18 Jauni produkti un nozīmīgas izmaiņas

Iestādei būtu jāizstrādā pareizi dokumentēta jaunu produktu apstiprināšanas politika ( NPAP ), ko apstiprina vadības struktūra un kas pievēršas jaunu tirgu, produktu un pakalpojumu izstrādei un nozīmīgām izmaiņām esošajos, kā arī izņēmuma darījumiem. Turklāt šai politikai būtu jāaptver būtiskas izmaiņas saistītajos procesos (piemēram, jauni ārpakalpojumu mehānismi) un sistēmās (piemēram, IT izmaiņu procesi). NPAP būtu jānodrošina, lai apstiprinātie produkti un izmaiņas atbilstu iestādes riska stratēģijai un vēlmei uzņemties risku, kā arī atbilstošajiem ierobežojumiem, un lai tiktu veiktas nepieciešamās pārskatīšanas.

Būtiskas izmaiņas vai izņēmuma darījumi var būt arī apvienošana un iegāde, tostarp attiecībā uz iespējamām sekām, ko var radīt nepietiekama padziļinātā izpēte, kas neapzina visus riskus un saistības pēc apvienošanas, struktūru izveide (piemēram, jaunu meitasuzņēmumu vai vienreizēju starpniecības struktūru izveide), jauni produkti, izmaiņas sistēmās vai riska pārvaldības sistēmā vai procedūrās un izmaiņas iestādes organizācijā.

Iestādei būtu vajadzīgas īpašas procedūras, lai varētu novērtēt atbilstību šīm politikām, ņemot vērā riska pārvaldības struktūras veikumu. Tajās būtu jāparedz atbilstības struktūras veikts sistemātisks iepriekšējs novērtējums un dokumentēts atzinums par jauniem produktiem vai nozīmīgām izmaiņām esošajos produktos.

Iestādes NPAP būtu jāaptver visi apsvērumi, kas jāņem vērā pirms lēmuma pieņemšanas par ieiešanu jaunā tirgū, pievēršanos jauniem produktiem, jauna pakalpojuma piedāvāšanu vai nozīmīgām izmaiņām esošajos produktos vai pakalpojumos. NPAP būtu jāietver arī definīcijas “jauns produkts / tirgus / uzņēmējdarbība” un “nozīmīgas izmaiņas”, kas jālieto visā organizācijā un tās iekšējās struktūrās, kuras iesaistāmas lēmumu pieņemšanas procesā.

NPAP būtu jānorāda galvenās problēmas, kas jāatrisina pirms lēmuma pieņemšanas. Tām būtu jāietver arī atbilstība tiesību aktiem, grāmatvedības uzskaite, cenu noteikšanas modeļi, ietekme uz riska profilu, kapitāla pietiekamība un rentabilitāte, atbilstošu priekšējā, vidējā un atbalsta biroja resursu pieejamība un atbilstošu iekšējo rīku un ekspertīzes pieejamība, lai varētu izprast un uzraudzīt saistītos riskus. Turklāt, lai izpildītu Direktīvā (ES) 2015/849 noteiktos pienākumus, iestādēm būtu jānosaka un jānovērtē nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas risks, kas saistīts ar jaunajiem produktiem vai uzņēmējdarbības praksi, un jānosaka pasākumi, kas veicami, lai mazinātu minētos riskus. Lēmumā par jaunas darbības sākšanu būtu skaidri jānorāda atbildīgā uzņēmuma vienība un fiziskās personas. Jaunu darbību nevajadzētu uzņemties līdz brīdim, kad ir pieejami pietiekami resursi saistīto risku izprašanai un pārvaldīšanai.

Apstiprinot jaunus produktus vai nozīmīgas izmaiņas esošajos produktos, procesos un sistēmās, būtu jāiesaista riska pārvaldības struktūra un darbības atbilstības uzraudzības funkcijas struktūra. Tām būtu jāveic arī pilnīgs un objektīvs novērtējums par riskiem, ko dažādu scenāriju gadījumos rada jaunas darbības, par jebkuriem iespējamiem trūkumiem iestādes riska pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmās un par iestādes spēju efektīvi pārvaldīt jebkurus jaunus riskus. Riska pārvaldības struktūrai būtu vajadzīgs arī skaidrs priekšstats par jaunu produktu (vai nozīmīgu izmaiņu esošos produktos, procesos un sistēmās) ieviešanu dažādās darbības jomās un portfeļos un tiesības prasīt, lai izmaiņas esošajos produktos tiktu izvērtētas oficiālā darbības atbilstības uzraudzības procesā.