15 Qafas ta’ kontroll intern

L- awtoritajiet kompetenti għandhom jistabbilixxu mekkaniżmi effettivi u affidabbli li jippermettu lill-persunal tal-istituzzjonijiet jir rapportaw għand l -awtoritajiet kompetenti ksur rilevanti potenzjali jew attwali ta’ rekwiżiti regolatorji, inklużi, iżda mhux limitati għal dawk tar - Regolament (UE) Nru 575/2013 u d- dispożizzjonijiet nazzjonali li jittrasponu d - Direttiva 2013/36/UE. Dawn il- mekkaniżmi għandhom tal - anqas jinkludu:

• a. proċeduri speċifiċi għall - wasla ta’ rapporti dwar ksur u segwitu, pereżempju dipartiment, unità jew funzjoni ddedikata għall - iżvelar ta’ informazzjoni protetta;
• b. protezzjoni xierqa kif imsemmi fit - Taqsima 13;
• c. protezzjoni tad- data personali kemm tal- persuna fiżika li tirrapporta l -ksur u tal-persuna fiżika li allegatament hija responsabbli mill -ksur, skont ir-Regolament (UE) 2016/679 (GDPR); u
• d. proċeduri ċari kif stabbilit fit - Taqsima 13.

Mingħajr preġudizzju għall -possibbiltà ta’ rapportar ta’ ksur permezz tal- mekkaniżmi tal - awtoritajiet kompetenti, l- awtoritajiet kompetenti jistgħu jħeġġu lill - persunal biex l -ewwel jipprova juża l - proċeduri ta’ twissija interna tal - istituzzjonijiet tagħhom.

L- istituzzjonijiet għandhom jiżviluppaw u jżommu kultura li tħeġġeġ attitudni pożittiva lejn il-kontroll tar-riskju u l-konformità fl- istituzzjoni u qafas robust u komprensiv ta’ kontroll intern. Taħt dan il- qafas, il -linji operatorji tal- istituzzjonijiet għandhom ikunu responsabbli mill - ġestjoni tar- riskji li jiffaċċjaw fit - twettiq tal - attivitajiet tagħhom u għandu jkollhom kontrolli fis - seħħ bil - għan li tiġi żgurata konformità mar - rekwiżiti interni u esterni. Bħala parti minn dan il - qafas, l - istituzzjonijiet għandu jkollhom funzjonijiet ta’ kontroll intern b’awtorità, statura u aċċess xierqa u suffiċjenti għall - korp ta’ ġestjoni sabiex jaqdu l - missjoni tagħhom, u qafas ta’ ġestjoni tar-riskju.

Il- qafas ta’ kontroll intern tal- istituzzjonijiet għandu jiġi adattat fuq bażi individwali għall - ispeċifiċità tan - negozju tagħha, għall - kumplessità tagħha u għar - riskji assoċjati, b’kont meħud tal-kuntest tal-grupp. L- istituzzjonijiet għandhom jorganizzaw l -iskambju tal-informazzjoni meħtieġa b’mod li jiġi żgurat li kull korp ta’ ġestjoni, linja operatorja u unità interna, inkluż kull funzjoni ta’ kontroll intern, tkun kapaċi twettaq id - dmirijiet tagħha. Dan ifisser, pereżempju, skambju meħtieġ ta’ informazzjoni adegwa ta bejn il-linji operatorji u l-funzjoni ta’ konformità u l-funzjoni ta’ verifika tal-konformità mal- AML/CFT fejn tkun funzjoni ta’ kontroll separata, fil - livell tal-grupp u bejn il-kapijiet tal-funzjonijiet ta’ kontroll intern fil-livell tal-grupp u l-korp ta’ ġestjoni tal -istituzzjoni.

L- istituzzjonijiet għandhom jimplimentaw proċessi u proċeduri xierqa li jiżguraw li jikkonformaw mal- obbligi tagħhom fil -kuntest tal- ġlieda kontra l - ħasil tal -flus u l-finanzjament tat- terroriżmu. L- istituzzjonijiet għandhom jivvalutaw l - iskopertura tagħhom għar -riskju li jistgħu jintużaw għall -fini tal- ML/TF u, fejn meħtieġ, jieħdu miżuri ta’ mitigazzjoni biex inaqqsu dawk ir-riskji kif ukoll ir- riskji operazzjonali u ta’ reputazzjoni tagħhom marbuta magħhom. L - istituzzjonijiet għandhom jieħdu miżuri biex jiżguraw li l - persunal tagħhom ikun konxju ta’ tali riskji ta’ ML/TF u l-impatt li l- ML/TF għandu fuq l -istituzzjoni u l-integrità tas-sistema finanzjarja.