14 Ramy kontroli wewnętrznej

Firmy inwestycyjne powinny wypracować oraz utrzymywać kulturę zachęcającą do pozytywnego nastawienia do kontroli ryzyka i zgodności z przepisami w instytucji, a także solidne i kompleksowe ramy kontroli wewnętrznej. W tych ramach linie biznesowe firm inwestycyjnych powinny być odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem, jakie ponoszą w związku z prowadzeniem działalności, oraz powinny ustanowić mechanizmy kontrol i mające na celu zapewnienie zgodności z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymogami. W związku z tymi ramami firmy inwestycyjne powinny ustanowić stałe i skuteczne służby kontroli wewnętrznej²⁷ dysponujące wystarczającymi uprawnieniami, statusem i dostępem do organu zarządzającego, aby móc wypełniać swoją funkcję, oraz ustanowić ramy zarządzania ryzykiem. Biorąc pod uwagę kryteria proporcjonalności określone w tytule I, firmy inwestycyjne powinny również ustanowić komórkę wewnętrznego zarządzania ryzykiem i audytu wewnętrznego.

²⁷ Bez uszczerbku dla art. 22 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 565/2017.

Ramy kontroli wewnętrznej firmy inwestycyjnej powinny być dostosowane indywidualnie do specyfiki jej działalności, jej złożoności i związanego z nią ryzyka, uwzględniając przy tym kontekst grupy. Firmy inwestycyjne powinny zorganizować wymianę niezbędnych informacji, tak aby każdy organ zarządzający, linia biznesowa i jednostka wewnętrzna, w tym każda komórka kontroli wewnętrznej, mogły wypełniać swoje obowiązki. Oznacza to, na przykład, niezbędną wymianę odpowiednich informacji między liniami biznesowymi a komórką ds. nadzoru zgodności z prawem, oraz komórką ds. nadzorowania zgodności z przepisami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w przypadkach, kiedy jest to osobna komórka kontrolna, na poziomie grupy oraz między kierownikami komórek kontroli wewnętrznej na szczeblu grupy i organem zarządzającym firmy inwestycyjnej.

Firmy inwestycyjne powinny wdrożyć odpowiednie procesy i procedury zapewniające przestrzeganie obowiązków firm inwestycyjnych w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Firmy inwestycyjne powinny ocenić swoją ekspozycję na ryzyko związane z wykorzystaniem ich do celów prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz, jeśli to konieczne, podjąć działania ograniczające takie ryzyko, a także powiązane z nim ryzyko operacyjne i ryzyko utraty reputacji. Firmy inwestycyjne powinny podjąć działania w celu zapewnienia, aby ich personel był świadomy ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu oraz wpływu ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu na daną firmę inwestycyjną i na rzetelność systemu finansowego.

Ramy kontroli wewnętrznej powinny obejmować całą organizację, w tym obowiązki i zadania organu zarządzającego oraz działalność wszystkich linii biznesowych i jednostek wewnętrznych, w tym komórek kontroli wewnętrznej, czynności objęte outsourcingiem i kanały dystrybucji.

Ramy kontroli wewnętrznej firmy inwestycyjnej powinny zapewniać:

• a. skuteczną i efektywną działalność;
• b. odpowiednią identyfikację, pomiar i minimalizację ryzyka;
• c. wiarygodność informacji finansowych i niefinansowych objętych sprawozdawczością zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną;
• d. właściwe procedury administracyjne i księgowe; oraz
• e. zgodność z przepisami, regulacjami, wymogami nadzorczymi oraz polityką wewnętrzną firmy inwestycyjnej, jej procesami, regulaminami i decyzjami.