12 Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów dla pracowników

Organ zarządzający powinien być odpowiedzialny za ustanawianie, zatwierdzanie i nadzorowanie wdrażania oraz utrzymywania skutecznej polityki w celu identyfikacji i oceny rzeczywistych oraz potencjalnych konfliktów między interesami instytucji a prywatnymi interesami pracowników i ich minimalizacji lub zapobiegania im; obejmuje to także konflikty z interesami członków organu zarządzającego, które mogłyby niekorzystnie wpływać na wykonywanie ich obowiązków. Instytucja konsolidująca powinna uwzględniać wszystkie interesy w ujęciu skonsolidowanym lub subskonsolidowanym w ramach ogólnogrupowej polityki przeciwdziałania konfliktom interesów.

Polityka ta powinna mieć na celu identyfikację konfliktów interesów pracowników, w tym interesów ich najbliższych członków rodziny. Instytucje powinny uwzględniać fakt, że konflikty interesów mogą wynikać nie tylko z obecnych, ale także z wcześniejszych relacji osobistych lub zawodowych. W przypadku wystąpienia konfliktów interesów, instytucje powinny ocenić ich istotność, podjąć decyzję i w stosownych przypadkach wdrożyć środki w celu ich minimalizacji.

W odniesieniu do konfliktów interesów wynikających z wcześniejszych relacji, instytucje powinny ustalić odpowiednie ramy czasowe, co do których pracownicy powinni zgłaszać takie konflikty interesów, z uwagi na to, że mogą one nadal mieć wpływ na zachowanie pracowników i ich udział w podejmowaniu decyzji.

Polityka ta powinna obejmować co najmniej następujące sytuacje lub relacje, w związku z którymi mogą powstawać konflikty interesów:

• a. interesy gospodarcze (np. akcje, inne prawa własności i udziały, holdingi finansowe oraz inne interesy gospodarcze związane z klientami komercyjnymi, prawa własności intelektualnej, kredyty udzielone przez instytucję spółce należącej do pracowników, członkostwo w organie lub prawo własności organu lub podmiotu mającego sprzeczne interesy);
• b. osobiste lub zawodowe powiązania z właścicielami znacznych pakietów akcji instytucji;
• c. relacje osobiste lub zawodowe z pracownikami instytucji lub podmiotów objętych zakresem konsolidacji ostrożnościowej (np. relacje rodzinne);
• d. inne zatrudnienie oraz poprzednie zatrudnienie w niedawnej przeszłości (np. w ostatnich pięciu latach);
• e. relacje osobiste lub zawodowe z odpowiednimi zewnętrznymi zainteresowanymi stronami (np. związki z istotnymi dostawcami, firmami doradczymi lub innymi dostawcami usług); oraz
• f. wpływ polityczny lub powiązania polityczne.

Niezależnie od powyższego instytucje powinny uwzględnić fakt, że bycie akcjonariuszem instytucji lub posiadanie prywatnych rachunków, zaciąganie kredytów lub korzystanie z innych usług instytucji nie powinno prowadzić do sytuacji, w której uznaje się, że pracownicy znajdują się w konflikcie interesów, jeśli relacje takie nie przekraczają odpowiedniego progu de minimis .

W polityce należy określić procesy sprawozdawczości i komunikowania informacji komórce odpowiedzialnej na mocy tej polityki. Pracownicy powinni mieć obowiązek niezwłocznego wewnętrznego ujawnienia wszelkich okoliczności mogących skutkować lub skutkujących konfliktem interesów.

W polityce należy odróżnić konflikty interesów utrzymujące się i wymagające stałego zarządzania od konfliktów interesów, które zachodzą nieoczekiwanie w odniesieniu do pojedynczego zdarzenia (np. transakcji, wyboru dostawcy usług itp.) i w celu zarządzania którymi wystarczy zazwyczaj zastosować jednorazowy środek. We wszystkich przypadkach w podejmowanych decyzjach należy uwzględniać przede wszystkim interes instytucji.

W polityce należy określić procedury, środki, wymagania w zakresie dokumentacji oraz zadania odnoszące się do identyfikacji konfliktów interesów i zapobiegania im, oceny ich istotności oraz podejmowania środków je minimalizujących. Takie procedury, wymagania, zadania i środki powinny obejmować:

• a. powierzanie czynności lub transakcji wywołujących konflikt różnym osobom;
• b. zapobieganie wywieraniu niewłaściwego wpływu przez pracowników aktywnych również poza instytucją na kwestie związane z taką ich aktywnością;
• c. ustanowienie obowiązku wstrzymania się przez członków organu zarządzającego od głosowania nad wszelkimi sprawami, w przypadku których dany członek znajduje się lub może znajdować się w konflikcie interesów lub jego obiektywność lub też zdolność do należytego wypełniania obowiązków wobec instytucji może ulec zmniejszeniu w inny sposób;
• d. uniemożliwienie członkom organu zarządzającego pełnienia funkcji dyrektora w konkurencyjnych instytucjach, chyba że funkcje te dotyczą instytucji należących do tego samego instytucjonalnego systemu ochrony, o których mowa w art. 113 ust. 7 rozporządzenia (UE) nr 575/2013, instytucji kredytowych trwale powiązanych z organem centralnym, o których mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) nr 575/2013, lub instytucji objętych zakresem konsolidacji ostrożnościowej.

W polityce takiej należy w szczególności uwzględnić ryzyko konfliktu interesów na szczeblu organu zarządzającego i dostarczyć wystarczających wskazówek w zakresie identyfikacji konfliktów interesów, które mogłyby zmniejszać zdolność członków organu zarządzającego do podejmowania obiektywnych i bezstronnych decyzji leżących w najlepszym interesie instytucji, oraz w zakresie zarządzania takimi konfliktami interesów. Instytucje powinny uwzględnić fakt, że konflikty interesów mogą mieć wpływ na niezależność myślenia członków organu zarządzającego³¹ .

³¹ Z ob. też wspólne wytyczne ESMA i EUNB w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje wydane na mocy dyrektywy 2013/36/UE i dyrektywy 2014/65/UE.

Podczas ograniczania skutków zidentyfikowanych konfliktów interesów członków organu zarządzającego instytucje powinny dokumentować zastosowane środki, w tym uzasadnienie co do skuteczności zastosowanych środków, aby zapewnić obiektywność w procesie podejmowania decyzji.

Rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów, które zostały ujawnione odpowiedzialnej komórce w obrębie instytucji, należy odpowiednio ocenić i odpowiednio nimi zarządzać. Jeżeli stwierdzono konflikt interesów u pracowników, instytucja powinna udokumentować podjętą decyzję, w szczególności to, czy konflikt interesów i związane z nim ryzyko zostały zaakceptowane, a jeżeli zostały one zaakceptowane, należy udokumentować, w jaki sposób ten konflikt interesów został w zadowalającym stopniu zminimalizowany lub wyeliminowany.

Wszelkie rzeczywiste i potencjalne konflikty interesów na szczeblu organu zarządzającego powinny być odpowiednio udokumentowane i komunikowane organowi zarządzającemu w ujęciu zarówno indywidualnym, jak i zbiorowym, a organ zarządzający powinien je omawiać, podejmować związane z nimi decyzje i należycie nimi zarządzać.