16 Provádění rámce vnitřní kontroly

Vedoucí orgán by měl nést odpovědnost za stanovení a sledování vhodnosti a účinnosti rámce, procesů a mechanismů vnitřní kontroly a za kontrolu všech linií podnikání a interních útvarů, včetně funkcí vnitřní kontroly (například funkcí řízení rizik, zajišťování shody s předpisy, zajišťování shody s předpisy v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, je - li oddělena od funkce zajišťování shody, a vnitřního auditu). Instituce by měly stanovit, zachovávat a pravidelně aktualizovat odpovídající písemné zásady, mechanismy a postupy vnitřní kontroly, které by měl schválit vedoucí orgán.

Instituce by měla mít ve svém rámci vnitřní kontroly jasný, transparentní a zdokumentovaný rozhodovací proces a jasné rozdělení odpovědností a pravomocí, včetně svých linií podnikání, interních útvarů a funkcí vnitřní kontroly.

Instituce by o těchto zásadách, mechanismech a postupech měly informovat všechny pracovníky vždy, když jsou provedeny podstatné změny.

Při provádění rámce vnitřní kontroly by instituce měly zavést odpovídající oddělení povinností, např. svěřit činnosti, u kterých dochází ke střetu při zpracování transakcí nebo při poskytování služeb, různým osobám nebo svěřit různým osobám odpovědnosti za dohled a podávání zpráv v souvislosti s činnostmi, u kterých dochází ke střetu, a měly by vytvořit informační překážky, např. fyzickým oddělením určitých útvarů.

Funkce vnitřní kontroly by měly ve svých příslušných oblastech působnosti ověřit, zda jsou zásady, mechanismy a postupy stanovené v rámci vnitřní kontroly správně prováděné.

Funkce vnitřní kontroly by měly pravidelně předkládat vedoucímu orgánu písemné zprávy

• o zásadních zjištěných nedostatcích. Tyto zprávy by měly u každého nově určeného závažného nedostatku uvádět příslušná související rizika, posouzení dopadů, doporučení a nápravná opatření, která mají být přijata. Vedoucí orgán by měl na základě zjištění funkcí vnitřní kontroly včas a účinně jednat a měl by vyžadovat odpovídající nápravná opatření. Měl by být zaveden formální návazný postup pro řešení těchto zjištění a přijatá nápravná opatření.