12.3 Ulkopuolisten yhteisöjen kanssa tehtävät järjestelyt, jotka koskevat omaisuusreservin hoitoa, omaisuusreservin sijoittamista, omaisuusreservin säilyttämistä tai omaisuusreferenssitokenien luovuttamista yleisölle

Sellaisen ART:ien liikkeeseenlaskijan ylimmän hallintoelimen, jolla on järjestelyjä ulkopuolisten yhteisöjen kanssa omaisuusreservin hoitamiseksi, omaisuusreservin sijoittamiseksi, omaisuusreservin säilyttämiseksi tai soveltuvin osin omaisuusreferenssitokenien luovuttamiseksi yleisölle tai joka suunnittelee tällaisten järjestelyjen tekemistä, tulisi hyväksyä, tarkistaa ja päivittää säännöllisesti toimintaperiaatevaatimukset, jotka koskevat operatiivista riippuvuutta näistä ulkopuolisista yhteisöistä, ja varmistaa, että ne pannaan täytäntöön yksilöllisellä tasolla ja mahdollisen konsernin tasolla.

Näissä toimintaperiaatteissa tulisi määrittää ulkopuolisten yhteisöjen kanssa tehtyjen järjestelyiden elinkaaren päävaiheet sekä ulkoistamiseen liittyvät periaatteet, vastuut ja prosessit. Toimintaperiaatteiden tulisi kattaa vähintään seuraavat seikat:

• a. ylimmän hallintoelimen velvollisuudet ja tarvittaessa sen osallistuminen päätöksentekoon
• b. liiketoiminta-alueiden, sisäisen valvontatoiminnon ja muiden henkilöiden osallistuminen näihin järjestelyihin
• c. ulkopuolisten yhteisöjen kanssa tehtävien järjestelyjen suunnittelu ja organisointi, mukaan lukien ulkopuolisten yhteisöjen käyttöä koskevien liiketoimintavaatimusten määrittely
• d. riskien tunnistaminen, arviointi ja hallinta 11 jakson mukaisesti
• e. mahdollisia kolmansia osapuolia koskevat due diligence -tarkastukset
• f. toimintaperiaatteet ja menettelyt eturistiriitojen tunnistamiseksi, ehkäisemiseksi, hallitsemiseksi ja niistä ilmoittamiseksi asetuksen (EU) 2023/1114 32 artiklan mukaisesti
• g. liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu ja irtautumisstrategiat, joilla varmistetaan ART:ien liikkeeseenlaskijan operatiivinen häiriönsietokyky, jos ulkopuolisessa yhteisössä ilmenee vika tai häiriö, joka vaikuttaa kriittisten toimintojen tarjoamiseen. ART:ien liikkeeseenlaskijan liiketoiminnan jatkuvuutta ja irtautumista koskevissa suunnitelmissa tulisi arvioida sen kriittisissä toiminnoissa käyttämän ulkopuolisen yhteisön korvattavuutta ja muita toteuttamiskelpoisia vaihtoehtoja, jotka voivat parantaa operatiivista häiriönsietokykyä, kuten toimintakyvyn palauttaminen liikkeeseenlaskijan sisällä, jos ulkopuolisessa yhteisössä tapahtuu käyttökeskeytys
• h. uusien järjestelyiden hyväksymisprosessi
• i. näiden järjestelyjen täytäntöönpano, seuranta ja hallinnointi, mukaan lukien ulkopuolisten yhteisöjen toiminnan jatkuva arviointi sen varmistamiseksi, että suhde pysyy ART:ien liikkeeseenlaskijan riskinottohalun ja kriittisten toimintojen ja ydinliiketoiminta-alueiden häiriönsietokyvyn rajoissa
• j. menettelyt, joilla ulkopuoliset yhteisöt ilmoittavat järjestelyyn tehtävistä muutoksista ja joilla reagoidaan muutoksiin
• k. oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten noudattamisen riippumaton arviointi ja tarkastus
• l. ulkopuolisten yhteisöjen kanssa tehtyjen järjestelyjen uusimisprosessit
• m. dokumentointi ja kirjanpito ja
• n. irtautumisstrategiat ja keskeyttämisprosessit, ja jos irtautumista pidetään mahdollisena, jokaisen ulkopuolisen yhteisön kanssa tehtävän järjestelyn yhteydessä on laadittava lisäksi dokumentoitu irtautumisstrategia, jossa huomioidaan mahdolliset palvelukatkokset ja sopimuksen äkillinen päättyminen.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi arvioida ulkopuolisten yhteisöjen kanssa tehtävien järjestelyjen mahdolliset vaikutukset operatiiviseen riskiinsä ja operatiiviseen häiriönsietokykyynsä 12 jakson mukaisesti ja ottaa arvioinnin tulokset huomioon päättäessään, tulisiko ulkopuolisen yhteisön suorittaa jokin toiminto, ja toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet tarpeettomien operatiivisten lisäriskien välttämiseksi ennen tällaisten järjestelyjen tekemistä.

ART:ien liikkeeseenlaskijan tulisi ottaa riskinarvioinnissa huomioon myös ehdotetun järjestelyn odotettavissa olevat hyödyt ja kustannukset, mukaan luettuna sellaisten riskien punnitseminen, joita voidaan vähentää tai hallita paremmin, suhteessa riskeihin, joita voi syntyä ehdotetun järjestelyn seurauksena, ottaen huomioon ainakin toimenpiteet, joita ART:ien liikkeeseenlaskija ja palveluntarjoaja ovat toteuttaneet kyseisten riskien hallitsemiseksi ja lieventämiseksi.

Suorittaessaan riskinarviointia ennen tukeutumista ulkopuoliseen yhteisöön ja ulkopuolisen yhteisön toiminnan jatkuvan seurannan aikana ART:ien liikkeeseenlaskijan tulisi vähintään

• a. määrittää ja luokitella oleelliset toimet sekä niihin liittyvät tiedot ja järjestelmät arkaluonteisuuden, kriittisyyden ja vaadittujen turvatoimien mukaan
• b. tehdä perusteellinen riskinarviointi toiminnoille sekä niihin liittyville tiedoille ja järjestelmille, joiden suhteen järjestelyä harkitaan, ja huomioida mahdolliset riskit ja etenkin operatiiviset riskit, mukaan lukien alihankintaan liittyvät riskit, oikeudelliset riskit, ICT-riskit, vaatimustenmukaisuuteen liittyvät riskit ja maineriskit, sekä valvontaan liittyvät rajoitteet maissa, joissa palvelut toteutetaan tai joissa niitä voidaan tarjota
• c. tarkastella maantieteellisiä riippuvuuksia ja niihin liittyvien riskien hallintaa. Nämä riskit voivat liittyä taloudelliseen, rahoitukselliseen, poliittiseen, oikeudelliseen ja sääntely-ympäristöön sillä lainkäyttöalueella, jolla kyseinen palvelu tarjotaan.

Ennen kuin ulkopuolisen yhteisön kanssa tehdään järjestely, tulisi ottaa huomioon riskit, mukaan lukien operatiiviset riskit ja vastapuoliriski ja ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi valinta- ja arviointiprosessissaan varmistaa, että ulkopuolinen yhteisö on sopiva.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi varmistaa, että ulkopuolisella yhteisöllä on tarvittava maine sekä soveltuva ja riittävä pätevyys, asiantuntemus, valmiudet, resurssit (esim. henkilö-, IT- ja rahoitusresurssit), organisaatiorakenne sekä tarvittaessa toimilupa, toimiluvat tai rekisteröinti, jotka vaaditaan toiminnon luotettavaan ja ammattitaitoiseen tarjoamiseen sekä velvoitteiden täyttämiseen sopimusluonnoksen voimassaolon aikana.

Ulkopuolisen yhteisön huolellisuusvelvollisuuden tarkastuksessa (due diligence - tarkastuksessa) tulisi huomioida esimerkiksi seuraavat seikat:

• a. liiketoimintamalli, liiketoiminnan luonne, laajuus ja monimutkaisuus, taloudellinen tilanne, omistus ja ryhmän rakenne
• b. pitkäaikaiset suhteet sellaisiin ulkopuolisiin yhteisöihin, jotka on jo arvioitu ja jotka tarjoavat palveluita ART:ien liikkeeseenlaskijalle
• c. palvelun ja palveluntarjoajan korvattavuuden taso, mukaan luettuna kyky irtautua kolmannen osapuolen kanssa tehdystä järjestelystä ja joko siirtyä toiseen palveluntarjoajaan tai tuoda kriittinen palvelu takaisin yrityksen sisälle, tai tällaisen korvaamisen mahdollinen vaikutus ART:ien liikkeeseenlaskijan kriittisiin toimintoihin
• d. valvovatko toimivaltaiset viranomaiset ulkopuolisen yhteisön toimintaa.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi varmistaa asianmukaisilla toimilla, että ulkopuoliset yhteisöt toimivat liikkeeseenlaskijan arvojen ja menettelytapaohjeiden mukaisesti.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi aina varmistaa, että ulkopuolinen yhteisö, jota ne käyttävät ART:ien luovuttamiseen yleisölle, noudattaa menettelyjä, joilla varmistetaan rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäisemiseen liittyvien velvoitteiden noudattaminen direktiivin (EU) 2015/849 mukaisesti ja soveltuvin osin varainsiirtojen ja tiettyjen kryptovarojen siirtojen mukana toimitettavista tiedoista annetun asetuksen (EU) 2023/1113 mukaisesti. Ulkopuolisen yhteisön tulisi varmistaa sisäisissä valvontajärjestelmissään, että direktiivin (EU) 2015/849 ja soveltuvin osin varainsiirtojen ja tiettyjen kryptovarojen siirtojen mukana toimitettavista tiedoista annetun asetuksen (EU) 2023/1113 mukaisia rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaan liittyviä velvoitteita noudatetaan jatkuvasti.