15 Rammerne for intern kontrol

Uden at berøre muligheden for at indberette overtrædelser gennem de kompetente myndigheders mekanismer kan de kompetente myndigheder tilskynde medarbejdere til først at forsøge at anvende deres institutters interne advarselsprocedurer.

Institutterne bør udvikle og opretholde en kultur, der tilskynder en positiv holdning til risikostyring og compliance inden for instituttet og en stærk og omfattende ramme for intern kontrol. Inden for denne ramme bør institutternes forretningsområder være ansvarlige for at forvalte de risici, de påtager sig under udøvelsen af deres aktiviteter og have kontrolforanstaltninger, der har til formål at sikre overholdelse af interne og eksterne krav. Som en del af denne ramme bør institutterne have interne kontrolfunktioner, som i behørigt og tilstrækkeligt omfang har autoritet, vægt og adgang til ledelsesorganet til at udføre deres mission, og en ramme for risikostyring.

Institutternes interne kontrol bør tilpasses på individuelt grundlag til virksomhedens særlige karakter, dens kompleksitet og de dermed forbundne risici, under hensyntagen til koncernsammenhængen. Institutterne bør tilrettelægge udvekslingen af de nødvendige oplysninger på en måde, der sikrer, at hvert ledelsesorgan,forretningsområde og hver intern enhed, herunder den enkelte kontrolfunktion, kan varetage sine opgaver. Dette indebærer eksempelvis en nødvendig udveksling af tilstrækkelige oplysninger mellem forretningsområderne og compliancefunktionen og AML/CFT-compliancefunktionen, hvor den er en separat kontrolfunktion, på koncernniveau og mellem lederne af de interne kontrolfunktioner på koncernniveau og instituttets ledelsesorgan.

Institutterne bør indføre passende processer og procedurer, der sikrer, at de opfylder deres forpligtelser i forbindelse med bekæmpelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme. Institutterne bør vurdere deres risiko for, at de kan misbruges med henblik på ML/TF, og om nødvendigt træffe afbødende foranstaltninger for at reducere disse risici samt deres operationelle og omdømmemæssige risici i forbindelse hermed. Institutterne bør træffe foranstaltninger til at sikre, at deres medarbejdere er opmærksomme på sådanne ML/TF-risici og den indvirkning, som ML/TF har på instituttet og det finansielle systems integritet.

Den interne kontrolramme bør omfatte hele organisationen, herunder ledelsesorganets ansvarsområder og opgaver, og aktiviteterne i alle forretningsområder og interne enheder, herunder interne kontrolfunktioner, outsourcede aktiviteter og distributionskanaler.