15 Iekšējās kontroles sistēma

Iestādēm jāveido un jāuztur tāda kultūra, kas veicina pozitīvu attieksmi pret riska kontroli un atbilstību iestādē, un stabila un visaptveroša iekšējās kontroles sistēma. Šīs sistēmas ietvaros iestādes darbības jomām vajadzētu būt atbildīgām par to risku pārvaldīšanu, ko tās rada ar savu darbību, un būtu jāizveido kontroles pasākumi, kas tiecas nodrošināt atbilstību iekšējām un ārējām prasībām. Iestādēm kā šīs sistēmas daļa būtu jāizveido iekšējās kontroles funkciju struktūras ar atbilstošām un pietiekamām pilnvarām, lielumu un piekļuvi vadības struktūrai, lai tās spētu izpildīt savus uzdevumus, un riska pārvaldības sistēmu.

Attiecīgās iestādes iekšējās kontroles sistēma katrā gadījumā būtu atsevišķi jāpielāgo tās darbības īpatnībām, sarežģītībai un saistītajiem riskiem, ņemot vērā arī grupas vajadzības. Attiecīgajām iestādēm būtu jāorganizē nepieciešamās informācijas apmaiņa tādā veidā, lai nodrošinātu katras vadības struktūras, darbības jomas un iekšējās vienības, tostarp katras iekšējās kontroles funkciju struktūras, spēju pildīt tās pienākumus. Tas nozīmē, piemēram, nepieciešamo apmaiņu ar atbilstošu informācijas apmaiņu starp darbības jomām un darbības atbilstības uzraudzības funkciju un nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas un teroristu finansēšanas novēršanas atbilstības funkciju, ja tā ir atsevišķa kontroles funkcija grupas līmenī un starp iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem grupas līmenī un iestādes vadības struktūru.

Iestādēm būtu jāīsteno atbilstīgi procesi un procedūras, kas nodrošina, ka tās pilda savus pienākumus nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas novēršanas un teroristu finansēšanas apkarošanas saistībā. Iestādēm būtu jānovērtē risks, ka tās var tikt izmantotas nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas vajadzībām, un vajadzības gadījumā jāveic ierobežošanas pasākumi, lai mazinātu šos riskus, kā arī ar tiem saistītos operacionālos un reputācijas riskus. Iestādēm būtu jāveic pasākumi, lai nodrošinātu, ka to darbinieki ir informēti par šādiem nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas riskiem un par nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas ietekmi uz iestādi un finanšu sistēmas integritāti.

Iekšējās kontroles sistēmai būtu jāattiecas uz visu organizāciju, tostarp uz vadības struktūras pienākumiem un uzdevumiem, un uz visu darbības jomu un iekšējo vienību darbībām, tostarp uz iekšējās kontroles funkciju struktūrām, ārpakalpojumā nodotajām darbībām un izplatīšanas kanāliem.

Iestādes iekšējās kontroles sistēmai būtu jānodrošina:

• a. efektīvas un lietderīgas darbības;
• b. piesardzīga uzņēmējdarbības veikšana;
• c. atbilstoša risku apzināšana, izmērīšana un mazināšana;
• d. iekšēji un ārēji paziņotās finanšu un nefinanšu informācijas drošums;
• e. pareizas administratīvās un grāmatvedības uzskaites procedūras; un
• f. atbilstība tiesību aktiem, noteikumiem, uzraudzības prasībām un iestādes iekšējām politikām, procesiem, noteikumiem un lēmumiem.