15 Belső kontrollrendszer

Az intézményeknek olyan kultúrát kell kialakítaniuk és fenntartaniuk, amely ösztönzi az intézményen belüli kockázatellenőrzéssel és megfeleléssel kapcsolatos pozitív hozzáállást, valamint a megbízható és átfogó belsőkontroll - keretrendszert. E keretrendszer szerint az intézmény üzletágai felelnek a tevékenységük végzése során felmerülő kockázatok kezeléséért, és olyan ellenőrzésekkel rendelkeznek, amelyek biztosítják a belső és külső követelményeknek való megfelelést. E keretrendszer részeként az intézményeknek a feladataik ellátásához megfelelő és kellő önállósággal, mérettel és a vezető testülethez való hozzáféréssel rendelkező belsőkontroll - részleggel, valamint kockázatkezelési keretrendszerrel kell rendelkezniük.

Az érintett intézmény belsőkontroll - keretrendszerét egyéni alapon a saját üzleti tevékenységéhez, összetettségéhez és a kapcsolódó kockázatokhoz kell igazítani, figyelembe véve a vállalatcsoport kontextusát. Az érintett intézményeknek a szükséges információ cseréjét oly módon kell megszervezniük, hogy az biztosítsa, hogy minden egyes vezető testület, üzletág és belső egység – az egyes belsőkontroll - részlegeket is beleértve – képes legyen kötelességeinek teljesítésére. Ez például azt jelenti, hogy meg kell osztani a megfelelő információkat az üzletágak és a csoportszintű megfelelési részleg és az AML/CFT megfelelési részleg (amennyiben az különálló ellenőrzési részleg), valamint a csoportszintű belsőkontroll - részlegek vezetői és az intézmény vezető testülete között.

Az intézményeknek megfelelő folyamatokat és eljárásokat kell bevezetniük, amelyek biztosítják, hogy megfelelnek a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása elleni küzdelemmel kapcsolatos kötelezettségeiknek. Az intézményeknek fel kell mérniük, hogy ki vannak - e téve annak a kockázatnak, hogy felhasználhatják őket pénzmosásra vagy a terrorizmus finanszírozására, és szükség esetén intézkedéseket kell hozniuk e kockázatok és az ezekhez kapcsolódó működési és reputációs kockázatok csökkentése érdekében. Az intézményeknek intézkedéseket kell hozniuk annak biztosítása érdekében, hogy alkalmazottaik tisztában legyenek az ilyen pénzmosási és terrorizmusfinanszírozási kockázatokkal, valamint a pénzmosásnak és terrorizmusfinanszírozásnak az intézményre és a pénzügyi rendszer integritására gyakorolt hatásával.

A belsőkontroll - keretrendszernek a teljes szervezetre ki kell terjednie, a vezető testület felelősségi köreit és feladatait is beleértve, ahogy az összes üzletág és belső egység tevékenységeire is, beleértve a belsőkontroll - részlegeket, a kiszervezett tevékenységeket és forgalmazási csatornákat.

Az intézmények belsőkontroll - keretrendszerének a következőket kell biztosítania:

• a. eredményes és hatékony műveletek;
• b. prudens ügymenet;
• c. a kockázatok megfelelő azonosítása, mérése és csökkentése;
• d. a belsőleg és külsőleg bejelentett pénzügyi és nem pénzügyi információk megbízhatósága;
• e. megbízható adminisztratív és számviteli eljárások; továbbá
• f. a jogszabályoknak, rendeleteknek, felügyeleti előírásoknak, továbbá az intézmény belső politikáinak, eljárásainak, szabályainak és döntéseinek való megfelelés.