2.1 Отговорности, създаване, одобряване и контрол на политиката за възнагражденията

Ръководният орган¹² в контролната си функция (наречена по - долу „контролна функция“) следва да отговаря за приемането и поддържането на политиката за възнагражденията на институцията и контрола върху нейното изпълнение, за да гарантира, че тя се използва според предназначението. Контролната функция следва също да одобрява всички последващи съществени изключения, допускани за отделните членове на персонала и промените в политиката за възнагражденията и внимателно да разгледа и проследи тяхното въздействие. Нито едно изключение не следва да се основава на съображения, свързани с пола, или на други аспекти, които биха били дискриминационни, то следва да бъде добре обосновано и в съответствие с изискванията за възнагражденията съгласно националното законодателство.

30.Контролната функция следва да притежава колективно подходящи знания, умения и опит по отношение на свързаните с възнагражденията политики и практики, както и за стимулите и рисковете, които могат да възникнат от това. Това следва да включва знания, умения и опит по отношение на механизмите за съобразяване на структурата на възнагражденията с рисковия профил и капиталовата структура на институциите.

31.Контролната функция следва да гарантира, че политиките и практиките за определяне на възнагражденията на институцията са правилно приложени и приведени в съответствие с цялостната рамка за корпоративно управление, корпоративната култура и рисковата култура, рисковия апетит и относимите управленски процеси на институцията.

32.Конфликтите на интереси във връзка с политиката за възнагражденията и предоставянето на възнагражденията следва да бъдат установени и ограничени по подходящ начин, включително чрез установяване на обективни критерии за предоставяне, които се основават на вътрешната система за докладване, подходящо ниво на контрол и принципа на четирите очи. Политиката за възнагражденията следва да гарантира, че не възникват съществени конфликти на интереси за служителите, включително за тези с контролни функции.

33.Политиката и практиките за възнагражденията и процедурите за определянето им следва да бъдат ясни, добре документирани и прозрачни. Следва да се поддържат подходящо документиране на процеса на вземане на решения (напр. протоколите от съответните заседания, съответните доклади и други относими документи) и обосновката на политиката за възнагражденията.

34.Контролната и управленската функции и, когато такива са създадени, комитетите за възнагражденията и по риска следва да работят в тясно сътрудничество и да гарантират, че политиката за възнагражденията е съобразена и насърчава разумното и ефективно управление на риска.

35.Политиката за възнагражденията следва да предвижда ефективна рамка за оценка на изпълнението, коригиране за риск и връзките на изпълнението с възнаграждението.

36.Функциите за риска и нормативно съответствие следва да осигуряват ефективни данни в съответствие с тяхната роля при определянето на бонусите, критериите за оценка на изпълнението и предоставяне на възнагражденията, когато тези функции имат притеснения относно въздействието върху поведението на персонала и риска, свързан с извършваната дейност.

37.Контролната функция следва да определя и контролира възнагражденията на членовете на управленската функция и ако комитетът за възнагражденията, посочен в раздел 2.4, не е създаден, да наблюдава пряко възнагражденията на висшите служители с независими контролни функции, включително функциите за управление на риска и нормативно съответствие.

38.Контролната функция следва да вземе предвид предоставената информация от всички компетентни корпоративни функции и органи (например комитети, контролни функции¹³ , човешки ресурси, правна функция, стратегическо планиране, бюджетна функция и др.) и бизнес звена за изготвянето, изпълнението и контрола на политиките за възнагражденията на институцията.

39.Функцията за човешки ресурси следва да участва и да предоставя информация относно изготвянето и оценката на политиката за възнагражденията на институцията, включително структурата на възнагражденията, аспекта на неутралността по отношение на пола, нивата на заплащане и схемите за стимулиране, по начин, който не само би привлякъл и задържал персонала, необходим на институцията, но също гарантира, че политиката за възнагражденията е съобразена с рисковия й профил.

40.Функцията за управление на риска следва да подпомага и информира за определянето на подходящи, коригирани спрямо риска показатели за изпълнение (включително последващи корекции), както и в оценката как структурата на променливото възнаграждение влияе на профила на риска и културата на институцията. Функцията за управление на риска следва да потвърждава и оценява данните за корекции за риск, както и да бъде поканена да присъства на заседанията на комитета за възнагражденията по този въпрос.

41.Функцията за нормативно съответствие следва да анализира как политиката за възнагражденията се отразява на спазването от страна на институцията на законите, правилата, вътрешните политики и рисковата култура и следва да докладва всички идентифицирани рискове по отношение на нормативното съответствие и свързаните с несъответствието проблеми на ръководния орган в неговите управленски и контролни функции. Констатациите на функцията за нормативно съответствие следва да бъдат взети предвид от контролната функция по време на одобрението, процедурите на преглед и контрол на политиката за възнагражденията.

42.Функцията за вътрешен одит следва да извършва независим преглед на създаването, прилагането и въздействието на политиките за възнагражденията на институцията върху нейния рисков профил и начина, по който тези въздействия се управляват в съответствие с насоките, предвидени в раздел 2.5. 43.В контекста на групата компетентните функции в рамките на консолидиращата институция и дъщерните предприятия следва да си взаимодействат и да обменят информация по целесъобразност.

¹² В европейските държави могат да се наблюдават различни структури на управителния орган. В някои държави е характерна едностепенна структура, т.е. контролните и управленските функции на съвета се изпълняват от един - единствен орган. В други държави е характерна двустепенна структура, с два независими създадени органа — един за управленската функция и друг за контрола на управленската функция.

¹³ Независимата контролна функция включва организационните единици, независими от бизнес и корпоративните функции, които отговарят за контрола и наблюдението на дейността и рискове, произтичащи от тази дейност, като гарантират съответствие с приложимите закони, правила и регламенти и като предоставят съвети на служителите с управленски функции по въпроси от тяхната област на компетентност. Независимите контролни функции обикновено обхващат функции по управление на риска, нормативно съответствие и вътрешен одит. Допълнителна информация за контролните функции може да бъде намерена в насоките на ЕБО относно вътрешното управление (GL 44), точки 26 — 29.