12 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων για το προσωπικό

Προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τις πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων, τα ιδρύματα θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλες οι σχετικές διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου εφαρμόζονται πλήρως στα δάνεια και στις λοιπές συναλλαγές με μέλη του διοικητικού οργάνου ή τα συνδεδεμένα μέρη τους και ότι υπάρχει κατάλληλο πλαίσιο επίβλεψης στο επίπεδο του διοικητικού οργάνου με εποπτική αρμοδιότητα.

Για τους σκοπούς του άρθρου 88 παράγραφος 1 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τα δεδομένα σχετικά με τα δάνεια³⁴ σε μέλη του διοικητικού οργάνου και στα συνδεδεμένα μέρη τους, συμπεριλαμβανομένων τουλάχιστον:

• α. του ονόματος του οφειλέτη και της ιδιότητάς του (δηλ. μέλος του διοικητικού οργάνου ή συνδεδεμένο μέρος) και πληροφοριών σχετικά με τα δάνεια προς το συνδεδεμένο μέρος, το μέλος του διοικητικού οργάνου με το οποίο είναι συνδεδεμένο το μέρος και τον χαρακτήρα της σχέσης με το συνδεδεμένο μέρος·
• β. του είδους/της φύσης του δανείου και του ποσού·
• γ. των όρων και προϋποθέσεων που ισχύουν για το δάνειο·
• δ. της ημερομηνίας έγκρισης του δανείου·
• ε. του ονόματος του ατόμου ή του οργάνου και της σύνθεσής του που λαμβάνει την απόφαση έγκρισης του δανείου και των ισχυόντων όρων·

στ. του γεγονότος (ναι/όχι) σχετικά με το εάν το δάνειο έχει χορηγηθεί υπό συνθήκες αγοράς, και

• ζ. του γεγονότος (ναι/όχι) σχετικά με το εάν το δάνειο έχει χορηγηθεί υπό όρους διαθέσιμους σε όλο το προσωπικό.

³⁴ Βλ. επίσης τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με την προέλευση του δανείου, οι οποίες διατίθενται στη διεύθυνση: https://eba.europa.eu/regulation - and - policy/credit -risk/gu idelines -on-loan-origination- and -monitoring

Τα ιδρύματα θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η τεκμηρίωση όλων των δανείων προς τα μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους είναι πλήρης και επικαιροποιημένη και ότι το ίδρυμα είναι σε θέση να θέσει στη διάθεση των αρμόδιων αρχών την πλήρη τεκμηρίωση σε κατάλληλη μορφή, κατόπιν αιτήματος, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Για δάνειο άνω του ποσού των 200 000 EUR σε μέλος του διοικητικού οργάνου ή στα συνδεδεμένα μέρη τους, τα ιδρύματα θα πρέπει να είναι σε θέση να παρέχουν στην αρμόδια αρχή, κατόπιν αιτήματος, τις ακόλουθες πρόσθετες πληροφορίες:

• α. το ποσοστό του δανείου και το ποσοστό του συνόλου όλων των εκκρεμών δανείων προς τον ίδιο οφειλέτη σε σύγκριση με:
• i. το άθροισμα του κεφαλαίου της κατηγορίας 1 και του κεφαλαίου της κατηγορίας 2 και
• ii. το κεφάλαιο κοινών μετοχών της κατηγορίας 1 του ιδρύματος·
• β. το εάν το δάνειο αποτελεί μέρος μεγάλου χρηματοδοτικού ανοίγματος³⁵ , και
• γ. το σχετικό βάρος του συνολικού ποσού όλων των εκκρεμών δανείων προς τον ίδιο οφειλέτη, υπολογιζόμενο ως ποσοστό διαιρώντας το συνολικό οφειλόμενο ποσό με το συνολικό ποσό όλων των εκκρεμών δανείων στα μέλη του διοικητικού οργάνου και στα συνδεδεμένα μέρη τους.

³⁵ Βλ. επίσης μέρος IV του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 575/2013 και ιδίως το άρθρο 392.

Για να αποφεύγονται οι συγκρούσεις συμφερόντων, θα πρέπει να παρέχεται στο προσωπικό η δυνατότητα αναφοράς παραβάσεων με παράκαμψη των τακτικών διαύλων αναφοράς (π.χ. μέσω της λειτουργίας κανονιστικής συμμόρφωσης, της λειτουργίας εσωτερικής επιθεώρησης ή μιας ανεξάρτητης διαδικασίας καταγγελίας παραβάσεων εντός του ιδρύματος). Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τόσο του προσώπου που καταγγέλλει την παράβαση όσο και του φυσικού προσώπου που φέρεται ότι διέπραξε την παράβαση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2016/679³⁶ (ΓΠΚΔ).

³⁶ Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων).

Οι διαδικασίες προειδοποίησης θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στο σύνολο του προσωπικού του ιδρύματος.