИП/БФТ и да гарантира, че те са съгласувани със структурата на групата и с големината и характеристиките на кредитните или финансовите институции, принадлежащи към нея;
• г) да създаде вътрешни механизми за контрол във връзка с БИП/БФТ на ниво група;
• д) да оценява редовно ефективността на политиките и процедурите във връзка с БИП/БФТ на ниво група; и
• е) за кредитна или финансова институция, която управлява клонове или дъщерни предприятия на национално равнище или в друга държава членка или трета държава, да назначи служител на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, като координатор с цел гарантиране на прилагане от страна на всички субекти от групата, които са ангажирани с финансови дейности, на политиката на групата и на подходящите и целесъобразни системи и процедури за ефективно предотвратяване на ИП/ФТ.

Служителят на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да оказва пълно съдействие на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, на всеки субект.

Служителят на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да има най - малко следните задачи:

• а) да координира оценката на рисковете от ИП/ФТ в цялата дейност, която се извършва на местно равнище от субектите от групата, и да организира обобщаването на техните резултати с цел да се получи добро разбиране на естеството, интензитета и местоположението на рисковете от ИП/ФТ, на които е изложена групата като цяло;
• б) да изготви оценка на риска от ИП/ФТ за цялата група. В този смисъл предприятието майка на групата следва да вземе под внимание в своята система за управление на риска от ИП/ФТ на ниво група както индивидуалните рискове на различните субекти от групата, така и техните възможни взаимовръзки, които биха могли да имат значително въздействие върху рисковата експозиция на цялата група. В този смисъл особено внимание следва да се обърне на рисковете, на които са изложени клоновете или дъщерните предприятия на групата, установени в трети държави, по - специално ако става дума за висок риск от ИП/ФТ;
• в) да определи стандарти за БИП/БФТ на ниво група и да гарантира, че местните политики и процедури на ниво субект спазват законодателството и разпоредбите в областта на БИП/БФТ, приложими спрямо всеки субект от групата поотделно, както и че са приведени в съответствие с определените стандарти на групата;
• г) да координира дейностите на различните местни служители, отговорни за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, в оперативните субекти на групата, за да гарантира, че те работят съгласувано;
• д) да наблюдава спазването на разпоредбите на ЕС в областта на БИП/БФТ от страна на клоновете и дъщерните предприятия, намиращи се в трети държави, по - специално там, където изискванията за предотвратяване на ИП/ФТ не са толкова строги, колкото изискванията, определени в Директива (ЕС) 2015/849 16 ;
• е) да определя политики, процедури и мерки, обхващащи цялата група, относно по - специално защитата на данните и споделянето на информация вътре в групата за целите на БИП/БФТ в съответствие с националните правни разпоредби; да гарантира, че субектите от групата разполагат с подходящи процедури за докладване на съмнителни сделки и споделят информация по надлежен начин, включително информацията, че е подаден доклад за съмнителна сделка (без да се засягат националните правила за поверителност, ако съществуват такива).

Служителят на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да изготвя отчет за дейността най - малко веднъж годишно и да го представя на ръководния орган на групата. В допълнение към елементите, посочени в точка 50, отчетът на служителя на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, следва да съдържа най - малко следните елементи, предоставени от служителите, отговорни за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, в клоновете и дъщерните предприятия:

• а) статистически данни, консолидирани на ниво група, по - специално относно рисковата експозиция и съмнителните дейности;
• б) наблюдение на вътрешно присъщите рискове, които са възникнали в едно дъщерно предприятие или клон и в други дъщерни предприятия и клонове, и анализиране на въздействието на остатъчните рискове;
• в) надзорни прегледи, вътрешни или външни одити на дъщерни предприятия или клонове на кредитната или финансовата институция, включително установените сериозни слабости в политиките и процедурите за БИП/БФТ на кредитната или финансовата институция, и действията или препоръките за коригиращи мерки; и
• г) информация относно управлението и контрола на дъщерни предприятия и клонове със специален акцент върху тези, които се намират във високорискови държави, ако е приложимо.

Служителят, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, на дъщерно предприятие или клон следва да има пряка линия на докладване на служителя на групата, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ.

Групата следва да гарантира, че прилаганите от субектите политики и процедури са приведени в съответствие с процедурите и политиките на групата, доколкото това е разрешено съгласно действащото национално законодателство. Въз основа на критериите за пропорционалност кредитните или финансовите институции следва по целесъобразност да създадат комитети (включително комитет за нормативно съответствие) на ръководния орган в контролната му функция, както е посочено в раздел 5 от преразгледаните насоки на ЕБО относно вътрешното управление¹⁷ .

¹⁷ Преразгледани насоки на ЕБО относно вътрешното управление съгласно Директива 2013/36/ЕС: EBA/GL/2021/05.