Glava 2.: Prilagodba intenziteta mjera praćenja

Kreditne i financijske institucije u svojim bi politikama i postupcima trebale utvrditi način na koji prilagođavaju razinu i intenzitet praćenja na način koji je razmjeran riziku od pranja novca i financiranja terorizma povezanom sa strankom i u skladu s profilom rizika stranke, kako je utvrđeno u smjernicama EBA - e o čimbenicima rizika, a osobito u smjernicama od 4.69. do 4.75. U svrhu učinkovitog upravljanja rizikom od pranja novca i financiranja terorizma povezanim sa strankom, praćenje bi trebalo uključivati barem sljedeće korake:

• a. određivanje očekivanja u pogledu ponašanja stranke, kao što su vjerojatna priroda, iznos, izvor i odredište transakcija, kako bi se instituciji omogućilo da uoči neuobičajene transakcije
• b. osiguranje redovitog preispitivanja računa stranke kako bi se razumjelo jesu li promjene profila rizika stranke opravdane
• c. osiguravanje toga da se u obzir uzmu sve promjene prethodno pribavljenih informacija
• o dubinskoj analizi stranke koje bi mogle utjecati na procjenu institucije u pogledu rizika od pranja novca i financiranja terorizma povezanog s pojedinačnim poslovnim odnosom.

Politike i postupci kreditnih i financijskih institucija trebali bi sadržavati smjernice o obradi zahtjeva pojedinaca koji mogu imati vjerodostojne i legitimne razloge za nemogućnost dostavljanja tradicionalnih oblika identifikacijske dokumentacije. U tim bi politikama i postupcima trebalo biti utvrđeno barem sljedeće:

• a. mjere koje treba poduzeti ako je stranka osoba koja traži azil na temelju Ženevske konvencije od 28. srpnja 1951. o statusu izbjeglica, njezina Protokola od 31. siječnja 1967. i drugih relevantnih međunarodnih ugovora te kreditnoj i financijskoj instituciji ne može pružiti tradicionalnu identifikacijsku ispravu, kao što su putovnice ili osobna iskaznica. U politikama i postupcima institucija trebalo bi navesti koju alternativnu, neovisnu dokumentaciju može upotrijebiti kako bi ispunila svoje obveze dubinske analize stranke, ako je to dopušteno nacionalnim pravom. Ti bi dokumenti trebali biti dovoljno pouzdani, odnosno ažurirani, i trebali bi biti izdani od strane službenog nacionalnog ili lokalnog tijela te sadržavati barem puno ime i datum rođenja podnositelja zahtjeva.
• b. Koraci koje treba poduzeti ako je stranka ranjiva i ne može pružiti tradicionalne oblike identifikacije ili adresu, primjerice zato što je stranka izbjeglica u skladu sa Ženevskom konvencijom iz 1951. ili drugim relevantnim međunarodnim ugovorima ili nema stalnu adresu. Politikama i postupcima institucija trebalo bi biti utvrđeno kojom se alternativnom, neovisnom dokumentacijom može služiti. Ta dokumentacija može uključivati, ako je to dopušteno nacionalnim pravom, osobne isprave kojima je istekao rok valjanosti i dokumentaciju koje je dostavilo službeno tijelo, kao što su socijalne službe ili ugledna neprofitna organizacija koja djeluje u ime službenih tijela (Crveni križ ili slično), koja također pruža pomoć toj stranci.
• c. Slični koraci također se mogu primijeniti na pojedince kojima nije izdana dozvola boravka, ali čije je protjerivanje nemoguće iz pravnih ili činjeničnih razloga. U takvim situacijama politikama i postupcima kreditnih i financijskih institucija trebale bi biti uzeti u obzir potvrde ili dokumentacija koju je izdalo službeno tijelo ili organizacija koja pruža potporu ili pravnu pomoć tim pojedincima u ime službenog tijela, ako je to dopušteno nacionalnim pravom. Takva tijela mogu uključivati odjele za socijalni rad, ministarstva unutarnjih poslova i službe za migracije. Ti se dokumenti mogu upotrebljavati kao dokaz da se osoba ne može protjerati u skladu s pravom Unije.
• d. U slučajevima kada se potpora osobama iz točaka a., b. i c. isplaćuje u obliku kartica s unaprijed uplaćenim sredstvima i ako su ispunjeni uvjeti povezani s pojednostavnjenom dubinskom analizom kako je utvrđeno u smjernicama 4.41., 9.15., 10.18. Smjernica EBA - e o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma, politike i postupci trebali bi ukazivati na to da kreditne i financijske institucije mogu odgoditi primjenu početnih mjera dubinske analize stranke do kasnijeg datuma.
• e. U slučajevima kada osobe iz točaka a., b. i c. podnose zahtjev za pristup računu za plaćanje i za koje se smatra da predstavljaju nizak rizik od pranja novca i financiranja terorizma, politike i postupci trebali bi ukazivati na alternativne oblike identifikacijskih isprava koje institucija može prihvatiti i mogućnosti odgode primjene potpune dubinske analize stranke do nakon uspostave poslovnog odnosa.