2.1 Palkitsemisjärjestelmän suunnittelu, hyväksyminen ja valvonta sekä siihen liittyvät tehtävät

Ylimmän hallintoelimen¹² tulisi valvontatehtävässään vastata laitoksen palkitsemisjärjestelmän hyväksymisestä ja sen pitämisestä ajantasaisena sekä valvoa sen soveltamista varmistaakseen, että se on täysin tarkoituksenmukainen. Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi myös hyväksyä yksittäisen henkilöstön jäsenen osalta myöhemmin mahdollisesti tehtävät merkittävät poikkeukset ja palkitsemisjärjestelmän muutokset sekä tarkastella ja seurata huolellisesti niiden vaikutuksia. Mahdollisten poikkeusten ei tulisi perustua sukupuolinäkökohtiin tai muihin syrjiviin näkökohtiin, ja niiden tulisi olla hyvin perusteltuja ja kansallisessa lainsäädännössä säädettyjen palkitsemista koskevien vaatimusten mukaisia.

30.Ylimmällä hallintoelimellä valvontatehtävässään tulisi kollektiivisesti olla riittävästi tietoa, osaamista ja kokemusta, jotka koskevat palkitsemisjärjestelmää ja -käytäntöjä sekä niiden synnyttämiä kannustimia ja riskejä. Niillä tulisi olla myös tietoa, osaamista ja kokemusta siitä, miten palkitsemisrakenne sovitetaan laitoksen riskiprofiiliin ja pääomarakenteeseen.

31.Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi huolehtia siitä, että laitoksen palkitsemisjärjestelmää ja -käytäntöjä sovelletaan asianmukaisesti ja että ne ovat laitoksen yleisen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmän, yritys- ja riskikulttuurin, riskinottohalun ja niihin liittyvien ohjausprosessien mukaiset.

32.Palkitsemisjärjestelmää ja myönnettyjä palkkioita koskevat eturistiriidat tulisi selvittää ja niitä tulisi vähentää tarvittavin toimin, kuten laatimalla objektiivisia myöntämisperusteita sisäisen raportointijärjestelmän, asiaankuuluvien tarkastusten ja neljän silmän periaatteen avulla. Palkitsemisjärjestelmässä tulisi varmistaa, että henkilöstön, valvontatoiminnoissa työskentelevä henkilöstö mukaan luettuna, osalta ei synny olennaisia eturistiriitoja.

33.Palkitsemisjärjestelmän ja -käytäntöjen sekä menettelyjen, joilla ne määritetään, tulisi olla selkeitä, hyvin dokumentoituja ja läpinäkyviä. Päätöksentekoprosessista olisi laadittava asianmukaiset asiakirjat (esim. kokouspöytäkirjat, raportit ja muut vastaavat asiakirjat) ja palkitsemisjärjestelmän perusteet olisi kirjattava. 34.Laitoksen ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään ja ylimmän hallintoelimen johtotehtävässään ja mahdollisten palkitsemis- ja riskivaliokuntien tulisi tehdä tiivistä yhteistyötä ja huolehtia siitä, että palkitsemisjärjestelmä on sopusoinnussa hyvän ja tehokkaan riskinhallinnan kanssa ja edistää sitä.

35.Palkitsemisjärjestelmässä tulisi määrätä työsuoritusten ja tulosten tehokkaista arviointijärjestelyistä, riskikorjauksista sekä työsuoritusten ja tulosten yhteydestä palkitsemiseen.

36.Riskinhallintatoiminnon ja säännösten noudattamista valvovan toiminnon (jäljempänä ”compliance-toiminto”) tulisi osallistua tehtäviensä puitteissa tehokkaasti palkkiopoolien perustamiseen, tulosperusteiden laadintaan ja palkkioiden myöntämiseen silloin, kun herää huoli siitä, miten tällaiset toimenpiteet vaikuttavat henkilöstön menettelytapoihin ja liiketoiminnan riskipitoisuuteen.

37.Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi määrätä johtotehtävää hoitavan ylimmän hallintoelimen jäsenten palkitsemisesta ja valvoa sitä, ja jos 2.4 jaksossa tarkoitettua palkitsemisvaliokuntaa ei ole perustettu, valvoa suoraan riippumattomissa valvontatoiminnoissa sekä riskienhallinta- ja compliance-toiminnoissa työskentelevien ylimpien toimihenkilöiden palkitsemista.

38.Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi ottaa huomioon laitoksen kaikkien tukitoimintojen ja elinten (esim. valiokuntien, valvontatoimintojen¹³ , henkilöstötoiminnon, oikeudellisen yksikön, strategisen suunnittelun ja budjetointitoiminnon) sekä liiketoimintayksiköiden työpanos laitoksen palkitsemisjärjestelmän suunnittelussa, toteutuksessa ja valvonnassa.

39.Henkilöstöhallinnon tulisi olla mukana laatimassa ja arvioimassa laitoksen palkitsemisjärjestelmää – kuten palkitsemisrakennetta, sukupuolineutraaliutta koskevaa näkökohtaa, palkitsemistasoja ja kannustinjärjestelyjä – ja antaa siihen tarvittavia tietoja siten, että laitos paitsi houkuttelee tarvitsemaansa henkilöstöä ja saa sen pysymään palveluksessaan myös varmistaa, että palkitsemisjärjestelmä on laitoksen riskiprofiilin mukainen.

40.Riskinhallintatoiminnon tulisi auttaa määrittelemään sopivat riskikorjatut suoritusmittarit (myös jälkikäteen tehtävät riskikorjaukset) ja antaa niitä varten tietoja sekä auttaa arvioimaan, miten muuttuvien palkkioiden rakenne vaikuttaa riskiprofiiliin ja laitoksen kulttuuriin. Riskinhallintatoiminnon tulisi validoida riskikorjauksia koskevat tiedot ja arvioida niitä, ja se tulisi kutsua näitä kysymyksiä käsitteleviin palkitsemisvaliokunnan kokouksiin. 41.Compliance-toiminnon tulisi selvittää, miten palkitsemisjärjestelmä vaikuttaa siihen, miten laitos noudattaa lakeja, asetuksia ja määräyksiä, sisäisiä toimintakäytäntöjä sekä riskikulttuuria. Sen tulisi myös ilmoittaa kaikki havaitut compliance-riskit ja säännösten laiminlyöntitapaukset laitoksen ylimmälle hallintoelimelle – sekä tämän johtotehtävässä että valvontatehtävässä. Ylimmän hallintoelimen valvontatehtävässään tulisi ottaa compliance-toiminnon tekemät havainnot huomioon palkitsemisjärjestelmän hyväksymisen, arviointimenettelyjen ja valvonnan yhteydessä.

42.Sisäisen tarkastuksen yksikön tulisi laatia 2.5 jaksossa annettujen ohjeiden mukaisesti riippumaton arvio laitoksen palkitsemisjärjestelmän suunnittelusta, toteutuksesta ja vaikutuksista laitoksen riskiprofiiliin ja arvioida tällaisten vaikutusten hallintatapoja.

43.Kun kyseessä on konserni, palkitsemisesta vastaavien konsolidoivan laitoksen ja tytäryritysten yksiköiden tulisi olla vuorovaikutuksessa toisiinsa ja vaihtaa tarvittaessa tietoja.

¹² Laitosten johtamisrakenteet poikkeavat toisistaan EU-maissa. Joissain maissa on käytössä yksitasoinen organisaatio, eli valvonta- ja johtamistehtäviä hoitaa vain yksi elin. Toisissa maissa on käytössä kaksitasoinen organisaatio, jossa on kaksi toisistaan riippumatonta elintä: toinen johtamistehtävää varten ja toinen johtamistehtävän valvontaa varten.

¹³ Riippumattomaan valvontatoimintoon kuuluvat liiketoiminnasta ja laitoksen tukitoiminnoista riippumattomat organisaatioyksiköt, jotka vastaavat liiketoimien ja niistä aiheutuvien riskien valvonnasta ja seurannasta, huolehtivat siitä, että kaikkia sovellettavia lakeja, asetuksia ja määräyksiä noudatetaan, ja antavat johtotehtävää hoitavalle ylimmälle hallintoelimelle neuvoja oman asiantuntemuksensa piiriin kuuluvissa kysymyksissä. Riippumattomiin valvontatoimintoihin luetaan yleensä riskinhallinta- ja compliance-toiminnot sekä sisäisen tarkastuksen yksikkö. Lisätietoja valvontatoiminnoista on hallinnosta ja ohjauksesta annettujen EPV:n ohjeiden (GL 44) 26–29 kohdassa.