12.3 Acuerdos con entidades terceras en relación con la gestión de la reserva de activos, la inversión de los activos de reserva, la custodia de los activos de reserva o la distribución de las fichas referenciadas a activos al público

El órgano de dirección de un emisor de fichas referenciadas a activos que haya celebrado acuerdos con entidades terceras en relación con la gestión de la reserva de activos, la inversión de los activos de reserva, la custodia de los activos de reserva o, en su caso, la distribución de las fichas referenciadas a activos al público, o que tenga previsto celebrar tales acuerdos, debería aprobar, revisar periódicamente y actualizar una política sobre los requisitos de fiabilidad operativa de tales entidades terceras y garantizar su aplicación a nivel individual y, en su caso, a nivel de grupo.

Esta política debería incluir las principales fases del ciclo de vida de los acuerdos con entidades terceras y definir los principios, las responsabilidades y los procesos en relación con el uso de terceros proveedores. En concreto, la política debería abarcar al menos:

• a. las responsabilidades del órgano de dirección, incluida su participación, si procede, en la toma de decisiones;
• b. la participación de las líneas de negocio, de las funciones de control interno y de otras personas en relación con esos acuerdos;
• c. la planificación y estructuración de los acuerdos con terceros, incluida la definición de los requisitos de negocio relativos al uso de terceros.
• d. la identificación, evaluación y gestión de riesgos con arreglo a la sección 11;
• e. comprobaciones de diligencia debida de terceros potenciales;
• f. políticas y procedimientos para detectar, prevenir, gestionar y comunicar los conflictos de intereses, de conformidad con el artículo 32 del Reglamento (UE) 2023/1114;
• g. la planificación de la continuidad de la actividad y estrategias de salida para garantizar la resiliencia operativa del emisor de fichas referenciadas a activos en caso de fallo o perturbación en una entidad tercera que afecte a la realización de operaciones esenciales. Los planes de continuidad de la actividad y las estrategias de salida del emisor de las fichas referenciadas a activos deberían evaluar la sustituibilidad de la entidad tercera que utilice para las operaciones esenciales, así como otras alternativas viables que puedan facilitar la resiliencia operativa en caso de interrupción de la actividad en una entidad tercera, como llevar la actividad de nuevo a nivel interno;
• h. el proceso de aprobación de nuevos acuerdos;
• i. la ejecución, el seguimiento y la gestión de esos acuerdos, incluida la supervisión continua del desempeño de las entidades terceras para garantizar que la relación se mantiene dentro del apetito de riesgo del emisor de fichas referenciadas a activos y su tolerancia a la interrupción de las operaciones esenciales y las líneas de negocio principales;
• j. los procedimientos de notificación y respuesta a las modificaciones de un acuerdo por parte de entidades terceras;
• k. la revisión independiente y la auditoría del cumplimiento de las políticas y los requisitos legales y regulatorios;
• l. los procesos de renovación de los acuerdos con entidades terceras;
• m. la documentación y el mantenimiento del registro, y
• n. las estrategias de salida y los procesos de resolución, incluida la obligación de contar con un plan de salida documentado para cada acuerdo con entidades terceras cuando dicha salida se considere posible teniendo en cuenta posibles interrupciones del servicio o la resolución imprevista de un acuerdo.

Los emisores de fichas referenciadas a activos deberían evaluar el impacto potencial de los acuerdos con entidades terceras sobre su riesgo operativo y su resiliencia operativa, de conformidad con la sección 12, y tener en cuenta los resultados de la evaluación a la hora de decidir si una función debería ser desempeñada por una entidad tercera y adoptarse las medidas adecuadas para evitar riesgos operativos adicionales indebidos antes de celebrar tales acuerdos.

En la evaluación de riesgos, los emisores de fichas referenciadas a activos también deberían tener en cuenta los beneficios y los costes previstos del acuerdo propuesto, incluida la ponderación de cualquier riesgo que pueda reducirse o gestionarse mejor frente a los riesgos que puedan surgir como consecuencia del acuerdo propuesto, teniendo en cuenta al menos las medidas aplicadas por el emisor de fichas referenciadas a activos y por el proveedor de servicios para gestionar y mitigar dichos riesgos.

Al llevar a cabo la evaluación de riesgos con carácter previo a depender de la entidad tercera y durante el seguimiento continuo del desempeño de dicha entidad, el emisor de fichas referenciadas a activos debería, como mínimo:

• a. identificar y clasificar las funciones pertinentes, así como los datos y sistemas relacionados en función de su sensibilidad y criticidad, y de las medidas de seguridad necesarias;
• b. llevar a cabo un análisis exhaustivo basado en el riesgo de las funciones y los datos y sistemas asociados que se están considerando para el acuerdo con el tercero y abordar los riesgos potenciales, en particular los riesgos operativos, incluidos los riesgos de subcontratación, legales, de TIC, de cumplimiento normativo y reputacionales, y las limitaciones de la supervisión en los países en que se presten o puedan prestarse los servicios;
• c. considerar las dependencias geográficas y la gestión de los riesgos relacionados. Estos riesgos pueden estar relacionados con el entorno económico, financiero, político, jurídico y reglamentario de la jurisdicción o jurisdicciones en las que se prestará el servicio de que se trate.

Antes de celebrar un acuerdo con un tercero y considerar los riesgos, incluidos los riesgos operativos y el riesgo de contraparte, los emisores de fichas referenciadas a activos deberían asegurarse de la idoneidad de la entidad tercera en su proceso de selección y evaluación.

Los emisores de fichas referenciadas a activos deberían asegurarse de que la entidad tercera goza de buena reputación profesional y cuenta con capacidades apropiadas y suficientes, así como con los conocimientos técnicos, la competencia, los recursos (p. ej., humanos, tecnológicos y financieros), la estructura organizativa y, en su caso, la(s) autorización(es) o registro(s) preceptivos que sean necesarios para desempeñar la función de manera fiable y profesional cumpliendo sus obligaciones durante toda la duración del futuro contrato.

Los factores adicionales que han de considerarse a la hora de llevar a cabo la diligencia debida respecto de una posible entidad tercera incluyen, a título ilustrativo:

• a. su modelo de negocio, naturaleza, escala, complejidad, situación financiera, estructura de propiedad y estructura del grupo;
• b. las relaciones a largo plazo con la entidad tercera que ya hayan sido evaluadas y los servicios prestados al emisor de las fichas referenciadas a activos;
• c. el nivel de sustituibilidad del servicio y del proveedor de servicios, incluida la capacidad para resolver el acuerdo con terceros y reemplazarlo por otro proveedor de servicios
• o volver a prestar el servicio crítico internamente, o el impacto potencial de dicha sustitución en las operaciones esenciales del emisor de fichas referenciadas a activos;
• d. si la entidad tercera es supervisada o no por las autoridades competentes.

Los emisores de fichas referenciadas a activos deberían adoptar las medidas oportunas para garantizar que la actuación de la entidad tercera se ajusta a sus valores y código de conducta.

Los emisores de fichas referenciadas a activos deberían velar en todo momento por que los terceros que utilicen para distribuir fichas al público cumplan los procedimientos que garantizan el cumplimiento de las obligaciones relativas a la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo establecidas en la Directiva (UE) 2015/849 y, en su caso, en el Reglamento (UE) 2023/1113 relativo a la información que acompaña a las transferencias de fondos y de determinados criptoactivos. La entidad tercera debería garantizar en sus sistemas de control interno el cumplimiento continuo de las obligaciones relativas a la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo en virtud de la Directiva (UE) 2015/849 y, en su caso, del Reglamento (UE) 2023/1113 relativo a la información que acompaña a las transferencias de fondos y de determinados criptoactivos.