14 Kader voor interne controle

Beleggingsondernemingen ontwikkelen en handhaven een cultuur die een positieve houding jegens risicobeheersing en naleving binnen de beleggingsonderneming aanmoedigt, evenals een solide en alomvattend kader voor interne controle. Krachtens dit kader zijn de bedrijfsonderdelen van beleggingsondernemingen verantwoordelijk voor het beheren van de risico’s die zij lopen bij het uitvoeren van hun activiteiten en beschikken zij over controles die de naleving van interne en externe vereisten waarborgen. Als onderdeel van dit kader beschikken beleggingsondernemingen over een permanente en doeltreffende interne compliancefunctie²⁷ met passend en voldoende gezag, status en toegang tot het leidinggevend orgaan om haar taak te vervullen, evenals over een risicobeheerkader. Beleggingsondernemingen hebben ook een interne risicobeheer- en auditfunctie, waar dat evenredig is met inachtneming van de criteria in titel I.

²⁷ Onverminderd artikel 22 van de Gedelegeerde Verordening (EU) 565/2017 van de Commissie.

Het kader voor interne controle van de betrokken beleggingsonderneming wordt op individuele basis aangepast aan het specifieke karakter van haar activiteiten, haar complexiteit en de bijbehorende risico’s, rekening houdend met de groepscontext. Beleggingsondernemingen organiseren de uitwisseling van de benodigde informatie op een wijze die waarborgt dat elk leidinggevend orgaan, elk bedrijfsonderdeel en elke interne eenheid, waaronder elke interne controlefunctie, in staat is zijn/haar taken uit te voeren. Dit betekent bijvoorbeeld een noodzakelijke uitwisseling van adequate informatie tussen de bedrijfsonderdelen, de compliancefunctie en de AML/CTF-compliancefunctie als dat een afzonderlijke controlefunctie is, op groepsniveau en tussen de hoofden van de interne controlefuncties op groepsniveau en het leidinggevend orgaan van de beleggingsonderneming.

Beleggingsondernemingen zorgen ervoor dat zij beschikken over passende processen en procedures die waarborgen dat zij voldoen aan hun verplichtingen in verband met het bestrijden van witwassen van geld en terrorismefinanciering. Beleggingsondernemingen beoordelen in hoeverre zij zijn blootgesteld aan het risico dat zij worden gebruikt voor witwassen of terrorismefinanciering en nemen zo nodig maatregelen om die risico’s en de daarmee verband houdende operationele risico’s en reputatierisico’s te beperken. Beleggingsondernemingen nemen maatregelen om te waarborgen dat hun personeelsleden zich bewust zijn van het risico van witwassen en terrorismefinanciering en van de gevolgen daarvan voor de beleggingsonderneming en de integriteit van het financiële systeem.

Het kader voor interne controle heeft betrekking op de hele organisatie, met inbegrip van de verantwoordelijkheden en taken van het leidinggevend orgaan, en de activiteiten van alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, waaronder interne controlefuncties, uitbestede activiteiten en distributiekanalen.

Het kader voor interne controle van een beleggingsonderneming waarborgt het volgende:

• a. doeltreffende en efficiënte activiteiten;
• b. adequate identificatie, meting en beperking van risico’s;
• c. de betrouwbaarheid van financiële en niet-financiële informatie die intern of extern wordt gerapporteerd;
• d. solide administratieve en boekhoudkundige procedures; en
• e. naleving van wetten, regelgeving, toezichtvereisten en het interne beleid en de interne procedures, regels en besluiten van de beleggingsonderneming.