6.1 Organisatiekader

Het leidinggevend orgaan dient te beoordelen of en hoe belangrijke veranderingen in de structuur van de groep (bijv. de oprichting van nieuwe dochterondernemingen, fusies en overnames, het afstoten of de liquidatie van delen van de groep, of externe ontwikkelingen) de deugdelijkheid van het organisatiekader van de instelling beïnvloeden. Wanneer zwakke punten worden vastgesteld, dient het leidinggevend orgaan eventueel noodzakelijke aanpassingen snel door te voeren.

Het leidinggevend orgaan dient de juridische, organisatie- en operationele structuur van de instelling ten volle te kennen en te begrijpen ("ken uw structuur") en ervoor te zorgen dat die structuur aansluit op de goedgekeurde bedrijfs- en risicostrategie en risicobereidheid en door haar kader voor risicobeheer wordt gedekt.

Het leidinggevend orgaan dient verantwoordelijk te zijn voor de goedkeuring van deugdelijke strategieën en beleid voor de vaststelling van nieuwe structuren. Wanneer een instelling binnen haar groep een groot aantal rechtspersonen opricht, dienen hun aantal en in het bijzonder de onderlinge verbindingen en transacties tussen hen geen knelpunten te vormen bij het ontwerp van haar interne governance en voor het doeltreffende beheer van en toezicht op de risico’s van de groep als geheel. Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat de structuur van een instelling en, in voorkomend geval, de structuren binnen een groep, rekening houdend met de criteria die zijn vastgelegd in hoofdstuk 7, duidelijk, doeltreffend en transparant zijn voor het personeel, de aandeelhouders en andere belanghebbenden van de instelling en voor de bevoegde autoriteit.

Het leidinggevend orgaan dient sturing te geven aan de structuur van de instelling alsmede aan haar ontwikkeling en beperkingen, en ervoor te zorgen dat de structuur gerechtvaardigd, efficiënt en niet nodeloos complex is.

Het leidinggevend orgaan van een consoliderende instelling dient niet alleen de juridische, organisatie- en operationele structuur van de groep te kennen, maar ook het doel en de activiteiten van haar verschillende entiteiten alsmede hun onderlinge verbanden en betrekkingen. Daartoe behoort ook inzicht in operationele risico’s die specifiek zijn voor de groep en in blootstellingen binnen de groep, evenals in de wijze waarop financierings-, kapitaal-, liquiditeits- en risicoprofielen van de groep onder normale en ongunstige omstandigheden kunnen worden beïnvloed. Het leidinggevend orgaan dient ervoor te zorgen dat de instelling tijdig informatie over de groep kan verstrekken wat betreft het type, de kenmerken, het organisatieschema, de eigendomsstructuur en de bedrijfsactiviteiten van iedere rechtspersoon, en dat de instellingen binnen de groep voldoen aan alle rapportagevereisten van de toezichthouder op een individuele, gesubconsolideerde en geconsolideerde basis.

Het leidinggevend orgaan van een consoliderende instelling dient ervoor te zorgen dat de verschillende entiteiten van de groep (met inbegrip van de consoliderende instelling zelf) voldoende informatie ontvangen, zodat zij een duidelijk beeld hebben van de algemene doelstellingen, de strategieën en het risicoprofiel van de groep en van de manier waarop de betrokken groepsentiteit is ingebed in de structuur en operationele werking van de groep. Dergelijke informatie en herzieningen daarvan dienen te worden gedocumenteerd en beschikbaar te worden gesteld aan de betrokken relevante functies, waaronder het leidinggevend orgaan, bedrijfsonderdelen en interne controlefuncties. De leden van het leidinggevend orgaan van een consoliderende instelling dienen ervoor te zorgen dat ze op de hoogte blijven van de risico’s die de structuur van de groep met zich meebrengt, rekening houdend met de criteria die zijn vastgelegd in hoofdstuk 7 van de richtsnoeren. Dat betekent onder andere dat zij:

• a. informatie ontvangen over belangrijke risicobronnen;
• b. periodieke rapporten ontvangen met een beoordeling van de algemene structuur van de instelling en van de verenigbaarheid van activiteiten van de afzonderlijke entiteiten met de goedgekeurde groepsbrede strategie; en
• c. periodieke rapporten ontvangen over terreinen waarop het regelgevingskader moet worden nageleefd op individueel, gesubconsolideerd en geconsolideerd niveau.

Instellingen dienen het opzetten van complexe en potentieel niet-transparante structuren te vermijden. Instellingen dienen bij hun besluitvorming rekening te houden met de resultaten van een risicobeoordeling aan de hand waarvan wordt vastgesteld of dergelijke structuren zouden kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld, het financieren van terrorisme of andere financiële misdrijven, en met de respectieve controles en het toepasselijke rechtskader²³ . Daartoe dienen instellingen ten minste rekening te houden met:

• a. de mate waarin het rechtsgebied waarin de structuur wordt opgezet daadwerkelijk voldoet aan EU- en internationale normen inzake belastingtransparantie en de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme²⁴ ;
• b. de mate waarin de structuur een duidelijk economisch en rechtmatig doel dient;
• c. de mate waarin de structuur zou kunnen worden gebruikt om de identiteit van de uiteindelijk gerechtigde verborgen te houden;
• d. de mate waarin het verzoek van de cliënt dat mogelijk tot het opzetten van een structuur zal leiden, aanleiding geeft tot zorg;
• e. of de structuur passend toezicht door het leidinggevend orgaan van de instelling of het vermogen van de instelling om de bijbehorende risico’s te beheren in de weg zou staan; en
• f. of de structuur een obstakel vormt voor doeltreffend toezicht door bevoegde autoriteiten.

²³ Voor nadere gegevens over de beoordeling van landspecifieke risico’s en de risico’s in verband met individuele producten en cliënten dienen instellingen ook de gemeenschappelijke richtsnoeren inzake de risicofactoren witwaspraktijken en terrorismefinanciering (EBA GL JC/2017/37) te raadplegen, die momenteel worden herzien.

²⁴ Zie ook: