12.3 Dogovori s tretjimi subjekti za upravljanje rezerve sredstev, za vlaganje rezervnih sredstev, za skrbništvo rezervnih sredstev ali za distribucijo žetonov, vezanih na sredstva, javnosti

Upravljalni organ izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, ki ima s tretjimi subjekti vzpostavljene dogovore za upravljanje rezerve sredstev, za vlaganje rezervnih sredstev, skrbništvo rezervnih sredstev ali po potrebi za distribucijo žetonov, vezanih na sredstva, javnosti, ali načrtuje sklenitev takih dogovorov, bi moral odobriti, redno pregledovati in posodabljati politiko o zahtevah za operativno uporabo teh tretjih subjektov ter zagotoviti njihovo izvajanje na posamični ravni in po potrebi na ravni sku pine.

Ta politika bi morala vključevati glavne faze življenjskega cikla teh dogovorov s tretjimi osebami, v njej pa bi morali biti opredeljeni tudi načela, odgovornosti in postopki v zvezi z uporabo tretjih oseb. Natančneje, zajemati bi morala vsaj:

• a. odgovornosti upravljalnega organa, po potrebi vključno z njegovo udeležbo pri odločanju;
• b. sodelovanje poslovnih področij, funkcij notranjih kontrol in drugih posameznikov pri teh dogovorih;
• c. načrtovanje in strukturiranje dogovorov s tretjimi osebami, vključno z opredelitvijo poslovnih zahtev v zvezi z uporabo tretjih oseb;
• d. prepoznavanje, ocenjevanje in upravljanje tveganj v skladu z oddelkom 11;
• e. preverjanje potrebne skrbnosti pri potencialnih tretjih osebah;
• f. politike in postopke za odkrivanje, preprečevanje, obvladovanje in razkrivanje nasprotij interesov v skladu s členom 32 Uredbe (EU) 2023/1114;
• g. načrtovanje neprekinjenega poslovanja in izhodne strategije za zagotovitev operativne odpornosti izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, v primeru izpada ali motenj pri tretjem subjektu, ki vplivajo na zagotavljanje kritičnih poslovnih dejavnosti. V načr ti neprekinjenega poslovanja in izstopa izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, bi se morale oceniti nadomestljivost tretjega subjekta, ki ga uporablja za kritične poslovne dejavnosti, in druge izvedljive alternative, ki bi lahko olajšale operativno odpo rnost v primeru izpada pri tretjem subjektu, kot je ponovna vzpostavitev notranjega poslovanja;
• h. postopek za odobritev novih dogovorov;
• i. izvajanje, spremljanje in upravljanje teh dogovorov, vključno s stalnim ocenjevanjem uspešnosti tretjih subjektov za zagotovitev, da razmerje ostaja v okviru nagnjenosti izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, k prevzemanju tveganja in njegovega sprejeml jivega tveganja v primeru motenj pri kritičnih poslovnih dejavnostih in na ključnih poslovnih področjih;
• j. postopke za obveščanje tretjih subjektov o spremembah dogovorov in njihovo odzivanje nanje;
• k. neodvisen pregled in revizijo skladnosti s pravnimi in regulativnimi zahtevami in politikami;
• l. postopke za podaljšanje dogovorov s tretjimi subjekti;
• m. dokumentiranje in vodenje evidenc ter
• n. izhodne strategije in postopke odpovedi, vključno z zahtevo po dokumentiranem načrtu izstopa za vsak dogovor s tretjim subjektom, kadar se šteje, da je tak izstop mogoč, ob upoštevanju morebitnih prekinitev storitev ali nepričakovane odpovedi dogovora.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali v skladu z oddelkom 12 oceniti morebitni učinek dogovorov s tretjimi subjekti na njihovo operativno tveganje in operativno odpornost ter rezultate ocene upoštevati pri odločanju, ali bi moral funkcijo izvajati tretji subjekt, ter bi morali pred sklenitvijo teh dogovorov sprejeti ustrezne ukrepe za preprečitev nepotrebnih dodatnih operativnih tveganj.

Izdajatelj žetonov, vezanih na sredstva, bi moral v okviru ocene tveganja upoštevati tudi pričakovane koristi in stroške predlaganega dogovora, vključno s presojo vseh tveganj, ki bi se lahko zmanjšala ali bolje upravljala, v primerjavi s tveganji, ki bi se lahko pojavila zaradi predlaganega dogovora, pri čemer bi moral upoštevati vsaj ukrepe, ki sta jih za upravljanje in zmanjšanje teh tveganj izvedla izdajatelj žetonov, vezanih na sredstva, in ponudnik storitev.

Izdajatelj žetonov, vezanih na sredstva, bi moral pri izvajanju ocene tveganja pred uporabo tretjega subjekta in v okviru stalnega spremljanjem uspešnosti tretjega subjekta vsaj:

• a. prepoznati in razvrstiti pomembne funkcije ter z njimi povezane podatke in sisteme glede na njihovo občutljivost in kritičnost ter potrebne varnostne ukrepe;
• b. na podlagi tveganja temeljito analizirati funkcije ter z njimi povezane podatke in sisteme, v zvezi s katerimi se načrtuje dogovor, in obravnavati potencialna tveganja, zlasti operativna, vključno z zunanjim izvajanjem, pravna tveganja ter tveganja na podr očju IKT, tveganja skladnosti in izgube poslovnega ugleda, ter omejitve pri nadzoru, povezane z državami, v katerih se ali se lahko zagotavljajo storitve;
• c. upoštevati geografske odvisnosti in upravljanje s tem povezanih tveganj. Ta tveganja so lahko povezana z gospodarskim, finančnim, političnim, pravnim in regulativnim okoljem v jurisdikciji oziroma jurisdikcijah, v katerih se bo opravljala zadevna storitev.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali pred sklenitvijo dogovora s tretjo osebo in upoštevanjem tveganj, vključno z operativnimi tveganji in tveganjem nasprotne stranke, v svojem postopku izbire in ocenjevanja zagotoviti, da je tretji subjekt ustrezen.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali zagotoviti, da ima tretji subjekt ustrezen poslovni ugled, primerne in zadostne sposobnosti, strokovno znanje, zmogljivost, vire (npr. človeške, informacijske in finančne), organizacijsko strukturo in, če je ustrezno, potrebna regulativna dovoljenja ali registracije za zanesljivo in strokovno opravljanje funkcije in izpolnjevanje obveznosti v celotnem obdobju veljavnosti osnutka pogodbe.

Dodatni dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri skrbnem pregledu potencialnega tretjega subjekta, med drugim vključujejo:

• a. njegov poslovni model, naravo, obseg, kompleksnost, finančni položaj, lastništvo in strukturo skupine;
• b. dolgoročne odnose s tretjim subjektom, ki je že bil ocenjen in izvaja storitve za izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva;
• c. stopnjo nadomestljivosti storitve in ponudnika storitev, vključno z možnostjo izstopa iz dogovora s tretjo osebo in prehoda na drugega ponudnika storitev ali ponovne vzpostavitve kritične storitve v podjetju ali morebitnim učinkom take nadomestitve na krit ične dejavnosti izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva;
• d. ali tretjega subjekta nadzirajo pristojni organi.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali sprejeti ustrezne ukrepe, s katerimi bi zagotovili, da tretje osebe ravnajo v skladu z njihovimi vrednotami in kodeksom ravnanja.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali vedno zagotavljati, da tretja oseba, ki jo uporabljajo za distribucijo žetonov, vezanih na sredstva, javnosti, ravna v skladu s postopki, ki zagotavljajo izpolnjevanje obveznosti v zvezi s preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma v skladu z Direktivo (EU) 2015/849 in po potrebi Uredbo (EU) 2023/1113 o informacijah, ki spremljajo prenose sredstev in nekaterih kriptosredstev. Tretji subjekt bi moral v svojih sistemih notranjih kontrol zagotavl jati stalno skladnost z obveznostmi v zvezi s preprečevanjem pranja denarja in financiranja terorizma v skladu z Direktivo (EU) 2015/849 in po potrebi Uredbo (EU) 2023/1113 o informacijah, ki spremljajo prenose sredstev in nekaterih kriptosredstev.