4.1 Úloha a povinnosti vedoucího orgánu v rámci boje proti praní peněz a financování terorismu a vrcholného vedení odpovědného za oblast boje proti praní peněz a financování terorismu.

Vedoucí orgán by měl být odpovědný za schválení celkové strategie boje proti praní peněz a financování terorismu úvěrové nebo finanční instituce a za dohled nad jejím prováděním. Za tímto účelem by měl kolektivně disponovat odpovídajícími znalostmi, dovednostmi a zkušenostmi, aby byl schopen porozumět rizikům praní peněz a financování terorismu souvisejícím s činností a obchodním modelem úvěrové nebo finanční instituce, včetně znalosti vnitrostátního právního a regulačního rámce týkajícího se prevence praní peněz a financování terorismu.

4.1.1 Úloha vedoucího orgánu v jeho dozorčí funkci v rámci boje proti praní peněz a financování terorismu

Vedoucí orgán ve své dozorčí funkci by měl odpovídat za dohled a sledování provádění rámce pro vnitřní správu a řízení a vnitřní kontrolu s cílem zajistit soulad s platnými požadavky v souvislosti s prevencí praní peněz a financování terorismu.

Kromě ustanovení uvedených v pokynech evropských orgánů dohledu k vnitřní správě a řízení² by měl vedoucí orgán úvěrové nebo finanční instituce v rámci své funkce dohledu případně:

• a) být informován o výsledcích posouzení rizik praní peněz a financování terorismu v rámci celého podniku;
• b) dohlížet a sledovat, do jaké míry jsou zásady a postupy pro oblast boje proti praní peněz a financování terorismu přiměřené a účinné s ohledem na rizika praní peněz a financování terorismu, kterým je úvěrová nebo finanční instituce vystavena, a v případě potřeby přijmout vhodná opatření k zajištění nápravy;
• c) alespoň jednou ročně přezkoumat zprávu o činnosti kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu a získávat průběžné aktualizace častěji v případě činností, které úvěrovou nebo finanční instituci vystavují vyššímu riziku praní peněz a financování terorismu;
• d) alespoň jednou ročně vyhodnotit účinné fungování funkce zajišťování shody s předpisy v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, a to i s přihlédnutím k závěrům případných provedených interních a/nebo externích auditů týkajících se boje proti praní peněz a financování terorismu, včetně přiměřenosti lidských a technických zdrojů přidělených kontrolorovi dodržování předpisů v této oblasti.

² Obecné pokyny orgánu EBA k vnitřnímu systému správy a řízení podle směrnice 2013/36/EU: EBA/GL/2021/05, obecné pokyny k určitým aspektům požadavků směrnice MiFID II na funkci compliance: ESMA35 - 36 - 1946; obecné pokyny orgánu EIOPA k řídicímu a kontrolnímu systému: EIOPA - BoS - 14/253 CS

Vedoucí orgán ve své dozorčí funkci by měl zajistit, aby člen vedoucího orgánu uvedený v oddíle 4.1.3. nebo případně pracovník vrcholného vedení uvedený v oddíle 4.1.4., který je odpovědný za provádění právních a správních předpisů nezbytných k dosažení souladu se směrnicí (EU) 2015/849:

• a) měl znalosti, dovednosti a zkušenosti potřebné k identifikaci, hodnocení a řízení rizik praní peněz a financování terorismu, kterým je úvěrová nebo finanční instituce vystavena, a k provádění zásad, kontrol a postupů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu;
• b) dobře rozuměl obchodnímu modelu úvěrové nebo finanční instituce a odvětví, v němž působí, a míře, v jaké tento obchodní model vystavuje úvěrovou nebo finanční instituci rizikům praní peněz a financování terorismu;
• c) byl včas informován o rozhodnutích, která mohou ovlivnit rizika, jimž je úvěrová nebo finanční instituce vystavena.

Vedoucí orgán ve své dozorčí funkci by měl mít přístup k dostatečně podrobným a kvalitním údajům a informacím a měl by je zohledňovat, aby mohl účinně vykonávat své funkce v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu. Vedoucí orgán ve své dozorčí funkci by měl mít přinejmenším včasný a přímý přístup ke zprávě o činnosti kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, zprávě útvaru interního auditu, případným zjištěním a připomínkám externích auditorů, jakož i ke zjištěním příslušného orgánu, příslušné komunikaci s finanční zpravodajskou jednotkou a uloženým opatřením dohledu nebo sankcím.

4.1.2 Úloha vedoucího orgánu v jeho řídící funkci v rámci boje proti praní peněz a financování terorismu

V souvislosti s vnitřními zásadami, kontrolami a postupy uvedenými v čl. 8 odst. 3 a 4 směrnice (EU) 2015/849 by vedoucí orgán úvěrové nebo finanční instituce v rámci své řídící funkce měl:

• a) zavést vhodnou a účinnou organizační a provozní strukturu, která je nezbytná k dosažení souladu se strategií boje proti praní peněz a financování terorismu přijatou vedoucím orgánem, přičemž je třeba věnovat zvláštní pozornost dostatečným pravomocem a přiměřenosti lidských a technických zdrojů přidělených funkci kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, včetně potřeby specializovaného oddělení pro oblast boje proti praní peněz a financování terorismu, které by kontrolorovi pomáhalo;
• b) zajistit provádění interních zásad a postupů pro oblast boje proti praní peněz a financování terorismu;
• c) nejméně jednou ročně přezkoumat zprávu o činnosti kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu;
• d) zajistit přiměřené, včasné a dostatečně podrobné podávání zpráv o boji proti praní peněz a financování terorismu příslušnému orgánu;
• e) v případě, že jsou provozní funkce kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu zadávány externě, zajistit shodu s obecnými pokyny evropských orgánů dohledu k outsourcingu³ a případně s obecnými pokyny evropských orgánů dohledu k vnitřní správě a řízení⁴ a přijímat od poskytovatele služeb pravidelné zprávy, o nichž informuje vedoucí orgán.

4.1.3 Určení člena vedoucího orgánu odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu

³ Viz Obecné pokyny orgánu EBA k outsourcingu: EBA/GL/2019/02; Obecné pokyny orgánu EIOPA k outsourcingu u poskytovatelů cloudových služeb: EIOPA - BoS -20- 002; Obecné pokyny orgánu ESMA k outsourcingu u poskytovatelů cloudových služeb: ESMA50 -157- 2403

⁴ Obecné pokyny orgánu EBA k vnitřnímu systému správy a řízení podle směrnice 2013/36/EU, EBA/GL/2021/05 ze dne 2. července 2021

Člen vedoucího orgánu, který má být určen v souladu s čl. 46 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849, by měl mít zejména dostatečné znalosti, dovednosti a zkušenosti týkající se rizik praní peněz a financování terorismu a provádění zásad, kontrol a postupů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, přičemž by měl dobře rozumět obchodnímu modelu úvěrové nebo finanční instituce a odvětví, v němž úvěrová nebo finanční instituce působí.

Člen vedoucího orgánu uvedený v čl. 46 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849 by měl věnovat dostatek času a mít k dispozici dostatečné zdroje, aby mohl účinně plnit své povinnosti v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu. Měl by podávat komplexní zprávy o svých úkolech, jak je uvedeno v oddíle 4.1.5., a v případě potřeby a bez zbytečného odkladu pravidelně informovat vedoucí orgán v jeho dozorčí funkci.

4.1.4 Určení pracovníka vrcholného vedení odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu v případě, že není zřízen žádný vedoucí orgán

Pokud není zřízen žádný vedoucí orgán, měla by úvěrová nebo finanční instituce jmenovat pracovníka vrcholného vedení, který nese konečnou odpovědnost za provádění právních a správních předpisů nezbytných pro dosažení souladu se směrnicí (EU) 2015/849 a který má dostatek času, zdrojů a pravomocí k účinnému plnění svých povinností.

Pracovník vrcholného vedení uvedený v odstavci 19 by měl mít dostatečné znalosti, dovednosti a zkušenosti týkající se rizik praní peněz a financování terorismu a provádění zásad, kontrol a postupů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, přičemž by měl dobře rozumět obchodnímu modelu úvěrové nebo finanční instituce a odvětví, v němž úvěrová nebo finanční instituce působí. Kromě toho by měl mít dostatek času, zdrojů a pravomocí, aby mohl účinně plnit své povinnosti.

4.1.5 Úkoly a role člena vedoucího orgánu nebo pracovníka vrcholného vedení odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu

Aniž je dotčena celková a kolektivní odpovědnost vedoucího orgánu, měly by úvěrové nebo finanční instituce při jmenování člena vedoucího orgánu nebo pracovníka vrcholného vedení uvedeného v odstavcích 17 a 19 určit a zohlednit možné střety zájmů a přijmout opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

Člen vedoucího orgánu nebo pracovník vrcholného vedení, pokud je jmenován, odpovědný za boj proti praní peněz a financování terorismu by měl zajistit, aby si celý vedoucí orgán nebo pracovník vrcholného vedení, pokud vedoucí orgán není zřízen, byl vědom dopadu rizik praní peněz a financování terorismu na rizikový profil celého podniku. Povinnosti člena vedoucího orgánu nebo pracovníka vrcholného vedení, je - li určen, odpovědného za boj proti praní peněz a financování terorismu, by s ohledem na plnění úkolů uvedených v čl. 46 odst. 4 směrnice (EU) 2015/849, a zejména v souvislosti s prováděním zásad, kontrol a postupů pro zmírnění a účinné řízení rizik praní peněz a financování terorismu, jak je uvedeno v článku 8 uvedené směrnice, měly zahrnovat alespoň:

• a) zajištění toho, aby zásady, postupy a opatření vnitřní kontroly v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu byly přiměřené a úměrné s ohledem na charakteristiky úvěrové nebo finanční instituce a rizika praní peněz a financování terorismu, kterým je vystavena;
• b) posouzení, společně s vedoucím orgánem, zda by bylo vhodné jmenovat samostatného kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu na úrovni vedení, jak je uvedeno v oddíle 4.2.2.;
• c) podporu vedoucího orgánu při posuzování potřeby specializovaného oddělení pro boj proti praní peněz a financování terorismu, který by pomáhal kontrolorovi dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu při výkonu jeho funkcí, s přihlédnutím k rozsahu a složitosti operací úvěrové nebo finanční instituce a jejímu vystavení rizikům praní peněz a financování terorismu. Zaměstnanci tohoto oddělení by měli mít potřebné odborné znalosti, dovednosti a vědomosti, aby mohli pomáhat kontrolorovi dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, který by měl být zapojen do procesu náboru;
• d) zajištění, aby řídícímu orgánu byly pravidelně podávány zprávy o činnostech prováděných kontrolorem pro dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu a aby vedoucí orgán dostával dostatečně komplexní a včasné informace a údaje o rizicích praní peněz a financování terorismu a dodržování předpisů v této oblasti, které jsou nezbytné k tomu, aby vedoucí orgán mohl plnit úlohu a funkce, které mu byly svěřeny. Tyto informace by měly rovněž zahrnovat spolupráci úvěrové nebo finanční instituce s příslušným vnitrostátním orgánem a komunikaci s finanční zpravodajskou jednotkou, aniž je dotčena důvěrnost oznámení podezřelé transakce, a veškerá zjištění příslušného orgánu týkající se praní peněz a financování terorismu vůči úvěrové nebo finanční instituci, včetně uložených opatření nebo sankcí;
• e) informování řídícího orgánu o všech závažných nebo významných problémech a porušeních v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu a doporučovat opatření k jejich nápravě;
• f) zajištění toho, aby kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu i) měl přímý přístup ke všem informacím nezbytným k plnění svých úkolů, ii) měl k dispozici dostatečné lidské a technické zdroje a nástroje, aby mohl odpovídajícím způsobem plnit úkoly, které mu byly svěřeny, a iii) byl dobře informován o událostech a nedostatcích souvisejících s bojem proti praní peněz a financování terorismu, které zjistily vnitřní kontrolní systémy a vnitrostátní a v případě skupin i zahraniční orgány dohledu.

Člen vedoucího orgánu nebo pracovník vrcholného vedení, je - li určen, odpovědný za boj proti praní peněz a financování terorismu, by měl být hlavním kontaktním místem pro kontrolora dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu v rámci vedení. Kromě toho by měl člen vedoucího orgánu nebo případně pracovník vrcholného vedení odpovědný za boj proti praní peněz a financování terorismu zajistit, aby veškeré obavy týkající se boje proti praní peněz a financování terorismu, které kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu má, byly řádně řešeny, a pokud to není možné, aby byly řádně posouzeny vedoucím orgánem v rámci jeho řídící funkce nebo případně vrcholovým vedením. Pokud se vedoucí orgán ve své řídící funkci nebo případně vrcholné vedení rozhodnou, že se nebudou řídit doporučením kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu, měli by své rozhodnutí řádně zdůvodnit a zaznamenat s ohledem na rizika a obavy, na které kontrolor upozornil. V případě závažného incidentu by měl mít kontrolor dodržování předpisů v oblasti praní peněz a financování terorismu přímý přístup k řídící orgánu v rámci jeho dozorčí funkce.