Tytuł 2: Dostosowanie intensywności środków monitorowania

Instytucje kredytowe i finansowe powinny określić w swoich strategiach i procedurach, w jaki sposób dostosowują poziom i intensywność monitoringu w sposób współmierny do ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanego z klientem i zgodny z profilem ryzyka klienta, jak określono w wytycznych EUNB dotyczących czynników ryzyka, w szczególności w wytycznych od 4.69 do 4.75. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu powiązanym z klientem, monitorowanie powinno obejmować co najmniej następujące kroki:

• a. określenie oczekiwań dotyczących zachowania klienta, takich jak prawdopodobny charakter, kwota, źródło i przeznaczenie transakcji, aby umożliwić instytucji wykrycie nietypowych transakcji;
• b. zapewnienie regularnego przeglądu rachunku klienta w celu zrozumienia, czy zmiany w profilu ryzyka klienta są uzasadnione;
• c. zapewn ienie uwzględnienia wszelkich zmian w uprzednio uzyskanych informacjach na potrzeby należytej staranności wobec klienta, które to informacje mogą mieć wpływ na dokonaną przez instytucję ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanego z indywidualnymi stosunkami gospodarczymi.

Strategie i procedury instytucji kredytowych i finansowych powinny zawierać wytyczne dotyczące rozpatrywania wniosków składanych przez osoby fizyczne, w sytuacji gdy z uzasadnionych i wiarygodnych powodów osoby te nie są w stanie przedstawić tradycyjnych form dokumentacji tożsamości. Należy określić w nich co najmniej:

• a. kroki, które należy podjąć w przypadku, gdy klient jest osobą ubiegającą się o azyl na podstawie Konwencji genewskiej z dnia 28 lipca 1951 r. dotyczącej statusu uchodźców, protokołu do niej z dnia 31 stycznia 1967 r. i innych stosownych traktatów międzynarodowych, i nie może zapewnić instytucji kredytowej i finansowej tradycyjnej formy potwierdzenia tożsamości, takiej jak paszporty lub dowód osobisty. W strategiach i procedurach instytucji należy określić alternatywną, niezależną dokumentację, na której mogą się opierać, aby wywiązać się ze swoich obowiązków w zakresie należytej staranności wobec klienta, o ile zezwala na to prawo krajowe. Dokumenty te powinny być wystarczająco wiarygodne, tj. powinny być aktualne, wydane przez krajowe lub lokalne oficjalne organy i powinny zawierać co najmniej pełne imię i nazwisko wnioskodawcy oraz datę urodzenia;
• b. kroki, które należy podjąć w przypadku, gdy klient jest podatny na zagrożenia i nie może zapewnić tradycyjnych form potwierdzenia tożsamości lub adresu, na przykład dlatego, że jest uchodźcą w rozumieniu konwencji genewskiej z 1951 r. lub innych odpowiednich traktatów międzynarodowych lub nie ma stałego adresu. W strategiach i procedurach instytucji należy określać alternatywną, niezależną dokumentację, na której mogą się opierać. Dokumentacja ta może obejmować, o ile zezwala na to prawo krajowe, dokumenty tożsamości, które utraciły ważność, oraz dokumentację dostarczoną przez oficjalny organ, taki jak opieka społeczna lub renomowana organizacja nienastawiona na zysk działająca w imieniu oficjalnych organów (Czerwony Krzyż lub podobne), które również udzielają pomocy temu klientowi.
• c. Podobne kroki można zastosować również wobec osób, którym nie udzielono zezwolenia na pobyt, ale których wydalenie jest niemożliwe z przyczyn prawnych lub faktycznych. W takich sytuacjach w strategiach i procedurach instytucji kredytowych i finansowych należy uwzględniać zaświadczenia lub dokumentację przedstawione przez oficjalny organ lub organizację zapewniającą tym osobom wsparcie lub pomoc prawną w imieniu oficjalnego organu, o ile zezwala na to prawo krajowe. Organami tymi mogą być departamenty opieki społecznej, ministerstwa spraw wewnętrznych i służby migracyjne. Dokumenty te mogą posłużyć jako dowód, że dana osoba zgodnie z prawem Unii nie może zostać wydalona.
• d. W przypadkach, w których wsparcie dla osób, o których mowa w lit. a), b) i c), jest wypłacane w formie kart przedpłaconych i gdy spełnione są warunki związane z uproszczonymi środkami należytej staranności, jak określono w punktach 4.41, 9.15, 10.18 wytycznych EUNB w sprawie czynników ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, w strategiach i procedurach należy wskazywać, że instytucje kredytowe i finansowe mogą odroczyć stosowanie środków wstępnej procedury należytej staranności wobec klienta na późniejszy termin.
• e. W przypadkach gdy osoby, o których mowa w lit. a), b) i c), ubiegają się o dostęp do rachunku płatniczego i są uważane za stwarzające niskie ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, w strategiach i procedurach należy wskazać, jakie alternatywne formy potwierdzenia tożsamości instytucja może zaakceptować, a także należy uwzględnić opcje umożliwiające odroczenie zastosowania pełnej procedury należytej staranności wobec klienta do czasu przypadającego po ustanowieniu stosunku gospodarczego.