12.3 Συμφωνίες με τρίτες οντότητες για τη διαχείριση του αποθεματικού περιουσιακών στοιχείων, την επένδυση των περιουσιακών στοιχείων αποθεματικού, τη φύλαξη των περιουσιακών στοιχείων αποθεματικού ή τη διανομή των μαρκών με αναφορά σε περιουσιακά στοιχεία στο κοινό

Το διοικητικό όργανο ενός εκδότη ART S που έχει συνάψει συμφωνίες με τρίτες οντότητες για τη λειτουργία του αποθεματικού περιουσιακών στοιχείων, την επένδυση των περιουσιακών στοιχείων του αποθεματικού, τη φύλαξη των περιουσιακών στοιχείων αποθεματικού ή, κατά περίπτωση, τη διανομή των μαρκών με αναφορά σε περιουσιακά στοιχεία στο κοινό ή σχεδιάζει να συνάψει τέτοιες συμφωνίες θα πρέπει να εγκρίνει, να επανεξετάζει και να επικαιροποιεί τακτικά μια πολιτική σχετικά με τις απαιτήσεις για τη λειτουργική αξιοπιστία των εν λόγω τρίτων οντοτήτων και να διασφαλίζει την εφαρμογή τους σε ατομική βάση και, κατά περίπτωση, σε επίπεδο ομίλου.

Η πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει τα κύρια στάδια του κύκλου ζωής των εν λόγω συμφωνιών με τρίτες οντότητες και να καθορίζει τις αρχές, τις αρμοδιότητες και τις διαδικασίες σε σχέση με τη χρήση υπηρεσιών τρίτων. Ειδικότερα, η πολιτική θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον:

• α. τις αρμοδιότητες του διοικητικού οργάνου, συμπεριλαμβανομένης της συμμετοχής του, κατά περίπτωση, στη λήψη αποφάσεων·
• β. τη συμμετοχή επιχειρηματικών τομέων, λειτουργιών εσωτερικού ελέγχου και άλλων προσώπων σε σχέση με τις εν λόγω συμφωνίες·
• γ. τον σχεδιασμό και τη διάρθρωση των συμφωνιών με τρίτους, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού των επιχειρηματικών απαιτήσεων σχετικά με τη χρήση υπηρεσιών τρίτων·
• δ. τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση κινδύνων σύμφωνα με το τμήμα 11 ·
• ε. ελέγχους δέουσας επιμέλειας όσον αφορά τους πιθανούς τρίτους παρόχους υπηρεσιών·

στ. πολιτικές και διαδικασίες για τον εντοπισμό, την πρόληψη, τη διαχείριση και τη δημοσιοποίηση συγκρούσεων συμφερόντων, σύμφωνα με το άρθρο 32 του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1114·

• ζ. τον σχεδιασμό επιχειρησιακής συνέχειας και στρατηγικές εξόδου για τη διασφάλιση της λειτουργικής ανθεκτικότητας του εκδότη ART S σε περίπτωση αστοχίας ή διαταραχής σε τρίτη οντότητα που επηρεάζει την παροχή κρίσιμων λειτουργιών. Τα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας και εξόδου του εκδότη ART S θα πρέπει να αξιολογούν τη δυνατότητα υποκατάστασης της τρίτης οντότητας που χρησιμοποιεί για κρίσιμες λειτουργίες, καθώς και άλλες βιώσιμες εναλλακτικές λύσεις που μπορούν να διευκολύνουν τη λειτουργική ανθεκτικότητα σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας σε τρίτη οντότητα, όπως η επαναφορά της δραστηριότητας σε εσωτερικό επίπεδο·
• η. τη διαδικασία έγκρισης νέων συμφωνιών·
• θ. την εφαρμογή, την παρακολούθηση και τη διαχείριση των εν λόγω συμφωνιών, συμπεριλαμβανομένης της συνεχούς αξιολόγησης των επιδόσεων των τρίτων οντοτήτων, ώστε να διασφαλίζεται ότι η σχέση παραμένει εντός της διάθεσης ανάληψης κινδύνου και της ανοχής κινδύνου του εκδότη ART S σε περίπτωση διαταραχής κρίσιμων λειτουργιών και βασικών επιχειρηματικών τομέων·
• ι. τις διαδικασίες ενημέρωσης και αντίδρασης σε τυχόν αλλαγές σε μια συμφωνία από τρίτες οντότητες·

ια. την ανεξάρτητη εξέταση και τον ανεξάρτητο έλεγχο της συμμόρφωσης προς τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις και πολιτικές·

ιβ. τις διαδικασίες ανανέωσης των συμφωνιών με τρίτες οντότητες·

ιγ. την τεκμηρίωση και την τήρηση αρχείων· και ιδ. τις στρατηγικές εξόδου και τις διαδικασίες καταγγελίας, συμπεριλαμβανομένης της απαίτησης τεκμηριωμένου σχεδίου εξόδου για κάθε συμφωνία με τρίτη οντότητα, εάν η εν λόγω έξοδος θεωρείται πιθανή λαμβανομένων υπόψη πιθανών διακοπών υπηρεσιών ή της απροσδόκητης καταγγελίας της εκάστοτε συμφωνίας.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να αξιολογούν τον πιθανό αντίκτυπο των συμφωνιών με τρίτες οντότητες στον λειτουργικό κίνδυνο και τη λειτουργική ανθεκτικότητά τους, σύμφωνα με το τμήμα 1 2 , ενώ θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα αποτελέσματα της αξιολόγησης όταν αποφασίζουν εάν μια λειτουργία θα πρέπει να εκτελείται από τρίτη οντότητα και θα πρέπει να λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα για την αποφυγή αδικαιολόγητων πρόσθετων λειτουργικών κινδύνων πριν από τη σύναψη των εν λόγω συμφωνιών.

Στο πλαίσιο της αξιολόγησης κινδύνων, ο εκδότης ART S θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τα αναμενόμενα οφέλη και το κόστος της προτεινόμενης συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένης της στάθμισης τυχόν κινδύνων που ενδέχεται να μειωθούν ή να τύχουν καλύτερης διαχείρισης έναντι τυχόν κινδύνων που ενδέχεται να προκύψουν ως αποτέλεσμα της προτεινόμενης συμφωνίας, λαμβάνοντας υπόψη τουλάχιστον τα μέτρα που εφαρμόζει ο εκδότης ART S και ο πάροχος υπηρεσιών για τη διαχείριση και τον μετριασμό αυτών των κινδύνων.

Κατά τη διενέργεια της εκτίμησης κινδύνου πριν από την εξάρτηση από τρίτη οντότητα και κατά τη διάρκεια της συνεχούς παρακολούθησης των επιδόσεων της τρίτης οντότητας, ο εκδότης ART S θα πρέπει τουλάχιστον:

• α. να προσδιορίζει και να ταξινομεί τις αντίστοιχες λειτουργίες και τα σχετικά δεδομένα και συστήματα με γνώμονα τον βαθμό ευαισθησίας και σημαντικότητάς τους, καθώς και τα απαιτούμενα μέτρα ασφάλειας·
• β. να προβαίνει σε διεξοδική ανάλυση βάσει κινδύνου για τις λειτουργίες και τα σχετικά δεδομένα και συστήματα που εξετάζονται ως αντικείμενο της συμφωνίας και να αντιμετωπίζει τους πιθανούς κινδύνους, ιδίως όσον αφορά τους λειτουργικούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των κινδύνων από τη σύναψη συμβάσεων υπεργολαβίας, των νομικών κινδύνων, των κινδύνων ΤΠΕ, των κινδύνων συμμόρφωσης και των κινδύνων φήμης, καθώς και τους περιορισμούς σε επίπεδο εποπτείας που σχετίζονται με τις χώρες στις οποίες παρέχονται – ή ενδέχεται να παρέχονται – οι υπηρεσίες·
• γ. να εξετάζει τις γεωγραφικές εξαρτήσεις και τη διαχείριση των σχετικών κινδύνων. Αυτοί οι κίνδυνοι μπορεί να σχετίζονται με το οικονομικό, χρηματοπιστωτικό, πολιτικό, νομικό και ρυθμιστικό περιβάλλον της δικαιοδοσίας ή των δικαιοδοσιών όπου θα παρέχεται η σχετική υπηρεσία.

Πριν από τη σύναψη συμφωνίας με τρίτο μέρος και την εξέταση των κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργικών κινδύνων και του κινδύνου αντισυμβαλλομένου, οι εκδότες ART S θα πρέπει να διασφαλίζουν, στο πλαίσιο της οικείας διαδικασίας επιλογής και αξιολόγησης, ότι η τρίτη οντότητα είναι κατάλληλη.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι η τρίτη οντότητα έχει κατάλληλη επιχειρηματική φήμη, κατάλληλες και επαρκείς ικανότητες, την εξειδίκευση, την ικανότητα, τους πόρους (π.χ. ανθρώπινους, ΤΠ, οικονομικούς), την οργανωτική δομή και, κατά περίπτωση, τις προβλεπόμενες ρυθμιστικές άδειες ή καταχωρίσεις που απαιτούνται για την εκτέλεση της λειτουργίας με αξιοπιστία και επαγγελματισμό, ώστε να είναι σε θέση να εκπληρώνει τις υποχρεώσεις της κατά τη διάρκεια ισχύος του σχεδίου σύμβασης.

Στους πρόσθετους παράγοντες που πρέπει να εξετάζονται κατά τη διεξαγωγή του ελέγχου δέουσας επιμέλειας όσον αφορά την πιθανή τρίτη οντότητα περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, οι ακόλουθοι:

• α. το επιχειρηματικό της μοντέλο, τη φύση, το μέγεθος, την πολυπλοκότητα, την οικονομική κατάσταση, το καθεστώς ιδιοκτησίας και τη δομή του ομίλου·
• β. τις μακροπρόθεσμες σχέσεις με την τρίτη οντότητα που έχει ήδη αξιολογηθεί και παρέχει υπηρεσίες για τον εκδότη ART S ·
• γ. το επίπεδο της δυνατότητας υποκατάστασης της υπηρεσίας και του παρόχου υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας εξόδου από τη συμφωνία με τρίτο μέρος και της μετάβασης σε άλλον πάροχο υπηρεσιών ή της επαναφοράς της κρίσιμης υπηρεσίας στο εσωτερικό του εκδότη ή τις δυνητικές επιπτώσεις της εν λόγω υποκατάστασης κρίσιμων λειτουργιών σε βάρος του εκδότη ART S ·
• δ. αν η τρίτη οντότητα τελεί υπό την εποπτεία αρμόδιων αρχών.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να προβαίνουν στις δέουσες ενέργειες ώστε να διασφαλίζεται ότι το τρίτο μέρος ενεργεί κατά τρόπο που συνάδει με τις αξίες τους και με τον κώδικα δεοντολογίας τους.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να διασφαλίζουν ανά πάσα στιγμή ότι το τρίτο μέρος που χρησιμοποιούν για τη διανομή ART S στο κοινό συμμορφώνεται με τις διαδικασίες που διασφαλίζουν τη συμμόρφωση προς τις υποχρεώσεις που αφορούν την πρόληψη της ΝΕΠΔ/ΧΤ βάσει της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 και, κατά περίπτωση, του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1113 περί στοιχείων που συνοδεύουν τις μεταφορές χρηματικών ποσών και ορισμένων κρυπτοστοιχείων. Η τρίτη οντότητα θα πρέπει να διασφαλίζει τη συνεχή συμμόρφωση των συστημάτων εσωτερικής επιθεώρησής της προς τις υποχρεώσεις που αφορούν την πρόληψη της ΝΕΠΔ/ΧΤ βάσει της οδηγίας (ΕΕ) 2015/849 και, κατά περίπτωση, του κανονισμού (ΕΕ) 2023/1113 περί πληροφοριών που συνοδεύουν τις μεταφορές χρηματικών ποσών και ορισμένων κρυπτοστοιχείων.