15 Quadro de controlo interno

As instituições desenvolvem e mantêm uma cultura que incentive uma atitude positiva perante o controlo do risco e a conformidade na instituição, bem como um quadro de controlo interno robusto e abrangente. No âmbito deste quadro, as áreas de negócio das instituições são responsáveis pela gestão dos riscos que incorrem ao exercerem as suas atividades e devem dispor de controlos implementados destinados a assegurar a conformidade com os requisitos internos e externos. Ainda no âmbito deste quadro, as instituições devem possuir funções de controlo interno com autoridade adequada e suficiente, estatuto e acesso ao órgão de administração para cumprirem a sua missão e um quadro de gestão de riscos.

O quadro de controlo interno das instituições deve ser adaptado, em base individual, à especificidade da sua atividade, da sua complexidade e dos riscos associados, tendo em conta

• o contexto do grupo. As instituições organizam o intercâmbio das necessárias informações de modo a garantir que cada órgão de administração, área de negócio e unidade interna, incluindo cada função de controlo interno, seja capaz de desempenhar as suas funções. Tal significa, por exemplo, estabelecer o necessário intercâmbio de informações adequadas entre as áreas de negócio, a função de conformidade e a função de controlo do cumprimento em matéria de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo, quando esta função de controlo se encontre segregada, ao nível do grupo e entre os responsáveis das funções de controlo interno ao nível do grupo e o órgão de administração da instituição.

As instituições implementam processos e procedimentos adequados que assegurem o cumprimento das obrigações que lhes incumbem no contexto do combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo. As instituições avaliam a sua exposição ao risco de serem utilizadas para efeitos de BC/FT e, caso necessário, tomam medidas de mitigação para reduzir esses riscos, assim como os seus riscos operacional e reputacional associados. As instituições tomam medidas para assegurar que os seus membros do pessoal estão cientes dos riscos de BC/FT e do impacto que o BC/FT tem na instituição e na integridade do sistema financeiro.

O quadro de controlo interno abrange toda a organização, incluindo as responsabilidades e as tarefas do órgão de administração, e as atividades de todas as áreas de negócio e unidades internas, incluindo as funções de controlo interno, as atividades subcontratadas e os canais de distribuição.

O quadro de controlo interno de uma instituição deve assegurar:

• a. Operações eficazes e eficientes;
• b. O exercício prudente da atividade;
• c. A adequada identificação, medição e mitigação dos riscos;
• d. A fiabilidade das informações financeiras e não financeiras comunicadas a nível interno e externo;
• e. Procedimentos administrativos e contabilísticos sólidos; e
• f. O cumprimento da legislação, da regulamentação, dos requisitos de supervisão e dos processos, políticas, regras e decisões internos da instituição.