6.1 Organizacijski okvir

Upravljačko tijelo treba procijeniti utječu li značajne promjene u strukturi grupe (npr. osnivanje novih društava kćeri, spaj anja i pripajanja, prodaja ili likvidacija dijelova grupe ili vanjska kretanja) na stabilnost organizacijskog okvira institucije i, ako utječu, na koji način. Ako se utvrde slabosti, upravljačko tijelo treba brzo provesti sve potrebne prilagodbe.

Upravljačko tijelo treba u potpunosti poznavati i razumjeti pravnu, organizacijsku i operativnu strukturu institucije („poznavanje strukture”) te osigurati njezinu usklađenost s odobrenom poslovnom strategijom, strategijom upravljanja rizicima i sklonošću preuzimanju rizika, kao i pokrivenost okvirom upravljanja rizicima.

Upravljačko tijelo treba biti odgovorno za odobrenje dobrih strategija i politika za uspostavu novih struktura. Ako institucija osnuje velik broj pravnih osoba unutar svoje grupe, njihov broj, i posebno njihova međusobna povezanost i transakcije među njima, ne bi trebali predstavljati izazov u osmišljavanju internog upravljanja i u učinkovitom upravljanju i nadzoru rizika grupe kao cjeline. Upravljačko tijelo treba osigurati jasnoću, djelotvornost i transparentnost strukture institucije i, kad je to primjenjivo, struktura unutar grupe, uzimajući u obzir kriterije navedene u odjeljku 7., za potrebe radnika, dioničara i drugih dionika institucije te nadležnog tijela.

Upravljačko tijelo treba usmjeravati strukturu institucije, njezin razvoj i ograničenja te treba osigurati strukturu koja je opravdana i djelotvorna te koja nije nepotrebno ili neprimjereno složena.

Upravljačko tijelo konsolidirajuće institucije treba razumjeti ne samo pravnu, organizacijsku i operativnu strukturu grupe, već i svrhu i aktivnosti njezinih različitih subjekata te veze i odnose među njima. To znači i da treba razumjeti operativne rizike specifične za grupu i unutargrupne izloženosti te način na koji će oni utjecati na izvore financiranja, kapital, likvidnost i profil rizičnosti grupe u normalnim i nepovoljnim okolnostima. Upravljačko tijelo treba osigurati da institucija može pravodobno pružiti informacije o grupi u pogledu vrste, značajki, organizacijske sheme, vlasničke strukture i djelatnosti svake pravne osobe te da institucije unutar grupe ispunjavaju sve nadzorne zahtjeve u pogledu izvješćivanja na pojedinačnoj, potkonsolidiranoj i konsolidiranoj osnovi.

Upravljačko tijelo konsolidirajuće institucije treba osigurati da različiti subjekti grupe (uključujući samu konsolidirajuću instituciju) prime dovoljno informacija kako bi dobili jasnu sliku o općim ciljevima, strategijama i profilu rizičnosti grupe te načinu na koji je predmetni subjekt grupe uključen u strukturu i operativno funkcioniranje grupe. Te informacije i njihove izmjene treba dokumentirati i učiniti dostupnima relevantnim predmetnim funkcijama, uključujući upravljačko tijelo, poslovne linije i kontrolne funkcije. Članovi upravljačkog tijela ko nsolidirajuće institucije trebaju se redovito informirati o rizicima koji proizlaze iz strukture grupe, uzimajući pritom u obzir kriterije navedene u odjeljku 7. ovih smjernica. To uključuje primanje:

• a. informacija o glavnim činiteljima rizika;
• b. redovitih izvješća u kojima se procjenjuje cjelokupna struktura institucije i ocjenjuje usklađenost aktivnosti pojedinačnih subjekata s odobrenom strategijom na razini grupe; i
• c. redovitih izvješća o temama za koje je regulatornim okvirom propisana obveza us klađenosti na pojedinačnoj, potkonsolidiranoj i konsolidiranoj razini.

Institucije trebaju izbjegavati uspostavu složenih i potencijalno netransparentnih struktura. Pri donošenju odluka instit ucije trebaju uzeti u obzir rezultate procjene rizika koja je provedena kako bi se utvrdilo mogu li se takve strukture upotrijebiti u svrhu povezanu s pranjem novca, financiranjem terorizma ili drugim financijskim kaznenim djelima, kao i odgovarajuće uspos tavljene kontrole i pravni okvir²³ . U tu svrhu institucije trebaju uzeti u obzir barem:

• a. u kojoj je mjeri jurisdikcija u kojoj će se struktura uspostaviti stvarno usklađena sa standardima EU- a i međunarodnim standardima o poreznoj transparentnosti, sprječav anju pranja novca i borbi protiv financiranja terorizma²⁴ ;
• b. u kojoj mjeri struktura služi jasnoj gospodarskoj i zakonitoj svrsi;
• c. u kojoj se mjeri struktura može upotrijebiti u svrhu skrivanja identiteta krajnjeg stvarnog vlasnika;
• d. u kojoj mjeri zahtjev klij enta, čija je moguća posljedica uspostava strukture, izaziva zabrinutost;
• e. bi li struktura mogla onemogućiti upravljačko tijelo institucije u provedbi odgovarajućeg nadzora ili instituciju u upravljanju s time povezanim rizikom; i
• f. je li struktura prepreka u činkovitom nadzoru koji provode nadležna tijela.

²³ Dodatne pojedinosti o procjeni rizika povezanih sa zemljom i rizika povezanih s pojedinačnim proizvodima i klijentima institucije mogu pronaći i u zajedničkim smjernicama o čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma (EBA GL JC/ 2017/37), koje se trenutačno preispituju.

²⁴ Vidjeti i: https://eba.europa.eu/regulation-and-policy/anti-money-laundering-and-e-money/rts-on-the-implementation-of-group-wide-aml/cft-policies-in-third-countries