15 Het kader voor interne controle

Instellingen dienen een cultuur te ontwikkelen en te handhaven die een positieve houding jegens risicobeheersing en naleving binnen de instelling aanmoedigt, evenals een robuust en alomvattend kader voor interne controle. Krachtens dit kader dienen de bedrijfsonderdelen van instellingen verantwoordelijk te zijn voor het beheren van de risico’s die zij lopen bij het uitvoeren van hun activiteiten en dienen zij over controles te beschikken die de naleving van interne en externe vereisten waarborgen. Als onderdeel van dit kader dienen instellingen te beschikken over interne controlefuncties met passend en voldoende gezag, status en toegang tot het leidinggevend orgaan om hun taak te vervullen, evenals over een risicobeheerkader.

Het kader voor interne controle van instellingen dient op individuele basis te worden aangepast aan het specifieke karakter van hun activiteiten, hun complexiteit en de bijbehorende risico’s, rekening houdend met de groepscontext. Instellingen dienen de uitwisseling van de benodigde informatie te organiseren op een wijze die waarborgt dat elk leidinggevend orgaan, elk bedrijfsonderdeel en elke interne eenheid, waaronder elke interne controlefunctie, in staat is zijn/haar taken uit te voeren. Dit betekent bijvoorbeeld een noodzakelijke uitwisseling van adequate informatie tussen de bedrijfsonderdelen, de nalevingsfunctie en de AML/CTF-nalevingsfunctie als dat een afzonderlijke interne controlefunctie is, op groepsniveau en tussen de hoofden van de interne controlefuncties op groepsniveau en het leidinggevend orgaan van de instelling.

Instellingen dienen ervoor te zorgen dat zij beschikken over passende processen en procedures die waarborgen zij voldoen aan hun verplichtingen in verband met het bestrijden van witwassen van geld en terrorismefinanciering. Instellingen dienen de mate waarin zij zijn blootgesteld aan het risico dat zij worden gebruikt voor witwassen of terrorismefinanciering te beoordelen en dienen zo nodig maatregelen te nemen om die risico’s en hun daarmee verband houdende operationele risico’s en reputatierisico’s te beperken. Instellingen dienen maatregelen te nemen om te waarborgen dat hun personeelsleden zich bewust zijn van het risico van witwassen en terrorismefinanciering en van de gevolgen daarvan voor de instelling en de integriteit van financiële systeem.

Het kader voor interne controle dient betrekking te hebben op de hele organisatie, met inbegrip van de verantwoordelijkheden en taken van het leidinggevend orgaan, en de activiteiten van alle bedrijfsonderdelen en interne eenheden, waaronder interne controlefuncties, uitbestede activiteiten en distributiekanalen.

Het kader voor interne controle van een instelling dient het volgende te waarborgen:

• a. doeltreffende en efficiënte activiteiten;
• b. behoedzame bedrijfsvoering;
• c. adequate identificatie, meting en beperking van risico’s;
• d. de betrouwbaarheid van financiële en niet-financiële informatie die zowel intern als extern wordt gerapporteerd;
• e. solide administratieve en boekhoudkundige procedures; en
• f. naleving van wetten, regelgeving, toezichtvereisten en het interne beleid, de procedures, de regels en de besluiten van de instelling.