15 Ramy kontroli wewnętrznej

Instytucje powinny wypracować oraz utrzymywać kulturę zachęcającą do pozytywnego nastawienia do kontroli ryzyka i zgodności z przepisami w instytucji, a także solidne i kompleksowe ramy kontroli wewnętrznej. W tych ramach linie biznesowe instytucji powinny być odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem, jakie ponoszą w związku z prowadzeniem działalności, oraz powinny ustanowić mechanizmy kontrolne mające na celu zapewnienie zgodności z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymogami. W związku z tymi ramami instytucje powinny ustanowić komórki kontroli wewnętrznej dysponujące wystarczającymi uprawnieniami, statusem i dostępem do organu zarządzającego, aby móc wypełniać swoją funkcję, oraz ustanowić ramy zarządzania ryzykiem.

Ramy kontroli wewnętrznej instytucji powinny być dostosowane do specyfiki jej działalności, jej złożoności i związanego z nią ryzyka, z uwzględnieniem kontekstu grupy. Instytucje powinny zorganizować wymianę informacji niezbędną w celu zapewnienia, aby każdy organ zarządzający, linia biznesowa i jednostka wewnętrzna, w tym każda komórka kontroli wewnętrznej, mogły wypełniać swoje obowiązki. Oznacza to, na przykład, niezbędną wymianę odpowiednich informacji między liniami biznesowymi a komórką ds. zgodności z przepisami i komórką ds. zgodności z przepisami w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w przypadkach kiedy jest to osobna komórka kontrolna, na poziomie grupy oraz między kierownikami komórek kontroli wewnętrznej na szczeblu grupy oraz organem zarządzającym instytucji.

Instytucje powinny wdrożyć odpowiednie procesy i procedury zapewniające przestrzeganie obowiązków instytucji w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Instytucje powinny ocenić swoją ekspozycję na ryzyko związane z wykorzystaniem instytucji do celów prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz, jeśli to konieczne, podjąć kroki ograniczające takie ryzyko, a także powiązane z nim ryzyko operacyjne i ryzyko utraty reputacji. Instytucje powinny podjąć kroki w celu zapewnienia, aby ich personel był świadomy ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu oraz wpływu ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu na instytucję i na rzetelność systemu finansowego.

Ramy kontroli wewnętrznej powinny obejmować całą organizację, w tym obowiązki i zadania organu zarządzającego oraz działalność wszystkich linii biznesowych i jednostek wewnętrznych, w tym komórek kontroli wewnętrznej, czynności objęte outsourcingiem i kanały dystrybucji.

Ramy kontroli wewnętrznej instytucji powinny zapewniać:

• a. skuteczną i efektywną działalność;
• b. ostrożne prowadzenie działalności;
• c. odpowiednią identyfikację, pomiar i minimalizację ryzyka;
• d. wiarygodność informacji finansowych i niefinansowych objętych sprawozdawczością zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną;
• e. właściwe procedury administracyjne i księgowe; oraz
• f. zgodność z przepisami, regulacjami, wymogami nadzorczymi oraz polityką wewnętrzną instytucji, jej procesami, regulaminami i decyzjami.