16 Implimentazzjoni ta’ qafas ta’ kontroll intern

Il- qafas ta’ kontroll intern għandu jkopr i l- organizzazzjoni sħiħa, inklużi r -responsabbiltajiet u l-kompiti tal- korp ta’ ġestjoni, u l -attivitajiet tal-linji operatorji u tal- unitajiet interni kollha, inkluż il -funzjonijiet ta’ kontroll intern, l-attivitajiet esternalizzati u l-kanali ta’ distribuzzjoni.

Il- qafas ta’ kontroll intern ta’ istituzzjoni għandu jiżgura:

• a. operazzjonijiet effettivi u effiċjenti;
• b. tmexxija prudenti tan -negozju;
• c. identifikazzjoni, kejl u mitigazzjoni adegwati tar-riskji;
• d. l- affidabbiltà ta’ informazzjoni finanzjarja u mhux fi nanzjarja rrapportata kemm internament kif ukoll esternament;
• e. proċeduri amministrattivi u kontabilistiċi sodi; u
• f. konformità mal- liġijiet, mar -regolamenti, mar- rekwiżiti superviżorji u mal -politiki interni, il- proċessi, ir -regoli u d- deċiżjonijiet tal -istituzzjoni.

Il- korp ta’ ġestjoni għandu jkun responsabbli mill -istabbiliment u mill- monitoraġġ tal - adegwatezza u tal- effikaċja tal - qafas, tal - proċessi u tal - mekkaniżmi ta’ kontroll intern, u mis - sorveljanza tal-linji operatorji u tal- unitajiet interni kollha, inklużi l -funzjonijiet ta’ kontroll intern (bħall - ġestjoni tar -riskji, il-konformità, il-konformità mal- AML/CFT fejn ikunu separati mill-funzjoni tal-konformità, u l-funzjonijiet tal-awditjar intern). L-istit uzzjonijiet għandhom jistabbilixxu, iżommu u jaġġornaw regolarment il -politiki, il- mekkaniżmi u l - proċeduri adegwati ta’ kontroll intern bil- miktub, li għandhom ikunu approvati mill - korp ta’ ġestjoni.

Istituzzjoni għandu jkollha proċess ċar, trasparenti u dokumentat ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet kif ukoll allokazzjoni ċara ta’ responsabbiltajiet u ta’ awtorità fi ħdan il - qafas ta’ kontroll intern tagħha, inkluż il -linji operatorji, l-unitajiet interni u l- funzjonijiet ta’ kontroll intern tagħha.

L-istituzzjon ijiet għandhom jikkomunikaw dawk il -politiki, il- mekkaniżmi u l - proċeduri lill - persunal kollu u kull darba li jsir tibdil materjali.

Meta jimplimentaw il- qafas ta’ kontroll intern, l - istituzzjonijiet għandhom jistabbilixxu segregazzjoni adegwata tad-dmirijiet – eż. persuni differenti jiġu fdati b’attivitajiet kunfliġġenti fl- ipproċessar ta’ tranżazzjonijiet jew fl - għoti ta’ servizzi lil persuni differenti, jew persuni differenti jiġu fdati b’responsabbiltajiet superviżorji u ta’ rapportar ta’ attivitajiet kunfliġġenti – u jistabbilixxu ostakli għall - informazzjoni, eż. permezz tas - separazzjoni fiżika ta’ ċerti dipartimenti.