16 Εφαρμογή πλαισίου εσωτερικού ελέγχου

Η πολιτική έγκρισης νέων προϊόντων θα πρέπει να καθορίζει τα κύρια ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπίζονται πριν από τη λήψη των σχετικών αποφάσεων. Στα εν λόγω ζητήματα θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα ακόλουθα: κανονιστική συμμόρφωση· λογιστική· μοντέλα καθορισμού τιμών· επίπτωση στο προφίλ κινδύνου, στην κεφαλαιακή επάρκεια και στην κερδοφορία· διαθεσιμότητα πόρων για επαρκείς υπηρεσίες εξυπηρέτησης κοινού (front office), υπηρεσίες οργανωτικής υποστήριξης (back office) και υπηρεσίες οργανωτικής υποστήριξης πράξεων αγοράς και διαχείρισης κινδύνων (middle office)· διαθεσιμότητα κατάλληλων εσωτερικών εργαλείων και εξειδικευμένης γνώσης για την κατανόηση και την παρακολούθηση των συναφών κινδύνων. Επιπλέον, προκειμένου να συμμορφωθούν τα ιδρύματα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την οδηγία (ΕΕ) 2015/849, τα ιδρύματα θα πρέπει να εντοπίσουν και να αξιολογήσουν τον κίνδυνο της ΝΕΠΔ/ΧΤ που σχετίζεται με το νέο προϊόν ή την επιχειρηματική πρακτική και να καθορίσουν τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για τον περιορισμό των εν λόγω κινδύνων. Στην απόφαση για την έναρξη μιας νέας δραστηριότητας θα πρέπει να ορίζονται σαφώς η αρμόδια μονάδα της επιχείρησης και τα αρμόδια πρόσωπα. Δεν θα πρέπει να αναλαμβάνονται νέες δραστηριότητες εάν δεν έχει εξασφαλιστεί η διαθεσιμότητα επαρκών πόρων για την κατανόηση και τη διαχείριση των συναφών κινδύνων.

Η λειτουργία διαχείρισης κινδύνων και η λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να συμμετέχουν στην έγκριση νέων προϊόντων ή σημαντικών αλλαγών σε προϊόντα, διαδικασίες και συστήματα που υπάρχουν ήδη. Η συνεισφορά τους θα πρέπει να περιλαμβάνει πλήρη και αντικειμενική αξιολόγηση των κινδύνων οι οποίοι απορρέουν από τις νέες δραστηριότητες στο πλαίσιο ποικίλων σεναρίων, των πιθανών ελλείψεων στη διαχείριση κινδύνων του ιδρύματος και στα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, καθώς και της ικανότητας του ιδρύματος να διαχειρίζεται αποτελεσματικά νέους κινδύνους. Η λειτουργία διαχείρισης κινδύνων θα πρέπει επίσης να έχει σαφή συνολική εικόνα για την εισαγωγή των νέων προϊόντων (ή για σημαντικές αλλαγές σε ήδη υφιστάμενα προϊόντα, διαδικασίες και συστήματα) για όλους τους επιχειρηματικούς τομείς και τα χαρτοφυλάκια, καθώς και την εξουσία να απαιτεί οι αλλαγές σε υφιστάμενα προϊόντα να υποβάλλονται στην επίσημη διαδικασία έγκρισης νέων προϊόντων.

Οι λειτουργίες εσωτερικής επιθεώρησης θα πρέπει να περιλαμβάνουν : τη λειτουργία διαχείρισης κινδύνων (βλέπε Ενότητα 20), τη λειτουργία κανονιστικής συμμόρφωσης (βλέπε Ενότητα 21) και τη λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης (βλέπε Ενότητα 22). Οι λειτουργίες διαχείρισης κινδύνων και κανονιστικής συμμόρφωσης θα πρέπει να υπόκεινται σε αξιολόγηση από τη λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης. Οι αρμοδιότητες των λειτουργιών ελέγχου περιλαμβάνουν επίσης τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις σχετικά με την καταπολέμηση της ΝΕΠΔ/ΧΤ.

Τα επιχειρησιακά καθήκοντα των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης μπορούν να αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, λαμβανομένων υπόψη των κριτηρίων της αναλογικότητας που παρατίθενται στον Τίτλο Ι, στο ίδρυμα με υποχρέωση ενοποίησης ή σε άλλη οντότητα εντός ή εκτός του ομίλου, με τη σύμφωνη γνώμη των διοικητικών οργάνων των ενδιαφερόμενων ιδρυμάτων. Ακόμη και όταν τα επιχειρησιακά καθήκοντα εσωτερικού ελέγχου αποτελούν εν μέρει ή εξ ολοκλήρου αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, ο επικεφαλής της αντίστοιχης λειτουργίας του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης και το διοικητικό όργανο εξακολουθούν να έχουν την ευθύνη για τις εν λόγω δραστηριότητες, καθώς και για τη διατήρηση μέρους του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης εντός του ιδρύματος.

Με την επιφύλαξη της εθνικής νομοθεσίας για την εφαρμογή της οδηγίας 2015/849/ΕΕ, τα ιδρύματα θα πρέπει να αναθέτουν την ευθύνη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης του ιδρύματος με τις απαιτήσεις της εν λόγω οδηγίας και των πολιτικών και διαδικασιών του ιδρύματος σε μέλος του προσωπικού (π.χ. επικεφαλής συμμόρφωσης). Τα ιδρύματα μπορούν να ιδρύσουν ξεχωριστή λειτουργία συμμόρφωσης σχετικά με την καταπολέμηση της ΝΕΠΔ/ΧΤ, ως ανεξάρτητη λειτουργία ελέγχου.³⁸ Ο υπεύθυνος για την καταπολέμηση της ΝΕΠΔ/ΧΤ θα πρέπει, όπου είναι απαραίτητο, να είναι σε θέση να υποβάλλει αναφορά απευθείας στο διοικητικό όργανο υπό τη διοικητική και εποπτική αρμοδιότητά του.

³⁸ Ανατρέξτε επίσης στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την υπηρεσία συμμόρφωσης για την καταπολέμηση της ΝΕΠΔ/ΧΤ (επί του παρόντος υπό επεξεργασία).