14 Interner Kontrollrahmen

Die Wertpapierfirmen sollten eine Kultur entwickeln und pflegen, die eine positive Haltung gegenüber der Risikokontrolle und Compliance innerhalb der Wertpapierfirma sowie einen stabilen und umfassenden internen Kontrollrahmen bestärkt. In diesem Rahmen sollten die Geschäftsbereiche der Wertpapierfirmen für die Steuerung der Risiken verantwortlich sein, die sie im Zuge der Durchführung ihrer Tätigkeiten eingehen, und sollten über Kontrollmechanismen verfügen, mit denen die Einhaltung von internen und externen Anforderungen sichergestellt wird. Als Teil dieses Rahmens sollten die Wertpapierfirmen über eine ständige und wirksame interne Compliance-Funktion²⁷ mit angemessenen und ausreichenden Befugnissen, einem ausreichenden Gewicht und Zugang zum Leitungsorgan für die Erfüllung ihrer Aufgabe sowie einen Risikomanagementrahmen verfügen. Sofern es unter Berücksichtigung der in Titel I aufgeführten Kriterien verhältnismäßig ist, sollten Wertpapierfirmen auch über eine interne Risikomanagementfunktion und Funktion der internen Revision verfügen.

²⁷ Unbeschadet Artikel 22 der Delegierten Verordnung (EU) 2017/565 der Kommission.

Der interne Kontrollrahmen der betreffenden Wertpapierfirma sollte auf individueller Basis an die Besonderheiten der Geschäftstätigkeit, der Komplexität und der verbundenen Risiken angepasst sein, wobei der Kontext der Gruppe zu berücksichtigen ist. Die betreffende Wertpapierfirma muss den erforderlichen Informationsaustausch in einer Weise organisieren, durch die sichergestellt wird, dass die einzelnen Leitungsorgane, Geschäftsbereiche und internen Einheiten, darunter die einzelnen internen Kontrollfunktionen, in der Lage sind, ihre Pflichten zu erfüllen. Dies impliziert beispielsweise einen notwendigen Austausch von angemessenen Informationen zwischen den Geschäftsbereichen und der Compliance-Funktion sowie der Compliance-Funktion zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, sofern diese eine gesonderte Kontrollfunktion ist, auf Gruppenebene sowie zwischen den Leitern der internen Kontrollfunktionen auf Gruppenebene und dem Leitungsorgan der Wertpapierfirma.

Wertpapierfirmen sollten angemessene Prozesse und Verfahren einrichten, mit denen sichergestellt wird, dass sie ihre Pflichten im Zusammenhang mit der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung erfüllen. Wertpapierfirmen sollten das Ausmaß des Risikos, dass sie für die Zwecke von Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung missbraucht werden, bewerten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken und der mit ihnen verbundenen operationellen und Reputationsrisiken ergreifen. Wertpapierfirmen sollten Maßnahmen ergreifen, mit denen sichergestellt wird, dass sich die Mitarbeiter dieser Risiken hinsichtlich Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung und der Auswirkungen, die Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung auf die Wertpapierfirma und die Integrität des Finanzsystems haben können, bewusst sind.

Der interne Kontrollrahmen sollte sich auf die gesamte Organisation, einschließlich der Zuständigkeiten und Aufgaben des Leitungsorgans, sowie die Tätigkeiten aller Geschäftsbereiche und internen Einheiten, einschließlich der internen Kontrollfunktionen, ausgelagerten Tätigkeiten und Vertriebskanäle, erstrecken.

Der interne Kontrollrahmen einer Wertpapierfirma sollte Folgendes sicherstellen:

• a. wirksame und effiziente Betriebsabläufe;
• b. angemessene Ermittlung, Messung und Minderung von Risiken;
• c. die Zuverlässigkeit der finanziellen und nicht finanziellen Berichterstattung, sowohl intern als auch extern;
• d. solide Verwaltungs- und Rechnungslegungsverfahren sowie
• e. Einhaltung von Gesetzen, Rechtsvorschriften, aufsichtlichen Anforderungen sowie der internen Richtlinien, Verfahren, Regelungen und Entscheidungen der Wertpapierfirma.