5. Η πολιτική προσδιορίζει σαφώς τον ρόλο ή το ανώτερο διοικητικό στέλεχος που είναι αρμόδιο για την παρακολούθηση των σχετικών συμβατικών ρυθμίσεων. Η πολιτική διευκρινίζει τον τρόπο συνεργασίας μεταξύ του εν λόγω ρόλου ή του ανώτερου διοικητικού στελέχους και των λειτουργιών ελέγχου, εκτός αν είναι μέρος αυτών, και καθορίζει τους διαύλους αναφοράς προς το διοικητικό όργανο, συμπεριλαμβανομένης της φύσης των πληροφοριών που πρέπει να υποβάλλονται και των εγγράφων που πρέπει να παρέχονται. Καθορίζει επίσης τη συχνότητα των αναφορών αυτών.